Identificar un sistema de recursos humanos que se adapte a las necesidades de tu negocio puede ser complicado para las empresas que acaban de iniciar operaciones. En este artículo analizamos las diversas soluciones de software para recursos humanos para pequeñas y medianas empresas (pymes).

Tres tipos de soluciones de software para recursos humanos: HRIS, HCM y HRMS

A medida que las empresas se expanden y se desarrollan, también lo hacen las exigencias en el área de Recursos Humanos (RR. HH. o HR, por sus siglas en inglés). Teniendo presente lo anterior, es esencial decidir sobre la conveniencia de invertir en software especializado de RR. HH como un software de talento humano. 

Encontrar una solución de software de recursos humanos que se integre a la perfección con las operaciones de tu negocio es indispensable para gestionar mejor el talento, mejorar la satisfacción de los empleados y aumentar la productividad. En este artículo, hablaremos de los tres diferentes tipos de soluciones de software para recursos humanos (HRIS vs. HCM vs. HRMS) y veremos cuál se adapta mejor a las necesidades de tu negocio. Pero primero consideraremos brevemente en qué consiste un sistema de recursos humanos.

¿Qué es un software estratégico de recursos humanos?

Un software de recursos humanos es una tecnología que permite el almacenamiento y procesamiento de información relacionada con los recursos humanos de una empresa, así como la generación de los reportes correspondientes. Estos sistemas facilitan la gestión de los recursos humanos, ayudan a los equipos de dicha área a mejorar la calidad de la atención brindada a su personal, optimizan la toma de decisiones de los profesionales de recursos humanos, facilitan el cumplimiento de las obligaciones legales, automatizan las tareas y aumentan la seguridad de los datos. El software de recursos humanos puede ayudar a empresas de todos los tamaños a incrementar su productividad y mejorar los niveles de satisfacción de los empleados.

¿Cuáles son las tres diferentes soluciones de software para recursos humanos?

Actualmente, las actividades del área de recursos humanos son más complejas y sofisticadas que nunca. Lo anterior ha contribuido al aumento de las capacidades de las soluciones de software para recursos humanos. Si bien es cierto que algunas soluciones son integrales y cubren la mayoría o la totalidad de las responsabilidades de gestión de recursos humanos, también existen alternativas especializadas que ayudan a cumplir con una variedad más específica de requisitos. A continuación, te presentamos una descripción de los tres tipos de soluciones de recursos humanos más comunes (HRIS vs. HCM vs. HRMS) y describimos sus principales funciones.

Sistema de información de recursos humanos (HRIS)

El software HRIS (acrónimo de Human Resource Information System) permite a las organizaciones recurrir a la tecnología para mejorar sus procedimientos en el área de recursos humanos y aumentar la eficacia de la organización en conjunto. Facilita la gestión de políticas, procedimientos y personas. Además, el software HRIS ayuda a mejorar la organización y accesibilidad de los datos de los empleados al permitir que los especialistas en recursos humanos almacenen y organicen cantidades masivas de datos relevantes para los trabajadores y realicen un seguimiento de las solicitudes de candidatos. Las soluciones HRIS pueden ayudar a las empresas con las siguientes funciones:

  • Seguimiento de los solicitantes
  • Gestión de la compensación
  • Informes
  • Recursos humanos centrales
  • Gestión de ausencias
  • Capacitación y desarrollo
  • Gestión del flujo de trabajo

Gestión del capital humano (HCM)

El software para gestión de capital humano o HCM (acrónimo de Human Capital Management) posee todas las características de un sistema HRIS, además de ofrecer prestaciones adicionales como gestión, adquisición y organización del talento. Este sistema ayuda al área de recursos humanos a monitorear el crecimiento y el desempeño de los empleados. Con un software para capital humano HCM, los empleados pueden especificar sus objetivos profesionales, hacer un seguimiento ocasional de su progreso y modificar sus metas cuando sea necesario. Estos sistemas también ayudan a los empleados a compartir información con otros equipos y mejoran la colaboración entre distintas áreas. Además de ofrecer las prestaciones de un software HRIS, algunas de las funciones adicionales del software para capital humano son:

  • Rendimiento de los empleados
  • Incorporación de nuevos empleados (onboarding)
  • Planificación de los salarios
  • Análisis
  • Soporte global
  • Funciones administrativas
  • Planificación del personal

Sistema de gestión de recursos humanos (HRMS)

Las soluciones de software estratégico de recursos humanos o HRMS (acrónimo de Human Resource Management System) generalmente vienen con todas las capacidades de los sistemas HRIS y HCM, además de incorporar características adicionales como el seguimiento de los recursos humanos básicos, y la gestión de la nómina y los beneficios. Mientras que algunas soluciones HRMS se concentran principalmente en la gestión de los datos del personal, otras también incluyen funciones de planificación y evaluación. Como todos los datos relacionados con los recursos humanos se gestionan a través de módulos integrados en el software HRMS, es posible ordenarlos y personalizarlos para satisfacer las demandas específicas de la organización. Al comprar un software HRMS, se puede elegir entre paquetes que incluyen todas las integraciones o por módulos separados. Estos últimos, los módulos, se pueden combinar con una o más soluciones de software de recursos humanos. Además de las características de los sistemas HRIS y HCM, un software HRMS posee las siguientes funciones:

  • Gestión de nóminas
  • Gestión del tiempo
  • Gestión laboral

¿Cómo determinar cuál es el sistema de recursos humanos adecuado para tu empresa?

Como vimos anteriormente, cada sistema de recursos humanos (HRIS vs. HCM vs. HRMS) es único a su manera. Si los miembros de tu equipo de recursos humanos nunca antes han usado un sistema de gestión de recursos humanos o necesitan una actualización que les permita acceder a herramientas más avanzadas, es posible que no sepan por dónde empezar.

¿Buscas un sistema de gestión de recursos humanos para una pequeña empresa con necesidades sencillas? Un software HRIS puede ser la opción más adecuada. Posee todas las características básicas de las soluciones de software de recursos humanos. 

Por otro lado, elegir un HRMS fácil de usar, que agilice los procedimientos y ofrezca datos valiosos, podría ser ventajoso para las empresas que se están expandiendo rápidamente y que desean mejorar la gestión de los recursos humanos.

Si tu empresa ya está utilizando un software estratégico de recursos humanos en este momento, pero necesitas aumentar sus capacidades, el software para gestión de capital humano (HCM) te brinda acceso a todas las funciones actuales, además de características adicionales que permiten gestionar el personal y hacer un seguimiento de su rendimiento, así como llevar a cabo otras tareas administrativas.

Por último, el software HRMS puede ser la opción ideal para las empresas que buscan maximizar el rendimiento de su área de recursos humanos. De todos los sistemas de gestión de recursos humanos que existen en la actualidad, este es probablemente el que ofrece la gama de funciones más completa.

Las características de los tres sistemas pueden superponerse. Y aunque los sistemas HRSM y HRIS tienen muchas características en común, e incluso pueden intercambiarse entre sí, por lo general se considera que el software HRSM es una versión más completa del HRIS.

¿Cuál es la conclusión clave sobre las distintas soluciones de recursos humanos?

Hacer un análisis exhaustivo de las actuales soluciones de RR.HH., como un software de recursos humanos o un software de talento humano, podría ser una buena idea si tus procesos en el área de recursos humanos aún dependen de una combinación de enfoques manuales e informatizados. Si te cambias a un sistema que dispone de todas las funciones esenciales y las hace accesibles desde un solo lugar, lograrás reducir la carga de trabajo de tu equipo. Por consiguiente, vale la pena invertir algo de tiempo y dinero para elegir un sistema más efectivo pero antes debes hacer un análisis cuidadoso y profundo de las opciones disponibles.

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