¿Éxito o fracaso? Indicadores para evaluar un proyecto

Publicado el 28/11/2019 por Bruno Peláez y Eileen O'Loughlin

Indicadores para evaluar un proyecto

Si le pides a cinco personas diferentes que definan “fracaso del proyecto”, es probable que obtengas cinco respuestas distintas. Esto se debe a que el fracaso de un proyecto es subjetivo, determinado tanto por los criterios de éxito como por los indicadores para evaluar un proyecto, su desempeño durante y después de su finalización.

Un proyecto puede considerarse un éxito si se adhiere al calendario previsto, otro proyecto si se mantiene dentro de su presupuesto inicial, y otro más si evita la corrupción del alcance, también conocido como el síndrome de lavadero.

Pero si alguien más tuviera que medir el éxito según la satisfacción del cliente, y estos proyectos no cumplieran con las expectativas del cliente, cada uno de ellos también podría llamarse un fracaso.

Debido a que el fracaso es subjetivo, es esencial incorporar criterios de éxito en un plan de proyecto, y es aún más importante que cada parte interesada esté alineada bajo la misma definición de éxito.

La falta de alineación se ve reflejada en falta de comunicación, descontento y la eventual fragmentación de los equipos, una receta para la ineficacia. 

Pero si cada parte interesada está trabajando en conjunto hacia la misma meta y se ponen de acuerdo sobre cuál es la restricción que priorizar sobre la otra, entonces cada proyecto entregará su valor exitosamente.

En este artículo, revisaremos cinco indicadores para evaluar un proyecto que se utilizan comúnmente para medir el éxito o el fracaso, y destacaremos las herramientas que puedes utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento.

Indicadores para evaluar un proyecto

1. Alcance

El alcance son los resultados previstos de un proyecto y la labor que debe realizarse para lograr esos resultados. Describe los objetivos específicos, los entregables, las características, etc., que se espera que un proyecto entregue, además de las tareas, los plazos y los costos que se necesitarán para lograrlo.

Si no tienes un alcance completamente definido al comienzo de un proyecto, entonces el alcance no debería ser tu criterio principal de éxito. Ten en cuenta que una marca clave del método Agile es la falta de requisitos completamente definidos antes del inicio del proyecto, por lo que los proyectos ágiles deben usar una métrica diferente.

Cuando se aumenta el alcance de un proyecto, también se debe aumentar el presupuesto y/o el tiempo. Con demasiada frecuencia, las partes interesadas quieren añadir requisitos después de que un proyecto está en marcha, pero no quieren comprometer otras limitaciones.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 52% de los proyectos experimentaron el síndrome de lavadero, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession (disponible en inglés).

Cómo rastrear el alcance: Durante la planificación del proyecto, trabaja con las partes interesadas para crear un plan de la estructura del proyecto:

  • Identifica todos los requisitos del proyecto
  • Divide las necesidades en productos entregables más pequeños
  • Describe las tareas necesarias para completar los entregables (y los recursos clave*)
  • Calcula el tiempo necesario para realizar cada tarea
  • Determina el camino crítico del proyecto

*Los recursos juegan un papel importante en la comprensión del alcance de su proyecto. Tienes que conocer el ancho de banda de tu equipo, la utilización de los recursos clave y cómo las tasas de pago afectan el presupuesto.

Una vez que entienda el camino crítico y cómo las restricciones de recursos impactan el plan del proyecto, puedes usar el Diagrama de Gantt para visualizar el proyecto.

Ver el proyecto en un calendario es una manera de hacer que todas las partes interesadas comprendan el alcance del proyecto, y cómo se logran los requisitos específicos en el tiempo y el presupuesto asignado.

Los diagramas de Gantt también sirven como una herramienta de seguimiento de proyectos; los gerentes pueden utilizarlos para vigilar el rendimiento y asegurarse de que los proyectos estén en camino de cumplir con el alcance previsto.

Un gráfico de Wrike Gantt que describe el lanzamiento de una línea de cosméticos orgánicos (Fuente)

2.Calendario

El calendario es la línea de tiempo de tu proyecto. Abarca no sólo la fecha de cierre final (o el lanzamiento del producto, según sea el caso), sino también los hitos importantes y los plazos de las tareas a lo largo del proceso.

La razón más común por la que los proyectos exceden su calendario inicial es el exceso de trabajo de los empleados. En lugar de esperar que los empleados den el 100% a un proyecto, debe reconocerse que, de manera realista, pueden dedicar sólo el 33% de su tiempo disponible a los proyectos, según Gartner.

En “Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk” (informe completo disponible para los clientes de Gartner), dicen los analistas Robert Handler y Mbula Schoen:

“Forzar a la gente a saltar de una actividad a otra no relacionada a través de un compromiso excesivo impone un costo de 20 minutos a dos horas en términos de eficiencia y efectividad del trabajo del proyecto”.

Para evitar excesos en el programa, debe planificarse el tiempo de ejecución o el tiempo de flotación y la capacidad de recursos.

Si el calendario es tu criterio de éxito más importante y notas que la agenda comienza a fallar, tendrás que aumentar tu presupuesto para conseguir más gente a bordo que ayude a recuperar las pérdidas de tiempo, o reducir el alcance del proyecto para lograr lo que se pueda en la fecha límite.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 48% de los proyectos no se completaron dentro de su calendario inicial, de acuerdo con el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del calendario: Existen numerosas herramientas que pueden ayudarte a realizar un seguimiento de la programación de su proyecto, incluidos los diagramas de Gantt. Pero es importante tener en cuenta que también es necesario controlar las limitaciones de recursos.

Entre los indicadores clave para evaluar un proyecto que pueden ayudar a mantener tu proyecto a tiempo incluyen:

  • Porcentaje de tareas completadas
  • Tareas pendientes del proyecto 
  • Hitos perdidos
  • Índice de rendimiento de programa: Valor de terminación (EV) / valor planificado (PV) 
Visualización de tareas y utilización de recursos en TeamGantt (Fuente)

3. Presupuesto

El presupuesto es lo que costará tu proyecto. ¿Cuánto estás estimando gastar para completar el alcance del trabajo? ¿Qué fondos estás invirtiendo en el proyecto?

Cuando los proyectos exceden su presupuesto inicial, casi siempre es el resultado de una mala planificación. Necesitas identificar todos los gastos posibles (salarios, materiales, diseño, pruebas, etc.), estimar el costo de cada partida y también planear para cuando las cosas salgan mal.

Para evitar sobrecostes, es importante planificar la contingencia en tu presupuesto, no sólo para tener en cuenta los costos inesperados, sino también en caso de que tus estimaciones resulten ser inexactas.

La mayoría de los expertos están de acuerdo en que debes agregar entre 10% y 30% de contingencia a los presupuestos de los proyectos. Y si un proyecto es de alto perfil, es posible que desees un presupuesto de respuesta de riesgo adicional.

El presupuesto está intrínsecamente ligado a los otros criterios de éxito mencionados aquí. Si ésta es tu principal limitación (como suele ocurrir) y los costos reales comienzan a superar sus gastos planificados, deberás ajustar el calendario, el alcance y/o la satisfacción del cliente para alcanzar el punto de equilibrio.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 43% de los proyectos no se completaron con su presupuesto inicial, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del presupuesto: Para realizar un seguimiento preciso del presupuesto, necesitarás herramientas automatizadas, no hojas de cálculo. Considera la posibilidad de crear una base de datos de gastos para ayudarte a estimar con mayor precisión los costos del proyecto en el futuro.

KPIs (indicadores claves de rendimiento) específicos para rastrear que pueden ayudarle a mantener su proyecto dentro del presupuesto incluyen:

Análisis del rendimiento de tiempo y materiales (T&M) en Mavenlink (Fuente)

4. Logro de los objetivos de negocio

El logro de los objetivos de negocio es la forma en que tu proyecto se desempeñó en comparación con tu business case. ¿Conseguiste los beneficios esperados (tanto tangibles como intangibles)? ¿Obtuviste el rendimiento esperado de la inversión (ROI por sus siglas en inglés)?

Con el ritmo tan rápido de cambio que trae consigo la digitalización, no es raro que el problema u objetivo empresarial que inicialmente incentivaba a un proyecto, cambie con el tiempo o desaparezca por completo. Los proyectos redundantes desperdician tiempo, dinero y recursos, además de que no proporcionan nada de valor a tu organización.

¿Cuál es el riesgo?: En el último año, el 31% de los proyectos no cumplieron con sus objetivos comerciales originales y su intención comercial, según el informe PMI’s 2018 Pulse of the Profession.

Cómo hacer un seguimiento del logro de los objetivos de negocio: Es probable que tengas una cola de proyectos esperando luz verde. Antes de dar luz verde a cualquier iniciativa, pide a un comité interdepartamental que revise el business case para asegurarte de que sigue alineado con los objetivos de la organización.

Las preguntas que hacerse incluyen:

  • ¿Es el proyecto único?
  • ¿Cómo se clasifica el proyecto en relación con los objetivos del negocio? (¿Es de prioridad alta, media o baja?)
  • ¿Cuál es el perfil riesgo-rentabilidad? (Alto riesgo, alto rendimiento, bajo riesgo, bajo rendimiento)

Luego, una vez que el proyecto esté en proceso, revisa periódicamente la intención frente a las necesidades del negocio para asegurarse de que el proyecto aporta valor en última instancia.

Tabla ejemplo de objetivos de negocio
Matriz de ejemplo que muestra los proyectos priorizados por objetivo de negocio

5. La satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente se refiere al grado en que los resultados del proyecto cumplen o superan las expectativas. Esto abarca la calidad de las entregas, la experiencia general del cliente, el servicio al cliente, y la comunicación entre las partes interesadas internas y externas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Esta métrica de éxito es de una importancia crítica porque a menudo es la que más se ve comprometida. ¿Importa si ganas por 1 o por 100 si ambos ganan? Eso depende del proyecto y de los demás criterios de éxito que estén sobre la mesa.

Ten en cuenta, sin embargo, que el 52% de los clientes han cambiado de proveedor en el último año debido a un mal servicio al cliente, según la encuesta de Accenture’s Global Consumer Pulse. Y habiendo cambiado, el 68% de ellos no regresará.

¿Cuál es el riesgo?: Según el informe de Gartner IT Key Metrics Data 2018 (disponible en inglés para los clientes de Gartner), el 26% de los participantes internos del proyecto (desde los CIOs hasta el personal de TI) no sienten que satisfacen adecuadamente las expectativas de los clientes, calificando sus percepciones de la satisfacción del cliente como “expectativas no satisfechas” o “algo decepcionantes”.

Cómo hacer un seguimiento de la satisfacción del cliente: Hay varias maneras de recopilar y analizar los comentarios de tus clientes, incluyendo:

  • Poner atención a las redes sociales
  • Encuestas a los clientes (incluyendo respuestas de campo abierto, no sólo una calificación numérica)
Realización de una encuesta de satisfacción de clientes en Nextiva (Fuente)

Conclusión

“Rápido, barato o bueno – elige dos.”

Este refrán sobre el triángulo de hierro es popular por una razón. Sigue siendo aplicable -y probablemente más cierto que nunca- con las limitaciones adicionales de la satisfacción de las partes interesadas y el logro de la intención empresarial añadidas a la mezcla.

Al principio de la planificación, identifica qué restricción del proyecto es más importante para tu proyecto y haz que sean tus criterios de éxito los que definan el éxito.

Lo más importante es asegurar que cada parte interesada se alinee y apoye la entrega exitosa de la métrica que se decida.

¿Qué otros indicadores para evaluar un proyecto existen? ¿Usas otros criterios? Cuéntamelo en los comentarios de abajo.

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