Análisis de las 5 fases de gestión de proyectos

Publicado en 3/10/2022 por Shubham Gupta y Bruno Peláez

Todo proyecto consta de cinco fases distintas. Aprender bien en qué consiste cada una de ellas te permitirá completar tus proyectos con éxito.

Análsis de las cinco fases de gestión de proyectos

¿Alguna vez te has preguntado por qué unos proyectos fracasan y otros no? ¿Qué separa un proyecto exitoso de uno fallido? La respuesta tiene que ver con la eficiencia a la hora de implementar las fases de gestión de proyectos.

Un proyecto bien dirigido tiene cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Estas son las diferentes etapas por las que pasa un proyecto de principio a fin. Se ha comprobado que gestionar un proyecto por fases es la mejor manera de completarlo dentro del presupuesto y siguiendo los objetivos trazados.

Cada una de las cinco etapas de gestión de proyectos tiene un propósito específico y debe completarse en orden. Cualquier imprecisión en la ejecución de las fases podría dar lugar a plazos incumplidos, presupuestos inflados o al fracaso del proyecto.

Si diriges proyectos y quieres gestionarlos de manera efectiva, evitar las trabas y superar cada obstáculo; este artículo es para ti. Te explicamos las claves de las fases gestión de proyectos, su importancia, oportunidades y finalidad.

¿Por qué prestar atención a las fases de gestión de proyectos?

Dividir un proyecto en partes más pequeñas y manejables te permitirá comprobar el progreso e identificar los posibles problemas, incluso antes de comenzar. Las etapas de la gestión de proyectos se diseñaron justamente para evitar errores y retrasos que podrían alterar el presupuesto y el cronograma estimado.

Las etapas gestión de proyectos también ayudan a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, ya que sirven para definir los roles y las responsabilidades de cada uno de ellos. Recibir tareas y tener objetivos definidos permite que todos estén al día y trabajen juntos de manera eficiente.

En qué consisten las cinco fases de gestión de proyectos

Fase 1: Inicio del proyecto

La primera fase consiste con crear un bosquejo inicial del proyecto. Durante esta etapa, deberás trazar el alcance, los objetivos y un propósito claro de lo que quieres. Este es el momento de formar un equipo y comenzar a tomar decisiones sobre cómo se realizará el trabajo.

Durante la etapa de inicio, deberás definir la metodología que aplicarás en la gestión del proyecto, elaborar un presupuesto y obtener las aprobaciones necesarias para avanzar. La fase inicial es la más importante, ya que determina el tono y la dirección del proyecto, además de su enfoque y metas. Para completar esta fase correctamente, te recomendamos redactar un plan a modo de presentación.

Esta carta englobará el alcance, los objetivos, los resultados y los participantes del proyecto. Con ella, podrás dar respuesta a preguntas como cuál es el objetivo del proyecto, por qué debería ponerse en marcha, quiénes son las partes involucradas; entre otros. La carta de presentación te ofrece una visión clara del proyecto garantizando su conformidad con los objetivos comerciales.

Mejores prácticas para aprovechar al máximo la fase de inicio del proyecto:

  • Asegúrate de incluir a todas las partes implicadas en el proyecto desde el principio.
  • Usa un software de gestión de proyectos para elaborar una declaración clara y concisa que describa el propósito, las metas y los objetivos.
  • Crea un cronograma del proyecto que especifique qué tareas deben llevarse a cabo y cuándo deben completarse.
  • Reúne un equipo de personas calificadas con las habilidades y la experiencia necesaria para llevar a cabo cada una de las tareas del proyecto.
  • Elabora un presupuesto y obtén la aprobación de todas las partes necesarias.
  • Crea un plan de gestión de riesgos para identificar y mitigar los obstáculos potenciales.
  • Programa una reunión al final de la fase de inicio para lanzar el proyecto y comprueba que todos estén en sintonía antes de empezar. Así, evitarás imprevistos y sorpresas desagradables.

Fase 2: Planificación del proyecto

La segunda fase tiene que ver con la planificación de tu proyecto. En esta etapa deberás aprovechar toda la información recopilada durante la fase de inicio y utilizarla para crear un plan de acción detallado que te permita lograr tus objetivos. La fase de planificación comprende la asignación de la tareas, el desarrollo de un plan de comunicación y la configuración de los entregables y objetivos del proyecto.

Asegúrate de que cada meta sea específica, medible, alcanzable, relevante y temporal; tal como lo establece el método SMART. Este enfoque te ayudará a trazar objetivos tangibles que puedes medir y que tienen relevancia para la empresa, dándote un límite de tiempo para lograrlos.

CLEAR, acrónimo de Colaborativo, Limitado, Emocional, Apreciable y Refinable, es otro método útil que puedes usar para trazar objetivos con base en resultados. Este enfoque garantiza metas colaborativas (para todo el equipo), emocionales (que motivan a otros), de alcance limitado, evaluables y perfeccionables en caso de que sea necesario.

Mejores prácticas para aprovechar al máximo la fase de planificación del proyecto:

  • Elabora un plan de proyecto detallado que defina cuáles son las tareas, los plazos y los responsables.
  • Asigna tareas a los miembros del equipo y dales acceso a los recursos que necesitan para hacer su trabajo.
  • Desarrolla un plan de comunicación claro y conciso que mantenga a todos informados sobre el progreso del proyecto.
  • Supervisa el desarrollo del proyecto en tiempo real y realiza los ajustes que sean necesarios.
  • Usa un software de planificación de proyectos para crear un plan bien pensado. Este programa permite monitorear el progreso e identificar los posibles problemas antes de que aparezcan.

Fase 3: Ejecución del proyecto

Esta fase se centra en implementar el plan del proyecto para ponerlo en marcha. Los miembros del equipo comenzarán a trabajar en sus tareas asignadas para poder cumplir sus objetivos. Tu papel durante esta fase es delegar tareas de forma acertada, brindar apoyo y orientación a tu equipo, y realizar un seguimiento del progreso para garantizar que el proyecto no pierda el rumbo.

Para garantizar que las tareas se ejecutan de manera efectiva, debes delegarlas a las personas adecuadas. Asegúrate de asignar tareas en función de las habilidades, la experiencia y la disponibilidad de cada individuo. Da instrucciones claras que incluyan lo que debe hacerse y cómo debe hacerse. Así evitarás confusiones y te asegurarás de que todo se completa de acuerdo con las expectativas.

Mejores prácticas para aprovechar al máximo la fase de ejecución del proyecto:

  • Comunícate regularmente con los miembros del equipo para ofrecerles apoyo y responder las preguntas que puedan tener.
  • Abre canales de comunicación para todos los implicados en el proyecto y mantenlos al tanto de los progresos.
  • Prepárate para hacer ajustes al plan original si surgen nuevas ideas, opiniones o datos que justifiquen un cambio.
  • Haz un seguimiento del progreso y los hitos para comprobar que el proyecto no ha perdido el rumbo.
  • Usa un software de seguimiento de proyectos para realizar un monitoreo preciso del progreso y los hitos.
  • Sé flexible. Hay imprevistos que son inevitables. Adáptate y haz ajustes según sea necesario.

Fase 4: Seguimiento y control del proyecto

La cuarta fase consiste en monitorear regularmente el proyecto para garantizar que se mantenga encaminado. Esto implica supervisar de cerca el progreso y el rendimiento del equipo, y compararlo con el plan original.

Para garantizar que todo marcha de acuerdo con lo planificado, identifica los factores críticos de éxito (FCE), es decir, los elementos que definen el éxito de tu proyecto. También es buena idea revisar los indicadores clave de rendimiento o KPI (las métricas empleadas para evaluar el rendimiento del proyecto).

Los FCE son un conjunto de condiciones que se deben cumplir para que un proyecto tenga éxito. Los KPI, métricas que permiten determinar si los FCE se cumplen o no. Pongamos el caso de un proyecto de desarrollo web. Lanzar el sitio a tiempo podría ser uno de tus FCE. Completar una cantidad determinada de tareas por semana, un KPI.

Mejores prácticas para aprovechar al máximo la fase de seguimiento del proyecto:

  • Celebra reuniones periódicas con el equipo para hacer seguimiento al progreso e identificar cualquier problema que deba solucionarse.
  • Realiza controles regulares con las partes implicadas para mantenerlos al tanto de los avances y abordar cualquier inquietud que puedan tener.
  • Analiza regularmente los datos del proyecto para asegurarte de que va por buen camino.
  • Mantén actualizada en todo momento la documentación del proyecto para consultarla fácilmente cuando sea necesario. Hacer esto también te ayudará a la hora de escribir el informe final.
  • Documenta las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto para poder mejorar los procesos de los proyectos futuros.

Fase 5: Cierre del proyecto

La quinta y última fase consiste en cerrar el proyecto y atar todos los cabos sueltos. En esta etapa, deberás elaborar un informe final que documente el proceso de principio a fin. Este informe debe incluir detalles sobre los objetivos del proyecto, los resultados alcanzados, las lecciones aprendidas y cualquier otra información que consideres relevante.

Mejores prácticas para aprovechar al máximo la fase de cierre del proyecto:

  • Compara los objetivos del proyecto con los resultados para corroborar que se han cumplido.
  • Identifica las lecciones aprendidas durante el proyecto y documéntalas para futuras referencias.
  • Organiza una reunión con los miembros del equipo para brindarles información sobre el proyecto y agradecerles por su trabajo.
  • Tras completar el proyecto, no olvides celebrar los éxitos y logros con tu equipo. Esto levantará la moral y los motivará a emprender proyectos futuros.

Gestionar de manera eficiente las etapas del proyecto garantiza el éxito

La gestión eficaz de proyectos es esencial para cualquier negocio, sea grande o pequeño. Implementar estas cinco fases de gestión de proyectos garantizará que todo esté bien organizado y encaminado, y que las cosas transcurran sin problemas de principio a fin.

Solo recuerda ser flexible y adaptarte, ya que pueden surgir imprevistos en cualquier momento (como cambios en los requisitos del proyecto, incrementos en el presupuesto y similares). Y lo más importante: una vez que el proyecto se haya completado de manera exitosa, no olvides celebrar con tu equipo.

Consejos rápidos para la gestión eficaz de las fases del proyecto

Define el alcance del proyecto y elabora un plan detallado. Sin una comprensión clara de lo que implica el proyecto y lo que debe hacerse, será difícil garantizar el éxito. Diseñar un plan detallado te ayudará a seguir el progreso de cerca para asegurarte de que todas las tareas clave se completen a tiempo.

Arma un equipo fuerte y comprometido. Para tener éxito, se requiere el esfuerzo de un equipo fuerte y decidido. Por lo tanto, deberás elegir personas que estén preparadas para el desafío. Busca perfiles con las habilidades y los conocimientos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Delega tareas y responsabilidades de acuerdo con las fortalezas de cada participante. Para aprovechar al máximo los puntos fuertes de tu equipo, delega responsabilidades de acuerdo con sus habilidades y aptitudes. De esta manera, te asegurarás de que todas las tareas se completen de manera eficiente.

Establece objetivos e hitos claros, y haz un seguimiento de los progresos a lo largo del ciclo de vida de la gestión del proyecto. Sin objetivos claros, será difícil medir el éxito del proyecto. Asegúrate de establecer hitos específicos y de seguir de cerca los progresos. Así, podrás hacer los ajustes pertinentes sobre la marcha.

Prepárate para adaptar y ajustar tu plan a medida que evoluciona el proyecto. Los proyectos son dinámicos. Por ende, siempre debes estar preparado para ajustar tu plan de gestión y adaptarte en consecuencia. Esta flexibilidad te ayudará a enfrentar y superar desafíos inesperados garantizando así el éxito de tu proyecto.

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Sobre los autores

Shubham is a writer at Capterra.

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Senior Content Analyst, experto en tecnología. Especializado en investigación de tendencias de software B2B. Lo encuentras inmerso en datos y texto o dibujando un laberinto.

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