Descubre cuáles son los cinco software de flujo de trabajo gratuitos mejor calificados que pueden incrementar la eficiencia de los procesos de flujo de trabajo de pequeñas y medianas empresas (PYMES).
En este artículo
En su lucha por optimizar procesos y aumentar la productividad, las empresas tienen una creciente necesidad de software de flujo de trabajo efectivo. Estas herramientas están diseñadas para ayudar a los usuarios en la gestión de la complejidad de las tareas y en la creación de flujos de trabajo adaptados a las necesidades dinámicas de las empresas.
El software de flujo de trabajo juega un papel importante a la hora de optimizar el flujo de tareas dentro de una organización, eliminar obstrucciones y promover la colaboración. Mediante la automatización de procesos rutinarios, estas herramientas permiten a los equipos distribuir su tiempo y recursos de manera más estratégica, lo que en última instancia mejora la productividad y la eficiencia general.
El flujo de trabajo se define como la secuencia de tareas o actividades necesarias para alcanzar un objetivo específico dentro de una organización. Representa el flujo sistemático del trabajo, desde su inicio hasta su finalización, e involucra con frecuencia a múltiples personas o departamentos.
La gestión del flujo de trabajo implica supervisar y mejorar estas secuencias de tareas. Los pasos fundamentales en la gestión del flujo de trabajo son:
- Análisis y diseño. Este paso inicial consiste en comprender el flujo de trabajo actual, identificar ineficiencias y diseñar un proceso mejorado. Incluye mapear los pasos involucrados, considerar las dependencias y optimizar la secuencia de tareas.
- Asignación y programación de tareas. Una vez diseñado el flujo de trabajo, las tareas se asignan a individuos o equipos. La programación implica establecer plazos y prioridades para cada tarea, asegurando un flujo de trabajo fluido.
- Monitoreo y seguimiento. La gestión del flujo de trabajo requiere una vigilancia constante para asegurar que las tareas progresen según lo planificado. Las herramientas de seguimiento son útiles para identificar retrasos o desviaciones del flujo de trabajo planificado.
- Automatización de procesos. La automatización de tareas rutinarias o repetitivas es esencial. La gestión del flujo de trabajo implica el uso de software para automatizar tareas, reducir el esfuerzo manual, minimizar errores y agilizar procesos.
- Evaluación y optimización. Realizar evaluaciones periódicas del flujo de trabajo es crucial. Este paso implica analizar datos y comentarios para identificar áreas de mejora, ya sea eliminando pasos redundantes, introduciendo nuevas tecnologías y optimizando los procesos existentes.
Este artículo presenta cinco de los software de flujo de trabajo más destacados disponibles en Capterra México, listados en orden alfabético. Para esta selección, consideramos programas gratuitos de gestión de flujo de trabajo con una calificación promedio por parte de los usuarios de al menos 4.7 de 5 estrellas y más de 20 reseñas de clientes en los últimos dos años. La metodología completa de selección se encuentra al final de este artículo.
1.
- Calificación general: 4.8/5
- Facilidad de uso: 4.7/5
- Atención al cliente: 4.9/5
- Características: 4.6/5
- Relación calidad-precio: 4.8/5
Connecteam es un software de gestión del flujo de trabajo que permite a los usuarios obtener información en tiempo real mediante informes digitales y listas de verificación. Además, las empresas pueden asignar tareas a los miembros del equipo, incluyendo detalles como fechas de entrega y archivos adjuntos, así como recordatorios automáticos y actualizaciones de estado. La plataforma permite la creación de horarios detallados y su envío a los smartphones de los empleados, optimizando así el intercambio de información.
La herramienta ofrece una plataforma centralizada para la coordinación y comunicación del equipo. Connecteam cuenta con funciones como el chat grupal, que promueve un espacio unificado para la comunicación y colaboración en equipo, lo que a su vez contribuye a una gestión eficiente del flujo de trabajo. La plataforma también integra controles de acceso y configuraciones de permisos, permitiendo a las empresas gestionar de manera efectiva las funciones de los usuarios. Esto garantiza que los miembros del equipo tengan acceso a la información correcta según sus responsabilidades específicas.
Entre las características notables de Connecteam, se encuentra el control del proceso de aprobación, que facilita a las compañías establecer y hacer cumplir flujos de trabajo específicos. Esto garantiza que las tareas sigan los canales de aprobación necesarios, manteniendo la coherencia y el cumplimiento de los procesos organizacionales. La gestión de documentos permite organizar y compartir información vital, creando un repositorio centralizado para minimizar la pérdida de información y mejorar el acceso. Las funciones de informes y análisis de datos en tiempo real permiten a las empresas tomar decisiones basadas en la información actual. Esto es importante para adaptarse rápidamente a circunstancias cambiantes y mantener la eficiencia operativa.
La plataforma ofrece una variedad de planes, incluido el plan Small Business, que es gratuito para un máximo de 10 usuarios y brinda acceso a todos los centros y funciones. Otros planes de pago, como Expert y Basic, incorporan funciones adicionales como geofencing, filtrado avanzado, acciones masivas y más.
Características destacadas de Connecteam
- Planificación
- Gestión de tareas
- Encuestas digitales y listas de verificación
- Chat incorporado
- Panel de actividad
2.
- Calificación general: 4.7/5
- Facilidad de uso: 4.6/5
- Atención al cliente: 4.7/5
- Características: 4.6/5
- Relación calidad-precio: 4.7/5
GoodDay es una plataforma de gestión del flujo de trabajo, proyectos, productos, tareas, tiempos y equipos. Esta plataforma brinda diversas vistas de proyectos para supervisar el estado actual de múltiples proyectos en tiempo real, como una lista de tareas que se puede organizar por estado, usuario, prioridad u otros criterios predefinidos. También incluye una tabla de tareas, ideal para proyectos complejos con varias partes interesadas, y una vista de tablero que ofrece a los usuarios la oportunidad de gestionar cargas de trabajo y proyectos en un tablero Kanban. La función de gestión de documentos facilita la organización y el intercambio de documentos esenciales, minimizando así la pérdida de información, mejorando la accesibilidad y agilizando la gestión del flujo de trabajo.
GoodDay cuenta con controles de acceso y configuraciones de permisos personalizables, lo que permite a las corporaciones gestionar eficazmente las funciones de los usuarios. Esto garantiza que cada persona tenga el nivel de acceso adecuado según sus responsabilidades, reduciendo así el riesgo de un mal manejo de los datos. Además de otras funciones, GoodDay también integra un control del proceso de aprobación. Esta característica permite a las organizaciones definir flujos de trabajo específicos para asegurar que las tareas se muevan a través de los canales de aprobación necesarios.
El plan gratuito de la plataforma da acceso a un máximo de 15 usuarios, proyectos y tareas ilimitados, hasta 1 GB de almacenamiento, más de 100 plantillas, entre otras características. Otros planes de pago contemplan funciones avanzadas como reglas de acceso personalizadas, facturación e informes financieros, soporte para un número ilimitado de miembros del equipo y más.
Características destacadas de GoodDay
- Seguimiento de actividad
- Informes personalizables
- Herramientas de colaboración
- Seguimiento de errores
- Notificaciones en tiempo real
- Permisos basados en roles
3.
- Calificación general: 4.7/5
- Facilidad de uso: 4.7/5
- Atención al cliente: 4.7/5
- Características: 4.6/5
- Relación calidad-precio: 4.7/5
Kanban Tool se presenta como una solución visual para gestionar eficazmente las fases de un proyecto, proporcionando un entorno que permite a las organizaciones analizar y mejorar sus procesos. Este software de gestión de flujo de trabajo facilita la adición de múltiples proyectos a un tablero Kanban, empleando para ello la función de arrastrar y soltar. Los usuarios pueden transferir múltiples tareas y proyectos a lo largo de un proceso de finalización preestablecido.
En cuanto a sus características, Kanban Tool incluye herramientas de colaboración, esenciales para la comunicación y el trabajo en equipo dentro de los proyectos. Estas herramientas promueven comunicaciones y actualizaciones en tiempo real, creando un ambiente de trabajo colaborativo. Adicionalmente, la plataforma asegura la priorización de la seguridad y la gestión eficaz de roles de usuario mediante controles de acceso y configuraciones de permisos. Esto garantiza que cada persona tenga el acceso correcto de acuerdo con sus roles y responsabilidades, lo cual contribuye a un flujo de trabajo organizado.
La versión gratuita de la plataforma admite hasta dos miembros del equipo y el uso de dos tableros, aunque sin la opción de archivos adjuntos. Otros planes de pago incorporan características adicionales, como tableros y archivos adjuntos ilimitados, así como funciones avanzadas de informes y seguimiento en el tiempo.
Características destacadas de Kanban Tool
- Cuadro de desglose
- Informe de tiempo
- Seguimiento del progreso de la tarea
- Planificación de proyectos
- Compartición de archivos
4.
- Calificación general: 4.8/5
- Facilidad de uso: 4.7/5
- Atención al cliente: 4.8/5
- Características: 4.5/5
- Relación calidad-precio: 4.7/5
MaintainX es un software avanzado de digitalización móvil para procedimientos y flujos de trabajo. Este software de gestión de flujo de trabajo ofrece herramientas versátiles para la conversión digital de una variedad de documentos, incluyendo procedimientos de seguridad y listas de verificación de capacitación. Su capacidad para facilitar la digitalización ayuda a mejorar la eficiencia operativa y proporciona información en tiempo real a los gerentes. La integración con herramientas de colaboración promueve la comunicación efectiva y el trabajo en equipo entre los equipos de primera línea. Además, sus funciones de control de acceso y permisos aseguran un acceso personalizado basado en las responsabilidades de cada integrante del equipo.
Entre sus características más destacadas se encuentra el control avanzado del proceso de aprobación, lo que permite a las organizaciones definir y aplicar flujos de trabajo específicos. La plataforma también brinda potentes capacidades de gestión de documentos, lo que ayuda a optimizar la organización de documentos digitales para reducir el riesgo de pérdida de información. MaintainX también provee datos en tiempo real que permiten a las empresas obtener respuestas rápidas.
La plataforma ofrece una variedad de planes adaptados a diferentes necesidades de los usuarios. El plan gratuito, ideal para equipos pequeños, abarca características como órdenes de trabajo ilimitadas, mensajería en tiempo real y un número ilimitado de usuarios. Los planes de pago añaden funciones adicionales como gestión de órdenes de compra, seguimiento de tiempo y costos, administración de múltiples sitios y acceso a un administrador de cuentas dedicado.
Características destacadas de MaintainX
- Gestión de activos digitales
- Chat en tiempo real
- Seguimiento del tiempo de inactividad
- Usabilidad en dispositivos móviles
5.
- Calificación general: 4.8/5
- Facilidad de uso: 4.3/5
- Atención al cliente: 4.6/5
- Características: 4.7/5
- Relación calidad-precio: 4.8/5
Make es una herramienta de automatización de flujos de trabajo, diseñada para automatizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Esta herramienta facilita la realización de tareas diarias permitiendo a los usuarios conectar múltiples aplicaciones mediante una función de arrastrar y soltar para crear flujos de trabajo denominados "escenarios". Por ejemplo, los usuarios pueden conectar aplicaciones como Google Sheets y servicios de correo electrónico para gestionar y compartir hojas de cálculo de manera eficiente. Estos escenarios pueden programarse para operar sobre la base de criterios y plazos predeterminados.
Además, Make prioriza la seguridad, integrando permisos y controles de acceso robustos, y otorgando a los usuarios control sobre la seguridad de los datos en la plataforma. Adicionalmente, Make también incorpora funciones de gestión de documentos que ayudan a los usuarios a optimizar la organización y accesibilidad de los documentos, lo cual fomenta un entorno donde los archivos esenciales se organizan y recuperan sistemáticamente.
El plan gratuito de Make incluye 1000 operaciones mensuales y acceso a más de 1000 aplicaciones. Los planes Core y Pro agregan características como escenarios activos ilimitados, búsqueda avanzada en registros de ejecución y más. El plan Enterprise, por su parte, ofrece atención al cliente dedicada las 24 horas, los 7 días de la semana, acceso a acuerdos de nivel de servicio, funciones personalizadas y más.
Características destacadas de Make
- Manejo de errores
- Filtración
- Control de flujo de trabajo
- Manipulación de datos
- Herramientas de colaboración
- Historial de ejecución
¿Cómo elegir el software de gestión de flujo de trabajo adecuado para tu empresa?
La elección del software de gestión del flujo de trabajo adecuado para una empresa es una decisión importante que puede influir significativamente en la eficiencia y la productividad. Aquí hay algunos puntos a tener en cuenta:
- Necesidades del negocio. Identifica los flujos de trabajo y procesos específicos que los usuarios pretenden mejorar. Determina cuáles son las funciones requeridas, como la automatización de tareas, las herramientas de colaboración o la gestión de documentos.
- Escalabilidad. Elige un software de flujo de trabajo que acompañe el crecimiento de tu negocio. Asegúrate de poder manejar los aumentos en la demanda y la complejidad de tus tareas a medida que la empresa se expande.
- Facilidad de uso. Prioriza el software fácil de usar para mejorar su adopción por parte de todo el equipo.
- Capacidad de integración. Selecciona un software que se integre con tus herramientas y sistemas actuales. La compatibilidad puede ayudar a garantizar un flujo de trabajo fluido y minimizar las interrupciones durante la implementación.
- Seguridad y cumplimiento. Comprueba las funciones de seguridad del software, especialmente si manejas datos confidenciales. Asegúrate de que la plataforma cumpla con las regulaciones locales relevantes y se alinee con los estándares de seguridad de tu organización.
- Consideraciones de costos y presupuesto. Evalúa si una versión gratuita del software satisface tus necesidades esenciales o si invertir en una versión de pago sería más beneficioso. Las versiones gratuitas de software suelen ofrecer funciones limitadas. Las de pago, por su parte, brindan más funciones avanzadas, mayor personalización y seguridad mejorada. Considera tu presupuesto y las características esenciales para tu negocio antes de tomar una decisión.
Metodología
Para ser incluidos en este informe, los cinco programas tuvieron que cumplir con los siguientes criterios a fecha de octubre de 2023:
- Todas las herramientas en nuestra selección debían cumplir con la siguiente definición ofrecida por el mercado: “El software de gestión de flujo de trabajo coordina el flujo de tareas y garantiza la correcta implementación de actividades comerciales. Los sistemas de gestión de flujo de trabajo ofrecen un entorno colaborativo que permite a las empresas monitorear y evaluar fácilmente sus procesos. Las organizaciones utilizan sistemas de gestión de flujo de trabajo para facilitar el acceso instantáneo a datos, programar y sincronizar cambios, gestionar dependencias de tareas y evaluar la eficacia de las estrategias comerciales”.
- Las herramientas tienen una versión freemium disponible.
- El software ofrece las siguientes características principales: automatización de procesos comerciales, gestión de tareas y configuración del flujo de trabajo.
- Han logrado una calificación promedio mínima de 4.7 sobre 5 estrellas durante los últimos dos años (comprendidos entre el 1 de octubre de 2021 y el 1 de octubre de 2023).
- Las herramientas han recibido más de 20 valoraciones de usuarios en los últimos dos años (comprendidas entre el 1 de octubre de 2021 y el 1 de octubre de 2023).
De la lista resultante, elegimos los cinco mejores productos basándonos en la calificación general más alta y la disponibilidad de una versión gratuita.
