¿Qué es el software de gestión de obras?

El software de gestión de obras , o software para gestión de proyectos de construcción, ayuda a constructores, contratistas y subcontratistas del sector a gestionar sus flujos de trabajo de construcción. Los sistemas de gestión de obras funcionan, básicamente, como soluciones de gestión de proyectos. Cuentan con funciones adicionales como gestión de documentos, gestión de presupuestos y ofertas, contabilidad, automatización de flujos de trabajo y gestión de recursos. 

Estas soluciones ayudan a constructores, ingenieros y arquitectos a comunicar los progresos del trabajo, supervisar costes y gastos, planificar recursos y realizar un seguimiento de los plazos del proyecto. El software de gestión de obras también se conoce como software de contratistas.

Ventajas del software de gestión de obras

• Visibilizar en tiempo real el ciclo de vida del proyecto: los sistemas de gestión de obras ofrecen una única fuente de información para todas las partes implicadas, desde los albañiles hasta los directores generales. En comparación con los métodos manuales, estos sistemas facilitan el seguimiento de los gastos del proyecto, permiten abordar los problemas críticos en cuanto surgen y mitigan los retrasos debidos a errores imprevistos. 
• Optimizar la asignación de trabajo: con los sistemas de gestión de obras, los gerentes pueden asignar proyectos y tareas a los distintos empleados con unos pocos clics. Así, todo el mundo conoce sus tareas diarias con antelación y se evitan posibles confusiones. Los gerentes también reciben notificaciones cuando algo no sale según lo previsto o cuando una tarea no se ha completado en el plazo establecido. 

Funciones comunes del software de gestión de obras

• Gestionar ofertas: invitar y aceptar ofertas de subcontratistas y otros terceros, analizar y comparar ofertas para seleccionar la mejor opción, enviar solicitudes de información y gestionar un repositorio centralizado con todos los detalles de la oferta. 
• Gestionar documentos: crear, supervisar, almacenar y gestionar todos los documentos relacionados con el proyecto y el personal. Así, todos los interesados pueden buscar fácilmente la documentación que necesiten.
• Gestionar proyectos: crear un flujo de trabajo paso a paso para cada proyecto.
• Supervisar presupuestos/costes del trabajo: asignar y registrar los costes de finalización de cada proyecto, tarea y subtarea y compararlos con la estimación presupuestada. 
• Gestionar contratos: mantener un repositorio centralizado de todos los contratos y acuerdos entre tu empresa y los clientes, proveedores, vendedores y terceros implicados. El software también ayuda a supervisar los hitos relacionados con los contratos. 
• Gestionar hojas de tiempos: realizar un seguimiento de las horas de trabajo reales de los empleados. 

Consideraciones a la hora de comprar software de gestión de obras

El software de gestión de obras es fundamental para ejecutar los proyectos de manera eficiente y rentable, ya que facilita la gestión general de la construcción y permite ejecutar múltiples proyectos simultáneamente sin solapamientos o retrasos innecesarios. Dicho esto, es importante que elijas el software adecuado para las necesidades de tu empresa; debes considerar los siguientes aspectos cuando selecciones un software de gestión de obras.

• Coste total de propiedad: el coste de los sistemas de gestión de obras depende de múltiples factores. Aunque algunos proveedores tradicionales siguen ofreciendo implementación local por un precio único fijo, la mayoría de ellos comercializan soluciones basadas en la nube con distintos modelos de precios. Algunas herramientas de gestión de obras basadas en la nube ofrecen sólidos paquetes de funciones para un número ilimitado de usuarios en lugar de cobrar una cuota fija periódica por cada proyecto gestionado. Otras ofrecen proyectos ilimitados y su precio depende del número de usuarios. Tu empresa debe determinar qué modelo de precios se adapta mejor a las necesidades según el número total de usuarios y los costes/frecuencia de los proyectos. 
• Formación y soporte incluidos en la solución: ya que todos en la constructora, desde la alta dirección hasta los supervisores de campo, usan los sistemas de gestión de obras, es fundamental que todos los empleados aprendan a usar el sistema. Antes de adquirir una solución, evalúa los módulos de formación ofrecidos por los diferentes proveedores y pregunta por sus términos y oferta de soporte. 

Tendencias relevantes en software de gestión de obras

• El software basado en IA refuerza las herramientas de gestión de obras: los sistemas modernos de gestión de obras incluyen analíticas avanzadas de datos y capacidades de inteligencia artificial. Las empresas constructoras se apoyan considerablemente en estos sistemas, que no solo recopilan datos de múltiples fuentes en tiempo real sino que, además, ofrecen información valiosa para el negocio. Las capacidades integradas de aprendizaje automático e inteligencia artificial ayudan a los altos directivos a comprender los problemas del proceso, buscar mejores enfoques y mejorar ciertas tareas, como los registros de mano de obra, la facturación del proyecto y la estimación del trabajo. 
• Los wearables son lo último en gestión de obras: las empresas constructoras están adoptando a gran velocidad el uso de wearables inteligentes en sus operaciones cotidianas. Estos wearables (por ejemplo, gafas y chaquetas inteligentes o sensores adheridos a la ropa de trabajo) ayudan a los usuarios a recopilar datos sobre la productividad, eficiencia y seguridad de los trabajadores. Los datos se comparten en tiempo real con el software de gestión de obras para analizar las condiciones laborales y evaluar el rendimiento del personal en base a distintos estándares. Estas tecnologías ayudan a minimizar el tiempo de inactividad, comprobar la disponibilidad de equipos, evitar flujos de trabajo peligrosos, garantizar la seguridad de los trabajadores y mucho más.