5 beneficios que las empresas pueden ofrecer a los empleados para apoyar el regreso a la oficina

Los costos personales de los empleados relacionados al desplazamiento y trabajo presencial han incrementado en los últimos 12 meses. Los principales gastos de este tipo son en gasolina, transporte público y comidas, ¿cómo pueden ayudar las empresas en este ámbito? Este artículo explora cómo las compañías pueden apoyarse en sistemas de recursos humanos y software de gestión de beneficios para ayudar a aliviar la carga de los empleados cuando se trata de gastos asociados al traslado y trabajo presencial.

Desplazarse al trabajo implica dinero y tiempo, la mayoría de los empleados en México preferirían trabajar en remoto pero no todos tienen esta oportunidad. Este contexto supone una situación algo compleja para las empresas que requieren a sus empleados que trabajen presencialmente, ¿cómo hacer que la experiencia de ir a la oficina o lugar de trabajo sea agradable y compense los gastos económicos y personales que le implican al trabajador? ¿Qué tipos de software pueden ayudar a las empresas a hacer frente a esta situación?

Este estudio de Capterra aborda dicha encrucijada, analiza qué tipo de ventajas o beneficios pueden ofrecer las empresas para mejorar la experiencia de trabajo presencial, cómo el software de gestión de beneficios o el software de recursos humanos pueden ayudar a las organizaciones a aliviar los gastos de los empleados en desplazamientos y trabajo presencial, y de esta forma mitigar las consecuencias que podría tener para la compañía no cuidar este aspecto.

Para este informe, Capterra realizó una encuesta en marzo del 2024, entrevistando a 245 participantes en México. El criterio de selección es que el participante sea trabajador de tiempo completo o parcial. Lee la metodología completa al final del artículo.

Incremento de gastos personales y asociados al trabajo

La inflación de los últimos años ha encarecido los bienes y servicios, situación que ha obligado a los mexicanos a cambiar sus hábitos de gasto. Los bienes y servicios en los que los encuestados han notado aumento de costos en los últimos 12 meses son alimentos (70%), consumo de comida en restaurantes (54%), suministros (electricidad, agua, gas, etc.) (47%), gasolina (46%) y ropa (39%).

A la vez, el 53% de los participantes del estudio indica que los gastos personales asociados a su trabajo actual también se han elevado, esto incluye, por ejemplo, gastos en desplazamiento al trabajo o en cuidado de los hijos. En contraparte, otro 40% dice que este tipo de gastos se ha mantenido igual y un 6% que han disminuido.

En general, los costos de bienes y servicios personales y los asociados al trabajo se han incrementado, motivo por el que los empleados pueden sentirse desmotivados o desvinculados de la empresa, especialmente debido a los gastos relacionados con desplazarse y trabajar desde la oficina o el lugar de trabajo.

Por ejemplo, los empleados que deben trabajar presencialmente, ya sea de forma permanente o parcialmente (también conocido como formato híbrido), señalan que sus principales gastos asociados a desplazarse y trabajar desde el centro de trabajo son: gasolina (43%), transporte público (29%) y comidas (23%). Este mismo grupo señala que un gasto adicional considerable por trabajar presencialmente es en el vestuario o uniforme profesional (46%).

Estos costos son factores que las empresas deben tener en cuenta si exigen a sus empleados que trabajen más días en el lugar de trabajo, ya que los trabajadores definitivamente los tienen en mente. Las empresas deben evaluar si pueden apoyar a los empleados en estas áreas con el fin de mejorar la experiencia laboral ya sea presencial, híbrida o remota. 

La mayoría de los empleados preferiría trabajar en remoto y casi 4 de cada 10 aceptarían un recorte salarial por ello

La flexibilidad laboral, que incluye tener un formato de trabajo híbrido o remoto o tener la flexibilidad de horarios, es uno de los beneficios más valorados por los empleados en México. Por esto es clave que las empresas puedan ofrecer algún tipo de flexibilidad a sus trabajadores. Entonces, ¿cómo está compuesto actualmente el entorno laboral mexicano en cuestión de formatos de trabajo?

Aunque el trabajo presencial es el formato que predomina (42%), la mayoría de los encuestados ya experimenta algún grado de teletrabajo, ya sea un formato híbrido (36%) o completamente remoto (22%) también conocido como home office.

De los participantes que afirman trabajar presencialmente tiempo completo o de forma híbrida, el 32% indica que en los últimos 12 meses la empresa aumentó el número de días que tienen que ir a trabajar a la oficina o centro de trabajo. La mayoría (67%) de este subsegmento, que experimentó el incremento de días en el sitio de trabajo, no está contenta con ello. 

Entre los tres formatos de trabajo, el predilecto por los trabajadores en México es el del home office ya sea todo el tiempo o parcialmente. El 53% de los encuestados dice que preferiría trabajar en remoto completamente y un 40% señala que de forma híbrida.

El estudio muestra que en México predomina el trabajo presencial, que los costes de desplazamiento al centro de trabajo han ido en aumento y suponen un gasto extra para los empleados, que de hecho afirman que preferirían trabajar desde casa en un formato híbrido o remoto a tiempo completo. Esto puede tener graves consecuencias para la empresa, como se expone en el siguiente apartado.

Posibles consecuencias de costos excesivos de trabajar en el sitio de trabajo: renuncias, peticiones de aumento de sueldo, reducción de productividad

El incremento de costos y gastos en general puede tener consecuencias tanto en la vida personal como profesional de un empleado, ya sea que cambie sus hábitos de consumo o que busque una fuente de ingresos alternativa o mejor a la actual.

En un estudio anterior de Capterra se reporta que los principales motivos por los que los empleados planean dejar un trabajo son que el salario no cumple las expectativas y los altos niveles de estrés.

Para los empleados encuestados en este estudio, es indispensable que haya un equilibrio entre su salario y los gastos de su propio dinero que tienen que realizar para ir a trabajar.

El estudio apunta las principales reacciones que tendrían los empleados en México si tuvieran que gastar más de lo que consideran razonable de sus propios ingresos porque la empresa les obliga a desplazarse y trabajar desde el centro de trabajo:

Estas consecuencias deben ser consideradas seriamente por las empresas ya que los principales riesgos son perder empleados, entre los cuales pueden estar algunos de los que mejor rinden, y que haya una reducción en la productividad.

Opinión de empleados: ¿qué gastos relacionados con desplazarse y realizar el trabajo presencialmente debería pagar la empresa?

Si las compañías no quieren arriesgarse a perder empleados debido al aumento de los costos relacionados con el trabajo presencial, se encuentran con opciones como adoptar un modelo de trabajo más híbrido o pagarles más para cubrir dichos gastos. ¿Qué costos creen los empleados que deberían cubrir las empresas cuando se trata de gastos relacionados con el trabajo presencial?

Los empleados encuestados indican los principales gastos relacionados al desplazamiento y presencialidad en el centro de trabajo que a su parecer deberían pagar las compañías: costos relacionados al medio de transporte (estacionamiento, cuotas de autopista, transporte público y gasolina) y costos relacionados a la vestimenta exigida por la naturaleza del trabajo (atuendo profesional o uniformes, por ejemplo).

Las empresas no deberían descuidar estas percepciones y sentimientos de sus empleados si buscan mantener un ambiente saludable en cualquiera de los formatos de trabajo en el que operen. El entorno laboral y sus expectativas han cambiado en los últimos años. Los empleados piensan que las empresas deberían pagar cosas como el estacionamiento, la ropa profesional, etc. Las compañías deberían plantearse la posibilidad de ofrecer estos “bonus extra” como parte de la nómina o como una prestación aparte (tema del siguiente apartado).

Como se ha descrito en esta sección, ignorar las expectativas de los empleados sobre los costos de trabajar presencialmente puede tener consecuencias más graves para las organizaciones que las meras peticiones de aumento de salario.

5 beneficios que ayudan a mejorar la experiencia de trabajo presencial para los empleados

Los resultados del estudio presentados en las secciones anteriores muestran una clara inclinación de los trabajadores por el modelo de trabajo home office o híbrido, entonces, ¿qué pueden hacer las compañías para hacer más atractiva o mejorar la experiencia de aquellos a los que se les requiere que trabajen presencialmente?

El segmento de participantes de la encuesta que labora algunos días o la semana completa en el lugar de trabajo, ha indicado las ventajas o beneficios que podrían ofrecer las empresas para mejorar la experiencia del trabajo presencial.

Horarios de trabajo flexible. La razón principal de quienes preferirían trabajar a distancia tiempo completo o de forma híbrida es mejorar el equilibrio entre la vida personal y laboral (44%), pero la flexibilidad también puede aplicarse al trabajo de oficina para ayudar en este sentido, independientemente del modelo de trabajo. Un horario flexible también puede ayudar a reducir los costos de desplazamiento, ya que los empleados tendrían la opción de desplazarse fuera de las horas pico y ahorrar tiempo y en gastos, como la gasolina.

Aunque en algunos casos no es posible implementar horarios de trabajo flexibles por el tipo de negocio, se recomienda a las empresas que sí tienen esta posibilidad que exploren opciones de ofrecer este beneficio a sus empleados. Un software de gestión de políticas puede ayudar a las compañías a asegurarse de que la política de horarios flexibles es clara y está definida para los empleados.

Alimentos gratuitos o con descuento. Los empleados presenciales e híbridos previamente destacaron que el tercer gasto que realizan relacionado al trabajo es en comida. Este factor lo puede mitigar la empresa al implantar un sistema de tickets restaurant o de reembolsos de gastos en comida, e incluso pueden ofrecer snacks saludables y bebidas en la oficina o sitio de trabajo. De esta forma, los empleados son considerados y recompensados por el tipo de gastos asociados al desplazamiento y trabajo presencial. Las compañías pueden hacer uso de un software de gestión de gastos para gestionar un sistema de reembolso, por ejemplo.

Prestaciones para los desplazamientos al trabajo. De igual forma, el apoyo para los gastos de desplazamiento al trabajo pueden ser clave para que los trabajadores se interesen más por el trabajo presencial ya que les puede costar menos o ser reembolsados totalmente. La gasolina y el transporte público son los principales gastos relacionados a este modelo. Un software de administración de prestaciones puede servir para administrar distintos beneficios que una empresa proporciona a los empleados.

Beneficios de bienestar y salud presenciales. Algunas oficinas o lugares de trabajo pueden a la vez agregar servicios en sus instalaciones como un gimnasio o actividades físicas que pueden resultar atractivas al empleado, porque no tiene que desplazarse a otro lugar para hacer uso de ellas y potencialmente también podrían incluir un descuento o incluso ser gratis. Las soluciones de bienestar corporativo son herramientas que ayudan a las empresas a establecer y gestionar programas para mejorar la salud de los trabajadores.

Prestaciones de bienestar financiero. Es posible que la inflación de los últimos años haya influido en que los empleados sean más conscientes de lo útil qué es saber administrar los gastos. Aunque los trabajadores podrían acceder o pagar por su cuenta capacitación financiera o a un asesor, si la empresa ofrece servicios de esta índole serían considerados como beneficios que ayudarían a que los empleados disfruten más desplazarse al centro de trabajo. Las compañías pueden utilizar un software de capacitación o un software educativo de sistema tutorial para implementar un sistema de bienestar financiero para sus empleados.

En contraparte, también cabe resaltar los principales “beneficios” que harían que los trabajadores disfruten menos el trabajo presencial: día de llevar hijos al trabajo (32%), día de llevar mascotas al trabajo (24%), cuidado infantil en las instalaciones (20%). Esto demuestra que poder separar la vida personal de la vida laboral es una ventaja de ir a la oficina o al lugar de trabajo para muchos.

Convertir el trabajo presencial en una oportunidad para conectar mejor con los empleados y elevar la lealtad

Las empresas que están requiriendo a sus empleados trabajar más presencialmente tienen la oportunidad de convertir este reto en una mejor conexión y lealtad de los empleados. 

Los trabajadores hoy en día consideran clave el factor de calidad vida-trabajo ya que no solo buscan un mejor sueldo si no también una vida más saludable, lo cual incluye ahorrar tiempo y gastos relacionados al desplazamiento al centro de trabajo.  

Las compañías que requieren que los empleados trabajen presencialmente deben considerar implementar o mejorar sus modelos híbridos cuando sea posible, ya que el trabajo a distancia (aunque sea parcialmente) es el formato de trabajo preferido por los empleados en México. Acción que ayudaría a mejorar la calidad de vida de los trabajadores. 

Las empresas también pueden estudiar formas de compartir o asumir determinados gastos relacionados al desplazamiento y trabajo presencial, lo que no sólo mejora la imagen y la fidelidad a la empresa, sino también la disposición del empleado a trasladarse al lugar de trabajo.

Los 5 beneficios presentados en este artículo para mejorar la experiencia laboral presencial deben considerarse como un punto de partida para que las empresas lleven a cabo sus propias investigaciones e identifiquen los beneficios o ventajas adecuadas a su tipo de negocio para aumentar el compromiso de sus empleados en el lugar de trabajo.