Cómo lograr que tu equipo regrese a la oficina, recomendaciones de un futurista de Recursos Humanos

Colaborador: Dan Schawbel

Elabora un plan de regreso a la oficina (RTO, por sus siglas en inglés) que sea realmente popular con estas tres ideas.

¿Cómo conseguir que la gente quiera ir a la oficina?

Los gerentes y líderes de Recursos Humanos están lidiando con esto a medida que las empresas intentan con esmero aumentar la colaboración en persona. Un enfoque de línea dura que imponga la asistencia obligatoria puede parecer lo más fácil, pero a menudo es perjudicial para la moral de los empleados y la retención de la plantilla laboral.

El futurista de Recursos Humanos y autor de best-sellers Dan Schawbel sabe que hay mejores maneras de animar a los empleados indecisos a regresar a las instalaciones de su empresa.

A continuación, presentamos el resumen de algunas ideas de Schawbel, enfocadas en el engagement de los empleados y en el software de recursos humanos, que pueden marcar la diferencia para un plan de retorno a la oficina. Para este artículo, nos basamos en una entrevista que le realizamos a Dan Schawbel y en los resultados de una encuesta de Capterra a 2716 empleados en todo el mundo.* Puedes ver la metodología completa de la encuesta al final de artículo.

Enfoque 1: Las políticas de regreso a la oficina deberían facilitar, no eliminar, el modelo híbrido, así que aplica una programación de horarios estratégica 

"Creo que todos vamos a terminar trabajando de forma híbrida a largo plazo", afirma Schawbel. "Este modelo ofrece lo mejor de ambos mundos para las personas que entienden la importancia de asistir a la oficina, pero no quieren perder la independencia y flexibilidad que le confiere trabajar de forma remota".

Entonces, ¿qué significa lo anterior? En lugar de exigir ciertos días a la semana u horarios fijos para asistir a la oficina, se podrían establecer pautas más flexibles sobre el tiempo que los trabajadores pueden estar en la oficina para evitar la congestión del tráfico o del transporte público.

La encuesta de Capterra muestra que esto podría ser más efectivo que ofrecer beneficios más costosos y complejos destinados a atraer a los empleados nuevamente.

De hecho, un horario de trabajo flexible fue uno de los beneficios más populares entre los encuestados. Superó a otras alternativas como el reembolso del transporte y el cuidado de niños en el lugar de trabajo (elegidas por el 64% y el 27% de los encuestados, respectivamente).

La flexibilidad no solo es buena para los empleados: un estudio de Gartner (contenido en inglés y exclusivo para clientes) encontró que el 89% de los gerentes indican que ofrecer opciones de trabajo flexibles ayuda a controlar el desgaste o deserción. 

Pero no pienses en la flexibilidad como una solución milagrosa. La coordinación también es clave para garantizar que los empleados puedan reunirse en persona.

"La gente no quiere trabajar de forma remota cuando todos sus compañeros de equipo están en la oficina, por lo que la programación de horarios y una gestión adecuada son realmente importantes", afirma Schawbel.

Un software de gestión de turnos puede ayudar con esto. Estos sistemas incluyen una función de gestión de calendarios que puede centralizar los horarios de todos y hacerlos visibles para los demás. Esto hace que sea más fácil configurar calendarios de equipo compartidos que muestren cuándo normalmente se espera que estén en la oficina, a fin de que los colegas puedan planificar y programar reuniones presenciales en consecuencia.

Enfoque 2: El ambiente en la oficina debería hacer que valga la pena hacer el viaje todos los días; prioriza mejorar la experiencia de los empleados

"En estos tiempos, nos encontramos en un entorno laboral con muy poco sentido de compromiso", afirma Schawbel. Este es ciertamente el caso. De acuerdo con un estudio de Gartner (contenido en inglés y exclusivo de clientes), solo el 31% de los empleados afirman sentirse comprometidos, entusiasmados y motivados con su trabajo, a pesar de que las empresas han invertido más en iniciativas para mejorar la experiencia de los empleados. 

Si bien se trata de un desafío complejo que no tiene una solución fácil, Schawbel afirma que la asistencia a la oficina se relaciona directamente con la mejora en el sentido del compromiso.

Cuando los empleados se ven cara a cara, es más fácil crear el tipo de relaciones significativas con sus compañeros de trabajo que hacen de la oficina un lugar al que quieren ir.

"Si tiene buenas interacciones en la oficina, es más probable que vaya a la oficina y que se quede en su empresa", afirma. "Si no las tiene, es más probable que se vaya, incluso si le ofrecen $5000 adicionales de salario para que se quede".

La encuesta de Capterra respalda la noción de que las personas responden tan favorablemente cuando el RTO (regreso a la oficina, por sus siglas en inglés) se maneja de la forma correcta, que incluso pueden estar dispuestos a aceptar un recorte salarial en ciertos escenarios.

Schawbel afirma que, para lograr el objetivo de que tu fuerza laboral piense que literalmente vale la pena desplazarse al lugar de empleo, será de gran ayuda “construir un sentido de comunidad”.

Estas son algunas ideas fáciles de implementar en la oficina que pueden ayudar a lograr lo anterior:

• Organizar reuniones mensuales de grupos de recursos para empleados (ERG, por sus siglas en inglés) en la oficina. Los ERG son una gran ayuda para fomentar la inclusión y pueden conectar a colegas de diferentes departamentos a un nivel más personal. El software de planificación puede ayudar a organizar este tipo de reuniones mensuales.
• Animar a los gerentes a realizar periódicamente sesiones de pizarrón en persona para discutir oportunidades de mejora dentro de sus equipos. Estas sesiones deben finalizar con conclusiones prácticas para responder a los comentarios, ya que las investigaciones muestran (contenido en inglés y exclusivo para clientes de Gartner) que la capacidad de respuesta puede mejorar el sentido de compromiso de los empleados hasta en un 66%. Puedes reforzar esta estrategia en un entorno híbrido utilizando un software de motivación de los empleados para enviar automáticamente encuestas de “pulso de los empleados” cuando lo desee.
• Organizar reuniones trimestrales que incluyan un reconocimiento de los logros de los empleados. Schawbel dice que es importante que las personas se sientan “elogiadas y apoyadas” para no perder el enfoque. Puedes aprovechar estas reuniones para compartir el progreso en las prioridades de una misión crítica y, para cerrar con broche de oro, ofrecer premios que reflejen los valores de la empresa. El software de reconocimiento de empleados puede automatizar el proceso de recopilación de nominaciones a premios e incluso generar informes que muestren quién otorga y recibe reconocimientos regularmente.

Enfoque 3: La configuración de una oficina en casa rara vez es ideal; identifica cómo la tecnología de tu oficina puede superarla

"Utiliza la tecnología en tu lugar de trabajo como parte de la propuesta de valor para que la gente vuelva a la oficina", dice Schawbel. "Cuanto más se den cuenta las empresas de que la gente quiere utilizar una versión más avanzada de la tecnología que tienen en casa, más probabilidades tendrán de lograr que la gente se entusiasme por estar en la oficina".

En muchos casos, no tendrás que superar un listón muy alto. Una investigación de Capterra* muestra que, aproximadamente, 2 de cada 5 empleados que trabajan en remoto, completa o parcialmente, dicen que su oficina en casa no satisface completamente sus necesidades y preferencias.

Si bien esos trabajadores pueden sentirse bastante contentos cuando las herramientas tecnológicas básicas de oficina están actualizadas, como el software de videoconferencia con micrófonos y cámaras sofisticados, Schawbel alienta a los líderes empresariales a pensar en grande.

“¿Hay tecnología que no podría permitirse tener en casa?” pregunta Schawbel, señalando que los sistemas de realidad aumentada (AR) y realidad virtual (VR) en particular podrían ser un gran atractivo para los empleados, ya que tendrán que desplazarse hasta la oficina para usar este tipo de hardware.

No es tan difícil encontrarle utilidad a esta tecnología en su negocio. Hoy en día, varios sistemas de gestión de aprendizaje (LMS) destacados ofrecen integraciones con plataformas AR y VR, lo que permite agregar elementos interactivos a los materiales de capacitación que ya utiliza.

Por ejemplo, H&R Block utiliza la realidad virtual para entrenar a los empleados de su call center. Ponen a los nuevos agentes en una llamada simulada con un avatar virtual para que puedan practicar la empatía y la escucha activa antes de interactuar con clientes reales. Los resultados hablan por sí solos (contenido en inglés y exclusivo para clientes de Gartner): este programa de formación ayudó a reducir a la mitad los clientes insatisfechos y el 70% de los empleados de la empresa dijeron que preferían la capacitación con realidad virtual a los métodos tradicionales.

Conseguir la aceptación del RTO depende de un plan que funcione tanto para las empresas como para los empleados 

De acuerdo con nuestra encuesta, del 20% de los empleados que ahora deben trabajar más días en el lugar de trabajo de su empresa que hace un año, la mayoría (57%) se siente inconforme al respecto. No tiene por qué ser así. 

Ten en cuenta los conocimientos de Schawbel y nuestras recomendaciones tecnológicas cuando tu empresa reevalúe o diseñe una política de RTO:

• Adopta un modelo híbrido con programación flexible basada en software.
• Dale prioridad a mejorar la experiencia de los empleados con la ayuda de sistemas de reconocimiento e implicación de los empleados.
• Considera invertir en tecnología innovadora como VR y AR para mejorar los materiales de capacitación in situ de tu LMS (si es que tienes).

El siguiente paso es trabajar con los líderes de tu empresa para determinar cuáles de estos enfoques aplicar y en qué momento. Mejora tus posibilidades de éxito considerando de antemano si se necesita presupuesto o capacitación adicional para implementar alguna estrategia que requiera más esfuerzo.

Una vez que estés listo para implementar nuevas pautas de regreso a la oficina, asegúrate de documentarlas y comunicarlas en toda la organización para que las expectativas queden claras.