Sólo el 32% de las empresas mexicanas completa casi todos sus proyectos dentro del presupuesto establecido

Algunos de los retos de la administración de proyectos en una empresa son los excesos presupuestarios o los conflictos debidos a una comunicación ineficaz entre los equipos. Estos problemas pueden llevar incluso al fracaso del proyecto. En este artículo se reporta cómo las empresas en México están gestionando los proyectos y qué factores conducen al éxito o al fracaso de ellos.

Project management o la administración de proyectos se define como la aplicación de habilidades, herramientas, técnicas y conocimientos a los procesos empresariales para cumplir con el objetivo final del proyecto. También ayuda a los distintos departamentos y miembros de la empresa a conocer sus roles y responsabilidades. Las organizaciones se pueden apoyar en distintas metodologías y en herramientas, como un software para administración de proyectos, para hacer seguimiento y alcanzar las metas en los plazos establecidos.

Capterra México realizó un estudio para conocer el estado de la administración de proyectos en las empresas en México. Este reporte presenta datos sobre qué metodologías son las más usadas, cuáles son los factores para el éxito o fracaso de un proyecto, los principales procesos en los que se usa software, entre otras cuestiones.

Capterra hizo una encuesta online a 529 empleados que trabajan en una empresa que tiene implementados procesos de administración de proyectos y utiliza software para ello. Además, los empleados deben participar en los procesos de la gestión de proyectos. Al final del artículo puedes leer la metodología completa.

Cascada y agile son las metodologías de project management más comunes 

Para una óptima gestión de un proyecto y dependiendo del tamaño de la empresa es recomendable que haya una persona o un equipo dedicado a esta función, pero no siempre se da este caso en las compañías en México. Únicamente el 38% de los participantes del estudio indica que en su compañía hay un equipo dedicado a los procesos de administración y planificación de proyectos. 

Por su parte, otro 24% de los encuestados señala que la tarea de gestionar los proyectos la lleva un equipo que a la vez tiene otras responsabilidades, mientras que un 18% dice que quién lleva la administración de proyectos es sólo una persona y que aparte también tiene otras responsabilidades.

En cuanto a las metodologías de administración de proyectos que se usan con más frecuencia en las empresas, los participantes indican las siguientes:

• Metodología Cascada (37%): Un enfoque secuencial lineal en el que las etapas deben completarse antes de pasar a la siguiente, con retroalimentación incorporada sólo al final del proceso.
• Agile o metodología ágil (37%): Un enfoque no lineal, donde las tareas y las fases se completan en paralelo por distintas personas y equipos. Ayuda a detectar problemas y corregirlos sin tener que volver a empezar el proceso.
• Metodología Lean (26%): Es un enfoque que busca mejorar la eficiencia y la productividad de los procesos mediante la identificación y la eliminación de actividades que no aportan valor. 
• Metodología Scrum (23%): Un marco para la gestión de proyectos complejos, caracterizado por dividir un proyecto en iteraciones cortas llamadas sprints, que son periodos de tiempo en los que se realiza un trabajo específico.
• Metodología Kanban (23%): Un sistema visual para gestionar el trabajo a medida que avanza a través de varias etapas de un proceso de producción, centrándose en limitar el trabajo en curso para evitar cuellos de botella y reducir el tiempo de entrega.

Sólo el 32% de las empresas completa casi todos sus proyectos dentro del presupuesto establecido

La gestión de proyectos busca alcanzar los objetivos y cumplir con criterios de éxito concretos en el momento especificado. Por lo que completar o no el proyecto en el plazo previamente establecido con el presupuesto originalmente previsto son indicadores de una buena o mala administración de proyectos.

El estudio hace un estimado de cuántos proyectos se completan dentro del plazo y presupuesto establecidos:

Aunque algunos empleados afirman que su empresa completa entre el 80% y el 100% de los proyectos dentro del presupuesto y el plazo previsto, la gran mayoría de las compañías se sitúa por debajo de este nivel, lo que indica que hay margen de mejora en el campo de la gestión de proyectos.

El desafío que supone actualmente la administración de proyectos en las empresas mexicanas, según los datos de los rangos de tiempo y presupuesto citados, se ve confirmado por otro dato del estudio. El 38% de los encuestados afirma que existe un importante margen de mejora en los procesos de project management, mientras que el 47% indica que existe cierto potencial de mejora.

Alto porcentaje de uso de software para los procesos de administración de proyectos

Como se ha visto en la sección previa, planificar el desarrollo de un proyecto implica también tener el software adecuado. Pero, ¿cómo ayuda exactamente el software a la gestión de proyectos? Un programa de software para administrar proyectos es cualquier tipo de programa que permite planificar, programar, asignar recursos y gestionar cambios en los proyectos. Este tipo de software ayuda a los gestores de proyectos o project managers, las partes interesadas y los usuarios a controlar los costos y administrar el presupuesto, así como a gestionar la calidad y los documentos.

Administrar todas las etapas y procesos de un proyecto puede significar el uso de distintos tipos de software. Por ejemplo, nuestro estudio indica que el 67% de los encuestados usa de 2 a 3 software para los procesos de administración de proyectos y un 15% de ellos usa de 4 a 5 herramientas. ¿Para qué procesos del project management se requiere el software principalmente?

Estas son algunas herramientas que pueden ayudar a las organizaciones en estos procesos:

• Administración de tareas: un software para gestión de tareas ayuda en asignar y hacer seguimiento de las tareas de distintos usuarios para que todas las tareas del proyecto estén cubiertas y su informe de progreso actualizado.
• Planificación de proyectos: un software de planificación de proyectos ayuda a crear plazos del proyecto, asignar recursos y tareas, y hacer presupuestos relacionados.
• Presupuestos: un software para hacer presupuestos ayuda a coordinar los recursos y gastos financieros de la empresa, también permite que múltiples usuarios de distintos departamentos pueden aportar su previsión de gastos e ingresos de la organización.
• Estimación de proyectos: un software de gestión de proyectos, entre muchas de sus funciones, ayuda a estimar cuándo se terminarán los proyectos o cuál será su costo final.
• Gestión de calidad: un software de gestión de calidad ayuda a identificar y corregir problemas en el proceso de producción de un producto.

El uso de herramientas que facilitan la administración de proyectos es común en las empresas y nuestro estudio pronostica que aumentará en los próximos dos años. 

Pronóstico de incremento de inversión en software para procesos de administración de proyectos 

Los participantes del estudio han indicado un estimado de su gasto actual en software para los procesos de administración de proyectos y cuánto prevén gastar en los próximos 2 años.

Como se aprecia en la gráfica, se pronostica que las compañías usarán menos software gratuito y aumentarán considerablemente el gasto en el rango de 8000 MXN o más al mes en los próximos 2 años.

Esto sugiere que las compañías comprenden el beneficio del software para que los proyectos se desarrollen y completen de la mejor forma posible.

Factores a tener en cuenta para el éxito de un proyecto

Hay muchos factores alrededor de un proyecto, tanto internos como externos, que juegan un papel importante para que se logré completar exitosamente o no. Los participantes del estudio señalan tanto los factores que ayudan a que un proyecto se cumpla correctamente como los factores que influyen para que fracase. 

A partir de estos datos, identificamos cinco aspectos principales que deben tenerse en cuenta a la hora de planificar y gestionar un proyecto.

1. Contar con la experiencia y tecnología adecuada 

Al planificar un proyecto, las organizaciones deben cerciorarse de contar con personal que tenga los conocimientos necesarios, por ejemplo, un project manager y una plantilla con experiencia en el ámbito del proyecto. Este requisito fue señalado como un factor crítico de éxito de un proyecto (52%). Este aspecto está relacionado con la importancia de contar con el apoyo de la alta dirección para orientar el proyecto en momentos determinados; este es el tercer factor indicado para el éxito de un proyecto (42%).

Las empresas también deben disponer de los recursos técnicos necesarios para desarrollar el proyecto. Además de la tecnología específica que requiere el proyecto, las herramientas de colaboración o planificación de proyectos pueden ayudar en el proceso integral. También si es posible, es útil disponer de software específico para la metodología que seguirá el proyecto, por ejemplo, una herramienta de gestión ágil de proyectos.

2. Seleccionar el equipo adecuado para el proyecto

Reunir un equipo con las competencias adecuadas para el proyecto es también clave. Las empresas no solo deben centrarse en habilidades técnicas específicas, sino también en competencias profesionales como la comunicación, el pensamiento crítico y la gestión de conflictos. Esto puede ayudar a la colaboración interfuncional y a aumentar la eficiencia.

Contar con un equipo de proyecto adecuado es el segundo factor mencionado para que un proyecto tenga éxito (44%), y en cambio, que el equipo de proyecto no tenga las suficientes habilidades se señala como un factor que puede hacer fracasar un proyecto (34%).

Las organizaciones pueden apoyarse en los programas de gestión del talento para identificar a los empleados con las aptitudes adecuadas para formar parte de los distintos proyectos. Si las organizaciones no tienen empleados con las competencias necesarias, pueden utilizar software de capacitación y formación para preparar al personal con las competencias requeridas. También pueden optar por contratar a alguien con el perfil específico, ya sea de forma temporal o permanente.

3. Organizar correctamente las distintas tareas 

Un proyecto se compone de diferentes tareas que llevan a cabo distintas personas o equipos. Una organización clara de las tareas proporciona una hoja de ruta y garantiza que todo el mundo sea consciente de sus responsabilidades y plazos. También ayuda a tener una distribución equilibrada de la carga de trabajo, a dar seguimiento y controlar el progreso del proyecto y a gestionar los riesgos si es necesario.

Organizar correctamente las tareas es decisivo para el éxito de un proyecto, no poder hacerlo es el principal factor mencionado por los encuestados para que un proyecto fracase (46%).

Las empresas pueden utilizar un software de gestión de tareas para asignar y hacer un seguimiento de las tareas que deben realizarse en un proyecto. Este tipo de software también mantiene actualizados los informes de progreso.

4. Presupuestar bien y asegurarse de que se dispone de fondos suficientes

Una mala gestión de los costos (41%) y unos recursos financieros inadecuados (33%) son dos de los factores que el estudio señala como factores que contribuyen al fracaso de un proyecto. 

Para evitar estos problemas, algunas recomendaciones para las empresas son: contar con un líder de proyecto que domine las estrategias de gestión de costos, hacer una estimación exhaustiva de los costos (identificar todos los gastos potenciales), garantizar que los recursos se asignan adecuadamente con el mínimo despilfarro, y utilizar software especializado para el seguimiento en tiempo real de los gastos del proyecto con respecto al presupuesto, lo que permite responder con rapidez a las variaciones de costos.

Las empresas pueden recurrir a diversas herramientas que ayudan en estos aspectos, como un software de gestión de proyectos, software ERP o software de tiempo y gastos. 

5. Facilitar las buenas relaciones

Las buenas relaciones entre las partes interesadas también desempeñan un papel importante en el éxito de un proyecto. Tanto las relaciones internas entre el equipo del proyecto (39%), como las relaciones externas con los clientes (38%). Fomentar un entorno de colaboración entre las distintas partes interesadas puede dar lugar a una dinámica de equipo más cohesionada, promover la confianza y evitar conflictos. Todo ello contribuye a obtener mejores resultados del proyecto.

Las herramientas de comunicación para equipos o el software de relaciones públicas pueden facilitar la comunicación y las relaciones dentro del equipo y con los clientes u otros tipos de partes interesadas.

Los desafíos en las compañías en México para mejorar su administración de proyectos

La administración de proyectos en las empresas en México tiene mucho margen de mejora, ya que aproximadamente sólo 3 de cada 10 empresas mexicanas completan la mayoría de sus proyectos dentro del presupuesto y el plazo establecidos.

Para llevar a cabo un proyecto con éxito, el equipo que lo desarrolla debe contar con la experiencia y los recursos adecuados, que pueden variar según el tipo de proyecto, pero hay una habilidad específica o más bien un puesto que puede ser decisivo, el del gestor de proyectos, una persona especializada en gestionar y supervisar proyectos.

Pero el reto de aumentar el porcentaje de proyectos completados dentro del presupuesto y plazo establecidos no depende únicamente del factor humano, también recae en la tecnología. Usar software para coordinar el desarrollo y cumplimiento del proyecto es clave, esto se ve reflejado en la inversión actual en programas para este fin, lo cual, los encuestados pronostican que aumentará en los próximos dos años.