¿Qué es el software para punto de venta?

El software para punto de venta (POS) es un requisito clave para todo tipo de comercios minoristas, ya sean tiendas, restaurantes o supermercados. Este software permite a los comercios minoristas aceptar y procesar pagos además de sincronizar, supervisar y gestionar otros aspectos del negocio como el personal, la gestión de inventario, las ventas y la gestión de compras.

El software para POS suele adquirirse junto con un hardware y accesorios compatibles, como monitor, caja registradora, escáner de códigos de barras, impresora de recibos y lector de tarjetas. Este ecosistema suele instalarse cerca de la entrada o salida del comercio.

Ventajas del software para punto de venta

Hoy en día, la complejidad de gestionar un negocio es cada vez mayor, por lo que ya no es posible seguir empleando las prácticas operativas tradicionales del comercio minorista. Para que tu empresa pueda competir con otras más grandes y nuevas, necesitas herramientas avanzadas. Un sistema para POS bien implementado te ayudará a lograrlo. La instalación de un sistema para POS en tu comercio minorista ofrece muchas ventajas:

• Acelerar la ejecución de las operaciones: un minorista tiene que gestionar múltiples operaciones a diario, como compra y distribución de materiales, planificación de personal, gestión de citas y procesamiento de pagos. Tradicionalmente, era necesario contar con mucho personal y múltiples registros para introducir todos estos datos. Ahora, sin embargo, los minoristas pueden registrar toda la información en un único sistema para POS y ahorrar tiempo. Estas soluciones también permiten gestionar mejor a los empleados, facturar las compras de los clientes con precisión y cobrar más rápido.
• Gestionar el inventario con eficacia: los sistemas para POS actuales pueden gestionar distintos inventarios de existencias de múltiples tiendas. Así, la empresa conoce siempre el stock disponible y puede establecer reglas de reabastecimiento para evitar la falta de existencias. Los sistemas para POS modernos son incluso capaces de analizar el historial de compras y ofrecer recomendaciones para próximas compras.
• Crear informes exhaustivos: supervisar las ventas, los ingresos y los beneficios es una tarea tediosa, sobre todo cuando tienes que registrar las transacciones en papel u hojas de cálculo. Los sistemas para POS registran todas las transacciones en una plantilla predefinida o personalizada. Esto ayuda a los minoristas a identificar qué artículos se venden más y cuáles menos para crear así estrategias de marketing que aumenten las ventas.

Funciones comunes del software para punto de venta

• Gestionar inventarios: supervisar el proceso de pedir, almacenar y realizar un seguimiento de las existencias para garantizar un suministro fluido e ininterrumpido.
• Procesar pagos: aceptar, verificar y procesar pagos de clientes realizados mediante distintos canales, como efectivo, cheques, monederos digitales y tarjetas.
• Supervisar las ventas: monitorizar las existencias vendidas a lo largo de un período de tiempo y registrar el rendimiento del equipo de ventas.
• Gestionar descuentos: trabajar con distintos tipos de códigos promocionales y programas de fidelización para ofrecer descuentos a los clientes y aumentar las ventas.
• Escanear códigos de barras: escanear productos usando sus códigos de barras o etiquetas similares y supervisar la entrada y salida de artículos de la tienda.
• Procesar firmas electrónicas: firmar documentos digitalmente en el sistema ahorrando tiempo y papel.

Consideraciones a la hora de comprar software para punto de venta

• Expectativas del POS: estas soluciones se ofrecen en un amplio rango de precios. Es más fácil seleccionar una solución cuando conoces tus requisitos en cuanto a características, funciones, presupuesto y servicios. Ten en cuenta los requisitos tanto del personal como de los clientes. Anticipa las necesidades futuras y comprueba si el proveedor seleccionado ofrece o no dichas funciones.
• Usabilidad del software: la alta rotación de empleados en el sector es un buen motivo para adquirir un software para POS que todo el personal pueda usar fácilmente. Con una solución fácil de usar, todos los empleados podrán trabajar con el software al finalizar la formación. Es vital probar la usabilidad y la curva de aprendizaje de la solución. Para ello, nada más útil que las demos y pruebas gratuitas.
• Coste total de propiedad: el coste de implementar un POS puede variar de unos pocos cientos a miles de dólares. Su precio dependerá de la opción de implementación, el número de accesorios y el plan de pago que elijas. Algunos proveedores cobran cuantiosas sumas por los accesorios compatibles, mientras que otros piden una tarifa recurrente. La mayoría de los software para POS son compatibles únicamente con su propio hardware, por lo que tendrás que tener en cuenta todos los costes (fijos y ocultos) antes de realizar la compra.

Tendencias relevantes en software para punto de venta

• Los pagos móviles y las tablets para POS están de moda: los clientes realizan cada vez más pagos con sus monederos móviles en lugar de hacerlo con efectivo o tarjetas. Se espera que el valor de las transacciones procesadas en el mercado de tecnologías de pago de nueva generación crezca desde los 4200 millones de USD en 2018 hasta los 14 000 millones de USD en 2022. Por ello, los proveedores están comenzando a añadir en sus sistemas capacidades de transacción con monederos móviles. Además, el software para POS ya se ejecuta en tablets e iPads en lugar de en aparatosas cajas registradoras. Los clientes ya no van al punto de venta; es el punto de venta el que va a los clientes.
• Los sistemas para POS reciben capacidades de IA: sabemos que con datos y analíticas se toman mejores decisiones empresariales. Hoy en día, los sistemas para POS son ya inteligentes. El software con inteligencia artificial (IA) puede registrar datos sobre clientes, ventas, métodos de pago, velocidad de reabastecimiento de existencias, etc. Es una información vital que permite saber qué compran los clientes y con qué frecuencia. Con ella, los minoristas pueden planificar sus compras, segmentar a los clientes y tomar decisiones de marketing más inteligentes. La IA también permite a los sistemas para POS detectar las transacciones fraudulentas.