El 38% de las empresas tiene integrada IA en sus procesos de administración de proyectos

La inteligencia artificial (IA) en los procesos de administración de proyectos puede ayudar a las organizaciones a optimizar las tareas de los empleados y ahorrar tiempo en los flujos de trabajo. Aunque esta tecnología es bastante nueva, ha sido adoptada por un porcentaje considerable de empresas mexicanas. Este artículo se centra en reportar cómo se utiliza la IA en la gestión de proyectos y los beneficios que aporta a las empresas. 

En la primera parte del estudio de Capterra sobre el estado y retos de la administración de proyectos en las empresas mexicanas, se reportaron una serie de desafíos en ese ámbito a los que se enfrentan las compañías en nuestro país. En ese artículo identificamos que sólo alrededor de 3 de cada 10 empresas completan casi la totalidad de sus proyectos dentro del tiempo y el presupuesto originalmente establecidos.

Esta segunda parte, se centra en la integración de la inteligencia artificial en empresas mexicanas en el entorno de gestión de proyectos y si esta tecnología ayuda o no a mejorar o a ahorrar tiempo en los procesos. Por ejemplo, dos implicaciones que puede tener la IA en la administración de proyectos, según el PMI (Project Management Institute, por sus siglas en inglés), son: las herramientas impulsadas por IA se podrían hacer cargo de las tareas administrativas de los gestores de proyectos y las herramientas de IA podrían proporcionar descubrimientos y perspectivas gracias al análisis de datos de proyectos actuales y anteriores.

Para este estudio se encuestó vía online a 529 personas en México, los participantes deben trabajar en una empresa que tiene implementados procesos de project management y deben estar moderadamente o muy involucrados en dichos procesos. Puedes leer la metodología completa al final del artículo.

El 38% de las empresas en México ya tiene implementada IA en sus procesos de administración de proyectos

La inteligencia artificial en la administración de proyecto se refiere a la incorporación de tecnologías de IA en procesos o flujos de trabajo correspondientes a este ámbito. Por ejemplo, automatizar tareas, mantener actualizado el progreso del proyecto, notificar a los involucrados o hacer seguimiento de presupuesto.

La percepción que tienen las empresas en México con relación a que la IA ayudará a los procesos y toma de decisiones en la gestión de proyectos es positiva. Por ejemplo, se preguntó a los participantes de este estudio qué tan de acuerdo están con la siguiente afirmación: "En un futuro cercano, tecnologías como la IA en la administración de proyectos se convertirán en el principal impulsor para la toma de decisiones de negocios críticas", a lo que un 40% de ellos respondió que está totalmente de acuerdo y un 44% que está parcialmente de acuerdo.

La confianza que las organizaciones tienen en esta tecnología para apoyar los procesos de project management, se nota también en el porcentaje de compañías que ya la tienen implementada en su administración de proyectos.

Un 38% de los encuestados señala que su empresa ya tiene inteligencia artificial integrada en sus procesos de administración de proyectos. Mientras que otro 46% dice que aún no tiene integrada esta tecnología en sus procesos pero tiene interés en hacerlo, incluso la mitad de este segmento ya ha iniciado el proceso de implementación. Solo un 6% de los encuestados dice que no la tiene integrada y que no tienen planes para hacerlo. 

En las próximas secciones, reportamos cómo es el uso de la inteligencia artificial en empresas para la administración de proyectos y cómo esta integración ha repercutido en las tareas diarias de los empleados.

Satisfacción del uso de IA en gestión de proyectos: áreas donde se aplica y mejoras en el trabajo

La administración de proyectos está conformada por distintas fases, las organizaciones frecuentemente utilizan más de un software para las diversas tareas que deben realizar los equipos involucrados. La tecnología de IA aplicada a estos procesos puede ser mediante la integración de esta misma en un software específico (por ejemplo, software de control de tiempos y gastos con una funcionalidad de IA) o una aplicación propia que da soporte de forma externa (por ejemplo, ChatGPT utilizado para idear distintos escenarios del proyecto).

La mayoría de los empleados que usan IA en administración de proyectos muestra satisfacción en la implementación de esta tecnología. El 68% de los participantes que usan IA para sus procesos de administración de proyectos señala que está muy satisfecho con su uso, un 23% indica que moderadamente satisfecho y el 9% restante dice que ligeramente satisfecho.

El estudio observa cuáles son las cinco principales áreas del project management en donde las empresas mexicanas están utilizando tecnología de inteligencia artificial.

A continuación, se describe brevemente cómo la IA puede ayudar a las áreas de la administración de proyectos señaladas por los encuestados:

• Automatización de tareas (aplicado por el 46% de las empresas que usa esta tecnología en su gestión de proyectos): La IA ayuda en la gestión de tareas mediante la identificación y automatización de tareas repetitivas, como la programación, el envío de correos electrónicos de seguimiento y la actualización del estado de los proyectos. Esta automatización reduce la necesidad de intervención manual y agiliza las operaciones.
• Administración de calidad (aplicado por el 45%): La IA aplicada en la gestión de la calidad facilita la detección anticipada de problemas de calidad y posibilita la mejora continua mediante el análisis de datos procedentes de diversas fases del proyecto. La IA ayuda a identificar tendencias y patrones en los datos que permiten tomar decisiones en tiempo real, así como optimizar la asignación de recursos.
• Tareas administrativas o elaboración de informes (aplicado por el 43%): La IA da soporte al trabajo administrativo o a la elaboración de informes mediante la automatización de tareas rutinarias como programar reuniones, documentar decisiones, hacer un seguimiento de las tareas y generar actualizaciones de estado. Esta tecnología puede procesar una gran cantidad de datos procedentes de diversas fuentes para proporcionar análisis e informes detallados, ofreciendo información sobre presupuestos, asignación de recursos, progreso de hitos y otras métricas críticas. 
• Planificación y asignación de recursos (aplicado por el 40%): La IA ayuda a los procesos de planificación y asignación de recursos mediante el análisis de los parámetros del proyecto, las habilidades de los miembros del equipo, la disponibilidad y la carga de trabajo, así como factores externos como las condiciones económicas y las tendencias del mercado. Este análisis permite a la IA recomendar la asignación óptima de tareas y recursos, ayudando a que cada miembro del equipo trabaje en las tareas más críticas y que los recursos se utilicen de forma eficiente.
• Administración de riesgos del proyecto (aplicado por el 39%): La IA puede dar soporte a la gestión de riesgos de los proyectos al evaluar escenarios complejos o analizar datos históricos para predecir posibles problemas antes de que afecten al éxito del proyecto, lo que permite una gestión proactiva de los riesgos. La IA proporciona recomendaciones para mitigar estos riesgos y proporciona planes de contingencia.

La inteligencia artificial es una tecnología que se puede encargar de tareas mecánicas o triviales y permite a los empleados invertir su tiempo en actividades y procesos que requieran un trabajo mental humano.

Los participantes del estudio señalan cuáles son los principales aspectos de su trabajo diario que han mejorado debido a la integración de la IA en los procesos de administración de proyectos.

Son varios campos del trabajo en los que la IA ayuda a los empleados. En resumen, el estudio observa que esta tecnología permite a los trabajadores disponer de más tiempo para realizar actividades de mayor valor y aumenta su confianza en asumir nuevos proyectos.

Beneficios de implementación de la IA en project management y pronóstico de continuidad de inversión 

Casi la totalidad de los encuestados de las compañías con IA en administración de proyectos (91%) señala que el impacto de esta tecnología ha sido positivo para el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés).

Los tres principales beneficios que han experimentado las empresas debido a esta integración, indicados por los participantes del estudio, son los siguientes:

• Logro de los resultados deseados para los proyectos (32%).
• Automatización de tareas repetitivas, liberando tiempo para resolver problemas (26%).
• Mayor precisión a través del uso de datos históricos para cálculos y predicciones (22%).

La mayoría de este mismo segmento, compañías con IA en sus procesos de gestión de proyectos, dice que continuará invirtiendo en tecnología para este fin en los próximos dos años. Un 26% indica que tendrá un incremento moderado en la inversión (del 11% al 30%), un 32% dice que aumentará de forma significativa (del 31% al 60%), mientras que un 30% señala que elevará su gasto considerablemente (del 61% al 100%).

Retos y expectativas de las empresas interesadas en implementar IA en administración de proyectos

La tendencia de que las compañías confían en la tecnología de IA para los procesos de project management también se confirma por el hecho de que un 46% de los encuestados aún no la tiene implementada pero está interesado en hacerlo. La mitad de este segmento ya se encuentra en las fases iniciales de integración y la otra mitad aún no ha iniciado este proceso. 

A la vez, la necesidad de estar al día con la tecnología y no estar en desventaja con la competencia se nota en el pronóstico de estas empresas sobre cuándo planean tener implementada la IA en administración de proyectos. Un 59% dice que en menos de un año, y un 30% dice que entre un año y menos de dos años.

Los tres principales beneficios que este segmento de empresas espera obtener como resultado de integrar y usar la IA en la gestión de proyectos son: la automatización de tareas repetitivas (38%), lograr los resultados deseados para los proyectos (27%), lograr el cumplimiento de los plazos de los proyectos (26%).

Este grupo de encuestados también indicó los tres desafíos más significativos para adoptar IA en los procesos de project management:

• Falta de habilidades adecuadas dentro del equipo de administración de proyectos para implementar la IA (31%).
• Falta de infraestructura tecnológica para implementar la IA (30%).
• Reacción desfavorable hacia la IA por parte de los empleados o los responsables de la toma de decisiones (28%).

Estos retos se derivan de la complejidad de integrar la IA en los flujos de trabajo existentes y de la necesidad de un entorno propicio para su aplicación con éxito. La capacitación en IA desempeña un papel clave para superar estos obstáculos. 

La implementación de la IA debe ir acompañada de un plan para educar y formar a los equipos de gestión de proyectos con las habilidades y conocimientos necesarios, de modo que las compañías puedan aprovechar mejor la IA para optimizar los resultados de los proyectos. 

Además, invertir en infraestructura tecnológica y fomentar una actitud positiva hacia la IA entre los empleados y los responsables de la toma de decisiones puede reducir significativamente la resistencia y facilitar la adopción de la IA en la administración de proyectos.

Recomendaciones al usar IA en administración de proyectos: capacitación, políticas y verificación de outputs

El uso de la IA para project management y otros flujos de trabajo puede ayudar a optimizar o mejorar los procesos en las empresas, pero es recomendable que se tenga en cuenta lo siguiente: la capacitación al personal de su uso, establecer unas políticas y guías de uso, y tener un sistema por el cual un humano revise los outputs o resultados que la IA proporciona. 

• La capacitación en uso de la IA es importante porque mejora las habilidades de los empleados y su rendimiento con esta tecnología. También se educa al personal sobre el uso ético y responsable de la IA, garantizando que se utilice acorde a los requisitos legales y normas sociales.
  
  La mayoría del segmento de empresas que tienen integrada IA en su gestión de proyectos ha dado capacitación. Un 52% de los empleados de las organizaciones que usan IA en project management dice que sí ha recibido capacitación y considera que ha sido suficiente, otro 43% indica que ha recibido capacitación pero considera que necesita más. Sólo un 5% indica que no ha recibido capacitación pero que le gustaría tenerla. Las empresas pueden hacer uso de un software de capacitación para continuar dando formación a sus empleados.

• Las políticas y directrices para el uso de la IA ayudan a garantizar que los sistemas se desarrollen, desplieguen y utilicen de forma segura, mitigando los riesgos potenciales. Por ejemplo, evitar introducir datos sensibles de la empresa o clientes no autorizados en la IA.
  
  Un 78% de las compañías que usan IA en administración de proyectos dice que sí tiene políticas y directrices en vigor. Un 17% dice que no pero que está en proceso de establecerlas. El hecho de que una mayoría considerable de las compañías tenga establecidas políticas y directrices sugiere que las organizaciones entienden los riesgos del uso no controlado de esta tecnología. Las compañías pueden apoyarse en un software para gestión de políticas para mantener actualizadas y centralizadas sus guías y directrices sobre cómo se debe usar la IA en la organización.

• Verificar los resultados de la IA es una fase clave de su uso. La verificación humana permite integrar la experiencia y el juicio humano con los conocimientos generados por la IA, lo que mejora la toma de decisiones. Un humano puede mitigar y corregir sesgos y errores que se encuentren en los outputs, controlando así un uso ético y responsable de esta tecnología.
  
  El 95% de los participantes que sus empresas tienen IA integrada en su administración de proyectos dice que una persona o equipo específico se encarga de revisar las decisiones propuestas por la IA antes de implementarlas. Este porcentaje muestra que las compañías también tienen cuidado con los resultados que la IA puede dar, y que no se puede confiar ciegamente en ella.
  

Estos datos indican que las empresas en México son conscientes de la importancia de estas acciones para un uso correcto de la inteligencia artificial, ya que los tres aspectos presentan un alto porcentaje de implementación.

En resumen, las empresas que están aplicando la inteligencia artificial para mejorar la administración de proyectos aseguran que ésta ha tenido un impacto positivo tanto en las áreas de este proceso como en el trabajo de los empleados. La percepción positiva está también sustentada en el hecho de que estas organizaciones seguirán invirtiendo en esta tecnología, la mayoría incluso aumentará su gasto en ella en los próximos dos años.