Las herramientas del software para metodología Kanban están diseñadas para gestionar flujos de trabajo y mejorar los procesos relacionados con la coordinación de equipos y la ejecución de proyectos. En este artículo encontrarás una visión general de sus principios y consejos para implementarlos, así como una selección de las herramientas gratuitas de los tableros Kanban.
En este artículo
En el día a día de una empresa, se intercambia numerosa información a través de diversas herramientas, como correos electrónicos, aplicaciones de documentación o mensajería instantánea. No obstante, controlar toda esta información compartida y garantizar que cada colaborador siga enfocado en sus objetivos puede ser una tarea compleja y que requiere mucho tiempo.
La metodología Kanban, nacida en Japón en el año 1950, se ha convertido en una de las soluciones más efectivas para abordar este desafío en todo tipo de empresas, tanto pequeñas como grandes.
El método Kanban se enfoca en una idea simple: visualizar en un mismo espacio lo que se debe hacer, lo que se está haciendo y lo que ya se ha hecho. Su objetivo es acelerar los flujos de trabajo y aprovechar al máximo la capacidad de los colaboradores en la ejecución de las tareas diarias.
Con las herramientas de tablero Kanban es posible centralizar la información relacionada con el progreso de las tareas en un mismo lugar, asignar acciones específicas a los miembros del equipo y agrupar los enlaces y archivos útiles.
En este artículo, Capterra analiza en qué consiste el método Kanban, cómo aplicarlo y cuáles son las ventajas y desventajas de Kanban en sus diferentes formatos.
¿En qué consiste el método Kanban?
Kanban, que significa "etiqueta" en japonés, surgió en 1950 como un método de trabajo enfocado en mejorar continuamente los flujos de producción. El método se fundamenta en una representación visual de las tareas y procesos de trabajo mediante el uso de etiquetas.
En aquel momento, la metodología Kanban se utilizaba en el sector automotriz para mejorar los procesos de fabricación, controlando la carga de trabajo, los costos y los recursos en cada etapa de producción.
En la actualidad la metodología Kanban se ha expandido a diversas industrias y, fiel a su esencia, tiene como objetivo:
- Priorizar los problemas críticos.
- Limitar la sobrecarga de información.
- Compartir recursos humanos y materiales.
- Agilizar la ejecución de todas las tareas puntuales o recurrentes de las empresas.
¿Cuáles son los principios fundamentales del método Kanban?
La metodología Kanban se basa en seis principios fundamentales que guían el desarrollo de las tareas y la forma en que los miembros del equipo deben contribuir a realizarlas.
Visualización de los flujos de trabajo
El núcleo del método Kanban reside en la representación visual de un proceso. Mediante tarjetas físicas y tangibles o haciendo uso de la tecnología y el software disponibles, el proceso debe materializarse paso a paso con señales visuales que permitan identificar cada tarea de manera clara. La idea es mostrar con precisión en qué consiste cada etapa, cuáles son las expectativas y quién está a cargo de cada tarea.
Limitación del trabajo en curso
Con el objetivo de lograr la eficiencia, la metodología Kanban busca minimizar la cantidad de tareas en curso. Se alienta a los equipos a finalizar las tareas previas antes de abocarse a una nueva tarea. Este principio tiene como propósito asegurar que las tareas futuras puedan comenzar sin depender de otras que deban ser realizadas previamente.
Gestión de flujos de trabajo
A lo largo de la ejecución de una tarea o proyecto, es fundamental que una empresa pueda reconocer las fortalezas y debilidades presentes en sus flujos de trabajo. Un principio clave del método Kanban consiste en monitorear y erradicar los cuellos de botella antes de que se manifiesten, gestionando de manera efectiva los procesos en curso. Al llevar a cabo estas acciones, se optimiza la eficiencia de los procesos, permitiendo identificar qué recursos pueden ser compartidos y cuáles son necesarios para alcanzar los objetivos establecidos.
Definición clara del proceso
La metodología Kanban emplea la visualización de flujos de trabajo para facilitar una comprensión nítida de los procesos involucrados. De esta manera, cada colaborador puede entender fácilmente las expectativas, supervisar los criterios a cumplir antes de finalizar una tarea y conocer los procesos involucrados en la transición entre etapas.
Implementación de un ciclo de feedback
Utilizando el método Kanban, las empresas pueden recopilar información y retroalimentación, analizar los procesos y poner en práctica mejoras potenciales. El principio de retroalimentación continua asociado a la metodología Kanban no solo permite realizar mejoras progresivas, sino también involucrar a los empleados en este proceso.
Mejora de la colaboración
La aplicación de la metodología Kanban invita a todas las partes interesadas a colaborar en la ejecución de tareas y, si es necesario, a unirse para identificar y resolver problemas rápidamente. Dentro del marco de este método, es crucial comunicar adecuadamente cualquier modificación, ya que cada tarea puede afectar la realización de las demás, lo que implica una colaboración más estrecha entre los miembros del equipo.
¿Cómo aplicar la metodología Kanban?
El método de gestión Kanban consta de tres elementos: tableros, listas y tarjetas.
Los tableros representan la totalidad de un proyecto o tarea. Por ejemplo, una empresa puede optar por tener un tablero Kanban para la organización general de un departamento, reuniendo en él todas las tareas realizadas por cada miembro del equipo.
Las listas, presentes en cada tablero Kanban, representan las etapas individuales de una tarea o proyecto específico. Por ejemplo, pueden organizarse siguiendo el esquema "por hacer", "en curso" y "hecho" para visualizar el avance general de las fases clave de un proyecto.
Las tarjetas Kanban, por otro lado, simbolizan cada acción detallada necesaria para completar una lista. Estas tareas específicas deben ser abordadas de manera secuencial para finalizar la lista en cuestión. Por ejemplo, en la creación de un producto (lista 1), un diseñador debe completar varias tarjetas (como elaborar un prototipo y presentarlo a las partes interesadas para su revisión) antes de poder completar la lista asociada y avanzar a la siguiente fase de diseño (lista 2).
Para entender más a fondo qué es un tablero Kanban, hablemos de las diferentes maneras de crear uno:
- Tablero físico: basta con usar un tablero físico que represente el tablero Kanban y dividirlo en tres columnas distintas que correspondan a las listas. Las tarjetas pueden ser post-its que los miembros del equipo cambian de lugar de acuerdo con el avance de las tareas.
- Tabla de Excel: una hoja de cálculo de Excel también puede adaptarse para crear un tablero Kanban, segmentándola en listas que se colocan en columnas distintas. Las tarjetas se representan como celdas dentro de cada columna, correspondientes a las tareas a realizar.
- Software para metodología Kanban: existen diferentes soluciones de software con funcionalidades que permiten implementar el método Kanban, incluyendo la creación automatizada de tableros, listas y tarjetas, así como la gestión global de actividades.
Aunque el uso de tableros físicos o de Excel puede ser adecuado para equipos pequeños, estas soluciones implican ajustes manuales que pueden consumir mucho tiempo y ser propensos a errores humanos. Además, estas herramientas limitan la capacidad de obtener retroalimentación continua, ya que los comentarios en Excel o en post-its pueden ser menos visibles y más difíciles de interpretar.
Gracias a su capacidad para automatizar todos estos procesos, las herramientas del software para metodología Kanban serán muy valiosas para cualquier empresa que desee explorar la posibilidad de implementar este método.
Nota: La aplicación seleccionada en este artículo es un ejemplo para mostrar una función en su contexto y no pretende ser recomendación de ella. Se ha obtenido de fuentes consideradas fiables en el momento de su publicación.
