¿Qué es un LMS? Administra fácilmente el aprendizaje online de tus empleados o alumnos

Este artículo fue publicado originalmente el 30 de septiembre del 2019 y se actualizó el 20 de diciembre del 2022.

Una plataforma LMS te ayuda a gestionar los cursos que imparte tu organización. Desde la creación de temarios y asignaturas hasta informes que reporten el avance de los alumnos o usuarios. 

¿Estás buscando el mejor sistema para gestionar la formación online de tus empleados o alumnos? Entonces deberías saber qué es una plataforma LMS.

Empecemos por las siglas: ¿qué significa LMS? LMS es el acrónimo en inglés de Learning Management Software que quiere decir sistema o plataforma de gestión de aprendizaje. Es una herramienta que facilita la formación en línea, registra y hace seguimiento de los resultados de los estudiantes. Ayuda a la organización a coordinar las clases y actividades tanto con usuarios que están en las instalaciones como los que están a distancia. Por ejemplo, pueden leer el material desde su celular o computadora, después resolver el cuestionario en línea, que automáticamente evalúa e informa de su progreso.

¿Qué es un LMS y para qué sirve?

Un LMS es una herramienta que da soporte a empresas o a instituciones educativas en su infraestructura y estrategia de formación y entrenamiento de empleados y alumnos. Esto quiere decir que una plataforma LMS almacena todos los cursos en un solo lugar, tanto como si se trata de la capacitación para el cumplimiento de seguridad de los trabajadores de una fábrica, un curso online de diseño en 3D, la actualización de las políticas corporativas de la empresa, o una plataforma para practicar matemáticas, por mencionar algunos ejemplos.

Un software LMS cuenta con dos portales principales (dirigido a distintos tipos de usuarios):

• Interfaz administrativa: este portal es el que usan los administradores, profesores y personas que se dedican a crear, organizar e impartir los cursos. Desde esta sección se diseñan los temarios, el calendario del curso, se suben y guardan los recursos (material de estudio, videos, PDFs, etc.)
• Interfaz de usuario: este portal es el que ven los alumnos y/o empleados. Es el portal al que acceden para realizar la formación, prácticas o exámenes. Desde esta sección se entra a las aulas virtuales para tomar una clase, a los links de los videos educativos o a la sección de preguntas frecuentes.

¿Para qué sirve un LMS? Sirve para gestionar cualquier tipo de educación virtual que ofrezca una organización. Por ejemplo:

• Un curso online que imparta una universidad.
• El onboarding o proceso de incorporación de un nuevo empleado, quién tiene que aprender a usar el software de la empresa o la cultura de la compañía.
• La formación de clientes de un proveedor de software para que aprendan a utilizar el producto o servicio que han comprado. 

Además, con este tipo de software también puedes identificar los puntos débiles de los alumnos y/o trabajadores, así como cubrir los vacíos de comunicación mediante su funcionalidad de reportes, la cual informa del desempeño de los mismos.

Estas plataformas incluso pueden hacer que la formación sea más divertida, más interesante y ayudan a retener información de una manera más eficaz. 

¿Cuáles son las características de un LMS?

La función principal de un LMS es crear, almacenar y administrar el material de educación. Cuando un usuario inicia sesión en la plataforma LMS, la primera página que ve es el portal, desde ahí puede navegar a diferentes áreas para realizar su capacitación. Verá la biblioteca del curso que debe completar y podrá escoger la lección que quiera hacer en ese momento.

Las características principales de una plataforma de gestión de aprendizaje se pueden resumir en las siguientes:

Administración de cursos: gestionar aspectos como dar de alta o baja los cursos, controlar el número de usuarios de cada curso, notificar evaluaciones, asignar o reasignar responsables de módulos, centralizar en una base de datos los materiales educativos. 

Edición de cursos: crear y poder modificar aspectos como la duración, calendario y recursos de cada curso.

Proporcionar la interfaz de usuarios: presentar el portal al que acceden los estudiantes, desde el cual pueden ir a una clase en vivo, una clase pregrabada, la biblioteca con el material de estudio, foros para comunicarse con otros estudiantes o con los profesores, etc.

Registrar y reportar el historial de los estudiantes: guardar la información y el progreso de cada usuario, crear informes que muestren tendencias y que ayuden a ubicar puntos débiles de los usuarios de las temáticas impartidas.

Compatible con dispositivos móviles: tener una versión responsive o diseñada para smartphones o tablets, de esta forma los usuarios pueden acceder a los cursos desde cualquier dispositivo móvil y tener una buena experiencia de uso.

Ciertas LMS ofrecen características adicionales, ya sea dentro de los módulos del curso o fuera de ellos. Por ejemplo:

Social Learning (aprendizaje vía redes sociales): Permite a los usuarios interactuar entre ellos o con los profesores por medio de foros, mensajes instantáneos y correos electrónicos.

Gamificación: La gamificación convierte las clases en juegos que captan la atención de los estudiantes, ayuda a retener mejor la información del material y hacen que un LMS sea más divertido de usar.

Ventajas de un software LMS 

Los dos grupos principales que usan los sistemas de gestión de aprendizaje son instituciones educativas o empresas. Estas son algunas de las ventajas que ofrece un LMS a cualquiera de estas organizaciones:

• Optimiza tiempo y dinero, no hace falta que los alumnos se desplacen físicamente a un lugar, tampoco hace falta imprimir material de estudio, agiliza los análisis del rendimiento y progreso del alumno.
• Permite flexibilidad al alumno, quién puede cursar las materias de forma remota y en la hora que mejor le convenga.
• El contenido de los cursos se encuentra en una base de datos que se puede acceder y ser editada en cualquier momento. 
• Se puede reasignar profesores o responsables y notificar fácilmente a los alumnos o usuarios.
• Es escalable, aumentar o disminuir el número de alumnos o de cursos ocurre solo de forma digital. Es cierto que puede que se tenga que invertir más dinero o espacio virtual pero no es comparable con lo que implica escalarlo de forma física o presencial.

Estos dos grupos pueden dar prioridad a diferentes características de un mismo software o escoger diferentes plataformas conforme a sus necesidades. 

Las instituciones educativas tienden a tener un gran volumen de usuarios y una diversa cantidad de cursos que pueden variar su contenido frecuentemente. Por lo que su principal preocupación puede ser la escalabilidad y los reportes.

Las empresas se suelen preocupar más por el funcionamiento del sistema, si resulta estéticamente atractivo, si es consistente y si puede hacer que el material del curso sea más entretenido y atractivo para sus empleados.