A la hora de planear, ejecutar y supervisar proyectos, contar con un software para gestión de proyectos permite centralizar los recursos, la comunicación entre equipos y cumplir los objetivos dentro del presupuesto y los plazos establecidos.
En este artículo
Las herramientas de administración de proyectos (también conocido como project management) han evolucionado con el tiempo y, actualmente, ofrecen funciones mucho más allá de planear y ejecutar proyectos. También sirven para controlar los costos, registrar el tiempo invertido en las tareas o medir el alcance del trabajo.
El poder planear el trabajo de forma coordinada y centralizada, además de ayudar a seguir un calendario temporal, sirve para anticiparse y poder ajustar los procesos ante cualquier incidencia o desviación. Las herramientas de project management aportan, así, información para tomar las mejores decisiones en cada momento.
Con el objetivo de ayudar a pequeñas y medianas empresas a mejorar la administración diaria de sus tareas, hemos creado una lista con los 5 programas de gestión de proyectos mejor calificados por los usuarios de Capterra según sus funciones. Los criterios de selección utilizados son los siguientes:
- Son programas que cumplen con nuestra definición de mercado de software de gestión de proyectos y con las características principales que asociamos a esta categoría.
- Tienen más de 20 reseñas publicadas en Capterra en los 2 últimos años.
- Su calificación general en Capterra es de 4 puntos o más (de un máximo de 5) en los últimos dos años.
- Las herramientas están disponibles en México.
- Tienen una calificación de 4.5 o más (de un máximo de 5) en el criterio de “Funcionalidades” de Capterra.
Al final del artículo se encuentra la metodología completa para la selección de software de gestión de proyectos.
1. Flowlu
- Versión gratuita: sí. También ofrece una prueba gratuita de su plan de pago.
- Evaluación general: 4.8/5.
- Funcionalidades: 4.7/5.
- Facilidad de uso: 4.6/5.
- Atención al cliente: 4.8/5.
Flowlu ofrece funciones para organizar, dar prioridad y alinear recursos a la hora de ejecutar proyectos. Permite planificar y administrar diferentes flujos de trabajo de los proyectos, personalizando los campos y las listas. Se pueden organizar las vistas según las metodologías Gantt, Kanban (definición en inglés) y GTD (acrónimo de Getting Things Done, se puede traducir por “hacer las cosas”, concentrándose en lo más importante en cada momento) de gestión de proyectos. También facilita el registro del tiempo dedicado a las tareas para hacer su seguimiento y estimaciones para siguientes sprints y la generación de reportes.
Además, cuenta con características para hacer un seguimiento de la gestión financiera y la facturación, pudiendo elaborar presupuestos, facturas e informes contables de forma automatizada. También ofrece herramientas para crear una base de conocimiento útil para los empleados y los clientes. Por todo ello, es una herramienta pensada para empresas que ya cuenten con un software de CRM o procesos automatizados de gestión de clientes o facturación.
Funciona en la nube y cuenta también con API y aplicaciones para móviles Android e iOS. También ofrece integraciones con aplicaciones como Google Drive, Slack, Mailchimp, Gmail o pasarelas de pago en línea.
2. GanttPRO
- Versión gratuita: sin versión gratuita. Ofrece una prueba gratuita de su versión de pago.
- Evaluación general: 4.8/5.
- Funcionalidades: 4.7/5.
- Facilidad de uso: 4.8/5.
- Atención al cliente: 4.8/5.
GanttPRO organiza la gestión de proyectos a partir de diagramas de Gantt, que proporcionan una visión general de las tareas programadas, qué personas y equipos están implicados y qué acciones tienen que completarse y en qué fecha. También se pueden visualizar los proyectos y su desglose a partir de un tablero Kanban, con una vista de tarjetas.
Se pueden personalizar los campos, consultar el historial de proyectos anteriores, generar plantillas personalizadas para los proyectos y configurar diferentes niveles de permiso entre los usuarios. Este grado de flexibilidad, presente en las herramientas analizadas, permite llevar a cabo proyectos diferentes entre sí, con plazos y dependencias diferentes, y seguir su correcta ejecución.
Ofrece el servicio desde su propia web y también cuenta con aplicaciones móviles para Android e iOS. Además, se puede conectar con aplicaciones como Slack, JIRA Cloud, Google Drive o Microsoft Teams, así como configurar una API para integrar la herramienta de gestión de proyectos en otros procesos del negocio.
3. GoodDay
- Versión gratuita: sí.
- Evaluación general: 4.7/5.
- Funcionalidades: 4.6/5.
- Facilidad de uso: 4.7/5.
- Atención al cliente: 4.7/5.
Goodday es una herramienta de planificación y gestión de proyectos en la nube que permite coordinar la generación de ideas de negocio, la administración de recursos y el seguimiento de los hitos del proyecto. Se pueden configurar tableros Kanban y diagramas de Gantt para la visualización de las tareas.
Cuenta con un módulo de inteligencia de negocio para facilitar una visión en tiempo real de las tareas y un análisis de la carga de trabajo. También permite el registro y control del tiempo empleado en las tareas, definición de métricas de trabajo para identificar áreas de mejora y la generación de informes a través de sus funciones de recopilación de datos.
Se puede integrar con varios productos de la suite de Google, con Zapier o conectar a través de su API con los flujos de trabajo propios de la empresa. Está disponible para descargar en iOS, Android, Windows, Linux y Mac OS.
4. Kanban Tool
- Versión gratuita: sí. También ofrece una prueba gratuita de su plan de pago.
- Evaluación general: 4.7/5.
- Funcionalidades: 4.6/5.
- Facilidad de uso: 4.8/5.
- Atención al cliente: 4.7/5.
Esta herramienta de gestión de proyectos es un tablero de control Kanban online. Permite administrar tableros con swimlanes, líneas horizontales que dividen un tablero Kanban en secciones y que ordenan en un mismo tablero tareas homogéneas; personalizar los campos de las tarjetas de tareas; añadir comentarios y archivos adjuntos; realizar un seguimiento del tiempo y elaborar informes.
Combina análisis automatizados que ayudan a saber en qué puntos del proyecto se pueden implementar mejoras y cuáles son los puntos fuertes de los equipos.
Se puede utilizar en la nube, alojarse en los servidores de la empresa para controlar todos los datos y también a través de sus aplicaciones móviles para iOS y Android. También cuenta con una API e integraciones para herramientas como Zapier, Google Drive o OneDrive.
5. Process Street
- Versión gratuita: sin versión gratuita. Ofrece una prueba gratuita de su versión de pago.
- Evaluación general: 4.7/5.
- Funcionalidades: 4.5/5.
- Facilidad de uso: 4.6/5.
- Atención al cliente: 4.7/5.
Con Process Street es posible centralizar los documentos de procesos de los equipos de trabajo y realizar un seguimiento detallado de la actividad de la empresa. Esta herramienta de administración de proyectos permite crear de manera personalizada flujos de trabajo, asignar las tareas y hacer su seguimiento, así como conocer el progreso de los proyectos gracias a su panel de informes.
Es posible, a partir de formularios, importar y exportar datos estructurados de los procesos y automatizar diversos flujos de trabajo a partir de lógicas condicionales.
Su función de comentarios facilita clarificar aspectos de tareas específicas y mantener la comunicación entre los equipos y profesionales implicados en cada proyecto. Además, se pueden configurar procesos que necesitan autorización, ya sean de instancia única, de múltiples etapas o secuenciales. También incorpora funcionalidades para la gestión financiera.
Se puede utilizar en la nube, a través de su aplicación web, y también mediante sus aplicaciones de escritorio y para móviles Android e iOS. Además, es posible administrar diferentes automatizaciones para comunicar los datos con software como Salesforce, Slack, JIRA o Google Sheets, utilizar Zapier para integrar Process Street con otras herramientas que se utilicen en el negocio o configurar su API para no depender de integraciones con programas de terceros.
Funciones principales que no deben faltar en los programas de gestión de proyectos
Hay muchos tipos de metodologías de planeación y gestión de proyectos, y los programas se adaptan a ellas, así como a los diferentes tipos de empresas. Para las pequeñas y medianas organizaciones que estén pensando en adoptar este tipo de software y profesionalizar la administración de sus tareas, hay tres funciones esenciales a considerar:
- Gestión de tareas, entendidas como la asignación de plazos de entrega y de reportes de estado para facilitar la colaboración entre equipos.
- Control y gestión del tiempo, porque las horas trabajadas no solo dan información sobre la rentabilidad del proyecto, sino también sobre la carga de trabajo o la capacidad productiva de cada empleado.
- Métricas para evaluar la rentabilidad y poder tomar decisiones como, por ejemplo, ajustar los precios de los servicios o productos o valorar si hay líneas de negocio a redefinir o a eliminar de la cartera de servicios.
Metodología utilizada para la selección de programas de gestión de proyectos:
- Son productos que cumplen con la definición de mercado de software de gestión de proyectos: el software de project management o de gestión de proyectos automatiza la asignación de tareas, la asignación de recursos, la programación y el seguimiento de hitos en todas las fases de un proyecto. Estas herramientas y sistemas pueden adoptar uno o varios enfoques: colaborativo, cuando varias personas trabajan en un proyecto; descendente, cuando una personas trabaja en un proyecto a la vez, o integrado, cuando participan múltiples áreas de la organización.
- Presentan las características fundamentales que asociamos a esta categoría de software: herramientas de colaboración, informes/seguimiento de proyectos, gestión de tareas.
- Han recibido más de 20 opiniones en Capterra en los últimos dos años.
- Su calificación general en Capterra es de 4 puntos o más (de un máximo de 5) en los últimos dos años.
- Las herramientas están disponibles en México.
- Tienen 4.5 puntos o más (de un máximo de 5) de calificación en el criterio de “Funcionalidades” de Capterra.
