Qué es project management: la importancia de la gestión de proyectos

Entender qué es project management ayuda a planear y organizar los proyectos de un negocio. También sirve para definir el rol de un gerente de proyectos y qué herramientas permitirán cumplir los objetivos.

Comprender el impacto de una buena administración de proyectos tiene efectos en cómo se pueden conseguir mejores resultados y mejorar el bienestar de los empleados. Por estos motivos, el tipo de gestión de proyectos que utiliza una empresa es un indicador de la calidad de sus servicios y un punto a favor para competir en el mercado.

Administrar proyectos se puede hacer con distintos métodos y enfoques. También existen múltiples opciones de software de gestión de proyectos, que se han convertido en herramientas con un alcance transversal, ya que involucran diversos aspectos y equipos de la organización.

Definición de project management

¿Qué es un proyecto? Según el Project Management Institute “los proyectos son esfuerzos temporales para crear valor a través de productos, servicios y procesos únicos.” Teniendo esto en cuenta, Capterra define  así project management:

En la base de la gestión de proyectos se contemplan las siguientes etapas de un proyecto, conocidas también como el ciclo de vida de la gestión de proyectos:

• El inicio: definición general del proyecto: objetivos, alcance, stakeholders, limitaciones y riesgos, control y reporte, evaluación.
• La planeación: fijación de objetivos para poder desglosar tiempo, coste, recursos, riesgos, hitos y métricas de seguimiento, etc.
• La ejecución: arranque del proyecto para producir los entregables (gestión y comunicación de las tareas entre equipos).
• El seguimiento: va en paralelo a la Ejecución para medir el progreso y rendimiento del proyecto y ajustar posibles desviaciones.
• El cierre de un proyecto: finalización de todas las actividades y entregables, informe final y evaluación post mortem para aprendizajes futuros.

Estas etapas pueden involucrar uno o varios proyectos en curso y recursos humanos, económicos y tecnológicos. Todos ellos permiten planificar al detalle cada tarea y actividad para conseguir los resultados deseados dentro de un marco temporal y de presupuesto.

Importancia y objetivos de la gestión de proyectos

Sea cual sea el servicio o producto que ofrezca una compañía, la gestión de proyectos afecta la forma de trabajar. Si bien tradicionalmente se asociaba con los campos de la construcción, la ingeniería o TI (Tecnologías de la información), hoy en día cualquier negocio requiere definir sus metas y objetivos y determinar cuándo y quién completará los diversos componentes de su actividad.

Los proyectos definen cómo hacer el trabajo, cómo afrontar cambios y cómo proporcionar valor a la empresa. 

Objetivos y ventajas del project management

Entender qué es project management y cómo ejecutarlo correctamente ayuda a que cada parte del negocio funcione mejor. Los equipos se pueden centrar en lo realmente importante y proporcionar resultados que mejoren el balance de la empresa y que les haga sentir parte de los objetivos estratégicos.

A la hora de plantear la gestión de un proyecto, su diseño y puesta en marcha tiene que permitir los siguientes objetivos o hitos:

• Mantener el apoyo de la dirección de la empresa en cada paso.
• Controlar el alcance del proyecto.
• Garantizar la comunicación entre la gerencia, las personas, los equipos, proveedores y clientes para, a su vez, acordar los objetivos.
• Medir constantemente el progreso.

Estos objetivos permiten entrever cuáles son los principales beneficios de una buena administración de proyectos:

¿Qué es un project manager?

Si se tuviera que explicar qué hace un project manager en pocas palabras, bastaría con decir que es la persona responsable de hacer que las cosas funcionen y de tomar decisiones sobre el terreno. 

Se trata de un perfil que ayuda en la gestión del cambio en la empresa, con un enfoque a objetivos y capaz de hacer frente a situaciones complejas.

Funciones de un project manager

De entre todas las funciones que puede desarrollar un gerente de proyectos según el tipo de negocio y de proyecto, estas son las más comunes:

• Determinar la necesidad o viabilidad del proyecto.
• Proyectar el plan de trabajo, detallando el alcance, los objetivos, los plazos, los recursos, los costes y los entregables.
• Concretar los estándares de calidad de los entregables (por ejemplo, el producto, el servicio, los documentos técnicos asociados al proyecto, informes de resultados, etc.).
• Dirigir a las personas y equipos, asignando y supervisando las tareas.
• Hacer el seguimiento para prever y adaptarse a cualquier desviación o riesgo.

En resumen, un project manager convierte un plan de proyecto en acción.

Qué habilidades debe tener un project manager

Desde un punto de vista técnico, un gerente de proyectos necesita saber utilizar con soltura software de project management, así como conocer los diferentes métodos para gestionar un proyecto (por ejemplo, metodología ágil, Scrum, Kanban, o gestión de proyectos en cascada).

Puesto que es importante que este rol fomente la colaboración y la efectividad, hay otra serie de competencias que las empresas valoran a la hora de contratar a un project manager: habilidades de liderazgo, comunicativas, organizativas, para resolver problemas, para gestionar el tiempo y para desarrollar un pensamiento crítico que permita tomar decisiones en situaciones complejas y cambiantes.

Diferencia entre project manager y product manager

Un producto y un proyecto no son lo mismo: el primero puede ser un artículo o un servicio, con un ciclo de vida determinado; el segundo son el conjunto de tareas para conseguir unos objetivos específicos.

Esto marca la diferencia principal entre los roles de product manager y project manager: el product manager establece las guías para supervisar, desarrollar y lanzar productos, mientras que el project manager coordina, gestiona y supervisa los proyectos y los objetivos estratégicos a través de tareas o iniciativas concretas.

Distintos métodos de project management

Existen diferentes métodos de administración de proyectos. En ocasiones, se han desarrollado para dar respuesta a las necesidades específicas de determinados sectores o tipos de proyectos. Algunos de estos métodos son los siguientes:

• Metodología Scrum: establece unos plazos determinados para realizar cambios específicos en el proyecto, separando las tareas en sprints. Los sprints son períodos de inicio y fin de las tareas en los que se definen los tiempos y cómo ejecutarlas, dando prioridad a la velocidad y a la capacidad de las tareas planificadas. Se suele utilizar en proyectos que se enfrentan bien al cambio y a la adaptación, incluso a momentos de incertidumbre.
• Gestión Agile o ágil de proyectos: las fases del proyecto se completan en paralelo por varias personas de diferentes equipos de la organización. De esta forma, se pueden detectar incidencias y corregir errores sin tener que volver al punto de inicio. Es útil en proyectos de sectores en los que no se pueden conocer todos los detalles desde el principio, como en el desarrollo de software o en el lanzamiento de un nuevo producto.
• Sistema Kanban: sirve para visualizar los flujos de trabajo, poner el foco en la eficiencia y la comunicación, minimizar el trabajo en curso y evitar los cuellos de botella. La retroalimentación constante permite adaptar los ciclos, el rendimiento y el trabajo en curso. Se suele utilizar junto a otros métodos como Scrum, en proyectos donde hay diversas tareas que tienen que completarse simultáneamente.
• Gestión de proyectos de cascada: establece como condición que una tarea debe completarse antes de empezar la siguiente. Así, a diferencia del método ágil, las tareas y fases son lineales, fluyen en una dirección y es clave controlar la secuencia y las fechas de finalización de las tareas. Se suele utilizar en proyectos con limitaciones y expectativas estrictas, o con un resultado predecible.

Software que ayuda al project management

Las múltiples opciones de software reafirman la importancia de la gestión de proyectos y cómo la tecnología puede apoyar las funciones transversales del project management. Aparte de las herramientas de gestión integral de proyectos, también cabe tener en cuenta algunas de las categorías de software relacionadas con la administración de proyectos:

• Software para elaborar presupuestos y software para calcular estimaciones de costes y precios: estos tipos de programas están relacionados con los programas de contabilidad y permiten gestionar y analizar los datos para saber si se están cumpliendo los objetivos de crecimiento y rentabilidad en cada momento.
• Software de planeación de proyectos: ayudan a automatizar la planificación de actividades internas y externas para prever, asignar y gestionar personas y recursos. Tienen puntos en común con las herramientas para medir el desempeño de los empleados.
• Software de colaboración: contribuye a una comunicación fluida, síncrona y/o asíncrona y a la transparencia en la información corporativa, pudiendo servir para definir flujos de trabajo, dar seguimiento y optimizar la gestión de tareas.
• Software para la gestión de riesgos: la gestión del cambio y de los riesgos definen qué hace un project manager. Con herramientas de gestión de riesgos, se puede vincular la administración de los proyectos con la gestión contable. Son programas que facilitan el control del rendimiento, la evaluación de las medidas correctivas y el seguimiento del cumplimiento.

El project management también se puede aplicar en pequeños negocios

La administración de proyectos en pequeñas y medianas empresas (pymes) ayudará a entregar los proyectos a tiempo, a gestionar de forma eficiente a los equipos y a que los clientes estén satisfechos y quieran renovar sus contratos de colaboración y hablen bien de su proveedor.

Al aplicar una metodología de administración de proyectos que apueste por la productividad interna y la estandarización de procedimientos, se tendrán más recursos para asegurar la satisfacción de los clientes, que es lo que aportará valor y competitividad a la empresa.

Cada empresa es diferente, pero para escoger la mejor herramienta de gerencia de proyectos es necesario definir las necesidades de los proyectos en base a las necesidades de los equipos; definir un presupuesto; evaluar las funcionalidades de la herramienta y, cuando sea posible, probar el software antes de comprarlo.