¿Qué es el software de gestión de contactos?

El software de gestión de contactos permite almacenar, supervisar y gestionar la información de los contactos de una organización. Los sistemas de gestión de contactos ayudan a las organizaciones a funcionar de manera más eficaz distribuyendo la información de contacto más actualizada a clientes, contratistas, vendedores y demás en todos los niveles y ubicaciones. Con estos sistemas, las empresas pueden gestionar e impulsar a los clientes potenciales, archivar las interacciones con sus clientes, registrar las tareas de los empleados, crear informes analíticos de participación y programar eventos y tareas.

Ventajas del software de gestión de contactos

• Distribuir la información de contacto. El sistema de gestión de contactos supervisa y almacena la información de contacto en una base de datos en la nube con acceso universal. Estas soluciones permiten clasificar a personas y empresas en distintos grupos, como clientes potenciales, clientes, proveedores, empleados, etc. Los usuarios también pueden otorgar permisos a empleados específicos para acceder a ciertos grupos. Con estas funciones, las pequeñas empresas pueden acceder a datos de contacto esenciales en cualquier momento y mejorar su eficiencia, precisión y flexibilidad.
• Obtener inteligencia comercial enriquecida. Para realizar un trabajo de ventas y marketing bien fundamentado, es necesaria la supervisión de los contactos. Los sistemas de gestión de contactos pueden realizar un seguimiento de los clientes a lo largo del ciclo de ventas y compilar información valiosa sobre lo que funciona y lo que no. Las pequeñas empresas pueden emplear esta inteligencia comercial para tomar decisiones inteligentes y basadas en hechos.
• Brindar atención al cliente. Un sistema de gestión de contactos adecuado puede mejorar la atención al cliente de muchas maneras. El historial de interacción ayuda a los empleados a ofrecer una asistencia relevante y personalizada a los clientes ofreciendo datos sobre su anterior experiencia con la empresa. Algunas aplicaciones de gestión de contactos pueden recopilar solicitudes de soporte, asignarlas a agentes e incluso programar devoluciones de llamadas para que los clientes no tengan que esperar. Todas estas funciones ayudan a aumentar la satisfacción y la retención de clientes.

Funciones comunes del software de gestión de contactos

• Supervisar las interacciones: seguir las actividades diarias como transferencia de contactos, correos electrónicos y programación de tareas.
• Importar y exportar contactos: transferir contactos entre múltiples fuentes de datos.
• Buscar y filtrar contactos: buscar y filtrar contactos en toda la base de datos.
• Base de datos de contactos: mantener una base de datos con un registro de todos los contactos e información como última interacción, seguimiento y actividades.
• Sistemas de calendario y recordatorio: añadir notas a contactos individuales y fijar recordatorios para los seguimientos programados.
• Campos personalizables: añadir, eliminar y renombrar campos de almacenamiento de datos de los contactos. La personalización ayuda a registrar distintos conjuntos de datos de contacto para diferentes campañas.
• Compartir contactos: compartir contactos con otras aplicaciones, como Gmail o soluciones de software CRM.

La categoría de software de gestión de contactos te ayuda a preseleccionar las opciones que mejor se adapten a tu negocio filtrando las funciones que deseas.

Consideraciones a la hora de comprar software de gestión de contactos

• Obtén las funciones que necesitas a la primera. Según un estudio de Capterra, el 66 % de las empresas que cambiaron su sistema de gestión de contactos lo hicieron porque la solución elegida inicialmente carecía de las funciones que necesitaban. Puede que las soluciones asequibles o de moda no ofrezcan las herramientas que realmente necesita tu empresa; por lo tanto, asegúrate de invertir en un sistema que resuelva las necesidades únicas de tu negocio.
• Infórmate de cuánto durará la transición. El paso a un nuevo sistema de gestión de contactos puede ser un proceso largo. Desde que la dirección toma una decisión hasta la implementación del software y la formación de los empleados pueden pasar meses (o incluso años). Un estudio de Capterra indica que el 80 % de las empresas tardaron 18 meses en implementar su software de gestión de contactos. Algunas soluciones son de adopción más rápida que otras, así que es importante equilibrar el tiempo de implementación con tus objetivos a largo plazo.
• Busca integraciones estratégicas con otros sistemas. Es posible que la solución de gestión de contactos más adecuada para tu empresa sea aquella que puede integrarse a la perfección con tu software actual. El software de gestión de contactos es, por muchos motivos, el centro crítico que conecta tus sistemas. Puedes integrar tu solución con redes sociales, correo electrónico, inventario, gestión de proyectos, creación de informes y mucho más. Crea un ecosistema con el que poder maximizar todas tus herramientas de software.

Tendencias relevantes en software de gestión de contactos

• Las interfaces de usuario conversacionales ofrecerán una mejor atención al cliente. Los chatbots inteligentes en el software de gestión de contactos ofrecerán una mejor asistencia inicial a los clientes. Las interfaces de usuario conversacionales llevan un tiempo en el mercado, pero su tecnología es cada vez más sofisticada y permite reducir el volumen de tickets de los empleados, dando como resultado soluciones más rápidas y ahorro en costes. Según una investigación de Capterra, el 68 % de las pequeñas y medianas empresas usan ya o planean usar interfaces de usuario conversacionales en un plazo de uno o dos años.
• Las analíticas en tiempo real mejoran la interacción entre clientes y agentes. Los agentes de los centros de contacto suelen mantener cientos de interacciones con los clientes. A partir de los miles de datos que generan estas interacciones, es posible crear perfiles detallados de los clientes que ayuden a los agentes a comunicarse de la mejor manera posible en sus interacciones futuras. Las analíticas ayudan a capturar estos puntos de datos en tiempo real durante las llamadas. Además, la inteligencia de sentimientos impulsada por analíticas es capaz de medir las características del cliente calculando distintos parámetros, como nivel de estrés, estado de ánimo y volumen de la conversación. Con estas funciones, los agentes pueden interactuar con los clientes de manera más eficaz.