¿Qué es el software de capacitación y formación?

El software de capacitación y formación (también conocido como software de e-learning o software informático para el aprendizaje) ayuda a las entidades educativas y empresariales a impartir y gestionar programas de capacitación y aprendizaje. Estos sistemas ayudan a los usuarios a diseñar cursos para su público, asignar programas de formación y supervisar el progreso de los alumnos. Los sistemas de gestión de la formación suelen personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de las organizaciones. También ofrecen herramientas como registro en cursos, realización de exámenes, seguimiento de certificaciones, organización de conferencias, seguimiento de habilidades y creación de informes.

Ventajas del software de capacitación

• Mejorar la implicación del empleado: los empleados participativos aportan más a sus organizaciones y se quedan más tiempo en la empresa que los empleados no comprometidos. La capacitación del personal existente suele ser más rentable que el gasto en contratación y formación de nuevos empleados. Los sistemas de gestión de la formación pueden ayudar a los empleados de mayor rendimiento a obtener habilidades adicionales, continuar su desarrollo profesional y contribuir al crecimiento de la empresa. Todo ello aumenta la implicación del empleado.
• Ofrecer una capacitación más flexible: el software de capacitación proporciona una mayor flexibilidad, ya que permite impartir formaciones tanto en aulas u oficinas como online. Los empleados también tienen la libertad de formarse a su propio ritmo sin que ello influya en su carga de trabajo diaria.
• Reducir los gastos administrativos: el software de formación ofrece estructuras de cursos optimizadas, recordatorios automáticos por correo electrónico, paneles de rendimiento y gestión de certificaciones. Todo ello reduce los costos generales y los esfuerzos del equipo de formación y desarrollo.

Funciones comunes del software de formación

• Gestionar la formación impartida por instructores: facilitar las actividades del aula, como programación y registro de cursos, organización de materiales y distribución de la formación.
• Gestionar cursos: crear y editar cursos de formación, asignarlos a los alumnos y supervisar su rendimiento.
• Definir rutas de aprendizaje: agrupar cursos y designar materiales para realizar la formación en un orden secuencial específico.
• Llevar a cabo una formación mixta: ofrecer rutas de aprendizaje que combinen la formación presencial con sesiones online.
• Aprender en un entorno digital: consultar materiales y seguir la formación desde plataformas móviles.

Consideraciones a la hora de comprar un sistema de gestión de la formación

• Asistencia al cliente: el software para capacitación de personal suele necesitar de cierta personalización para adaptarse a las necesidades únicas de cada empresa. Para asegurarte de poder ofrecer los recursos adecuados a tus empleados, elige un proveedor de sistemas de gestión de la formación que pueda ajustarse a tus necesidades. Antes de comprar un programa, evalúa con detenimiento la asistencia al cliente que ofrece el proveedor de software de capacitación. Si es posible, prueba los distintos canales de asistencia (como teléfono, soporte por correo electrónico o chat en tiempo real).
• Coste total de propiedad: cada programa de gestión de capacitación y formación empresarial es diferente, por lo que, si diriges una pequeña empresa, puede resultar difícil realizar una comparación directa. Antes de tomar una decisión de compra, deberías calcular el costo total de propiedad. Ten en cuenta factores como la instalación, la asistencia al cliente, el almacenamiento de los datos, la formación y la implementación para asegurarte de que la solución elegida se adapta a tu presupuesto.

Tendencias relevantes en software para capacitación de personal

• Realidad virtual (RV): con la creciente adopción de la RV, los sistemas de gestión de la formación se modernizarán ampliamente. Según un estudio de Capterra, las tecnologías de formación actuales (como videos o casos de estudio circunstanciales) se convertirán en experiencias inmersivas y prácticas que escenificarán situaciones realistas para el alumno. La adopción de la RV es cada vez mayor, por lo que es de esperar que el costo de las herramientas de desarrollo de RV disminuya.
• Gamificación: el software de capacitación con componentes lúdicos continúa transformando el mercado de los sistemas de gestión de la formación. La gamificación aporta herramientas como puntos, niveles, tablones de logros y distintivos. Algunas empresas, como Duolingo o McDonald's, han integrado con éxito la gamificación en sus módulos de formación.
• Microaprendizaje: la tendencia de dividir la formación en pequeñas píldoras es cada vez más popular, ya que reduce la inversión de tiempo del alumno y el trastorno en sus horarios cotidianos. Además, el microaprendizaje comienza a ser un enfoque educativo por sí mismo en lugar de servir como complemento a las lecciones tradicionales. Según un estudio de Capterra, el microaprendizaje ofrece distintas ventajas, como reducir el costo de la capacitación y aumentar la participación.