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Sistema de seguimiento de candidatos
El sistema de seguimiento de candidatos o herramienta ATS, por sus siglas en inglés para Applicant Tracking System, permiten a las organizaciones gestionar fácilmente el proceso de contratación y hacer seguimiento del proceso de reclutamiento manteniendo una base de datos de candidatos y puestos de trabajo. La herramienta ATS de reclutamiento puede utilizarse para recopilar información sobre los candidatos y, a continuación, filtrar, clasificar y cotejar las aptitudes de los candidatos con los requisitos del puesto. Es decir, con un software ATS, los equipos de contratación pueden encontrar más fácilmente a los candidatos adecuados para varios puestos de trabajo. Muchos software ATS incluyen una interfaz que permite a los responsables de contratación gestionar todas las ofertas de empleo de la empresa. Otras funciones clave de los sistemas ATS son el seguimiento de candidatos, la programación de entrevistas, el procesamiento de nóminas y el envío automático por correo electrónico de documentos como cartas de oferta de trabajo a los nuevos contratados. Existen sistemas ATS adecuados para cualquier tamaño de empresa, ya sea una pequeña o una gran corporación. Compara las reseñas, características y precios de los productos para encontrar el mejor Applicant Tracking System para tu empresa en México. Leer más Mostrar menos
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Guía de Compra de Sistema de seguimiento de candidatos
Tabla de contenido
Redacción: Bruno Peláez y Brian Westfall
Información esencial para la compra de sistemas de seguimiento de candidatos
El sistema de seguimiento de candidatos (ATS) permite a las organizaciones formalizar sus procesos de contratación y mantener una base de datos con información de los candidatos. Mediante un ATS, los empleadores pueden almacenar solicitudes de empleo y currículums, evaluar a los candidatos en función de los requisitos de contratación y analizar los datos de contratación para obtener información importante.
Los encargados de las entrevistas y procesos de contratación, así como los responsables de RR. HH. suelen ser los principales usuarios del software ATS, pero los responsables de las contrataciones también pueden utilizar un ATS para evaluar a los candidatos y programar entrevistas. El propietario o el director ejecutivo de las empresas más pequeñas que no tienen un responsable dedicado a la contratación puede utilizar un ATS para publicar ofertas de empleo.
La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos del mercado cobran una tarifa de suscripción mensual. Los costos de los sistemas más populares pueden variar desde tan solo 180 USD (aprox. 3,510 MXN) al mes para un sistema básico utilizado por un puñado de usuarios hasta 2,800 USD (aprox. 54,615 MXN) al mes o más para una plataforma avanzada utilizada por cientos de usuarios [1].
Quienes compran un sistema ATS por primera vez deben tener en cuenta su presupuesto, sus necesidades de contratación y la capacidad del sistema para integrarse con su paquete de software de RR. HH. al evaluar sus opciones. Consultar con las partes implicadas para determinar las preguntas más importantes que debes plantear a los proveedores puede ayudarte a encontrar el sistema que mejor se adapta a tus necesidades. Puedes preguntar lo siguiente:
- ¿Qué puntos críticos en la experiencia de los candidatos abordará el software?
- ¿Qué tareas de reclutamiento se pueden automatizar mediante el software?
- ¿Qué métricas de reclutamiento se pueden rastrear y analizar con la ayuda del software?
- ¿Está el software más orientado a la contratación en grandes volúmenes, o a la búsqueda de talentos especializados altamente calificados?
¿Cuáles son los sistemas de seguimiento de candidatos con mejores reseñas?
Capterra identifica los mejores sistemas de seguimiento de candidatos de acuerdo con una fórmula patentada que toma en cuenta las calificaciones de los usuarios y la popularidad, lo que ayuda a las pequeñas empresas a encontrar de manera eficiente la solución de seguimiento de candidatos que mejor se adapta a sus necesidades. Estos son los cinco productos más reseñados de esta categoría:
Producto | Puntuación general | Puntuación en popularidad | Puntuación de las calificaciones |
---|---|---|---|
Breezy | 81/100 | 35/50 | 46/50 |
JobDiva | 80/100 | 33/50 | 47/50 |
Zoho Recruit | 78/100 | 31/50 | 47/50 |
ApplicantStack | 73/100 | 28/50 | 45/50 |
CEIPAL ATS | 72/100 | 23/50 | 49/50 |
/ Estos rankings toman en cuenta las calificaciones verificadas de los usuarios combinadas con los datos disponibles públicamente sobre la popularidad en las búsquedas web de cada programa:
- Puntuación de las calificaciones. Puntuación relativa del software basada en las calificaciones otorgadas por los usuarios en Capterra, ajustada en función de la cantidad y la antigüedad de las reseñas.
- Puntuación en popularidad. Popularidad relativa del software basada en las tendencias y en la presencia de los productos en la web.
¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?
Un sistema de seguimiento de candidatos, o ATS por sus siglas en inglés, es un tipo de software de reclutamiento que ayuda a las empresas a administrar su proceso de reclutamiento y realizar un seguimiento de los solicitantes de empleo a medida que avanzan en el proceso de contratación de la empresa.
Los sistemas de seguimiento de candidatos, que actúan como centro neurálgico de todas las necesidades de contratación y selección de personal de una empresa, permiten a los usuarios publicar ofertas de empleo, buscar candidatos, configurar su proceso de solicitud de empleo en línea y almacenar los currículums recibidos. Los usuarios también pueden programar entrevistas, solicitar verificaciones de antecedentes o utilizar los análisis para identificar los puntos críticos de la experiencia de un candidato.
Gartner considera los sistemas de seguimiento de candidatos como un subsegmento de un mercado más amplio: el de software de gestión de capital humano (HCM), que tuvo ingresos anuales de 22.4 mil millones USD con un crecimiento interanual del 11,7% en 2022 [2]. El año pasado, Capterra analizó 830 productos ATS diferentes [3], con 7,051 reseñas publicadas [4].
Precio del software ATS
La mayoría de los sistemas de seguimiento de candidatos que se encuentran en el mercado cobran una tarifa de suscripción mensual. Los costos de los sistemas más populares pueden variar desde tan solo 180 USD (aprox. 3,510 MXN) al mes para un sistema básico utilizado por un grupo pequeño de usuarios hasta 2,800 USD (aprox. 54,615 MXN) al mes o más para una plataforma ATS avanzada utilizada por cientos de usuarios.
- Los sistemas de seguimiento de candidatos de nivel inicial incluyen las funciones principales de seguimiento de solicitantes, perfiles de candidatos y publicación de empleos.
- Los productos avanzados tienen un precio más alto, y generalmente incluyen características adicionales como informes avanzados, puntuación automática de candidatos y marca personalizable.
Los compradores primerizos deben tener en cuenta que:
- La configuración, la personalización y la integración son los gastos iniciales más comunes.
- El mantenimiento y la atención al cliente son los gastos recurrentes más comunes.
El precio suele variar en función de la cantidad de usuarios o empleados que tengas, pero también puede depender de la cantidad de ofertas de trabajo que publiques o de la cantidad de solicitudes que recibas. Para incentivar la compra de contratos a más largo plazo, los proveedores de ATS pueden ofrecer un descuento si optas por una suscripción anual en lugar de una mensual.
Los compradores también pueden ahorrar dinero utilizando un ATS gratuito o uno que ofrezca una versión de prueba gratuita. Sin embargo, el software gratuito puede tener desventajas, como tener que alojar y reparar el sistema por ti mismo (en lugar de recibir asistencia de un proveedor).
Como referencia, el 51% de los compradores que buscan sistemas de seguimiento de candidatos con los que hablamos el año pasado tienen un presupuesto de entre 5 y 10 USD (aprox. 97 Y 195 MXN) por empleado al mes [5].
Características del software ATS
Todos los ATS ofrecen seguimiento de candidatos, perfiles de solicitantes, funciones de publicación de empleos y búsqueda de candidatos, y la mayoría tiene una variedad de características comunes, como gestión de solicitudes, almacenamiento de currículums y programación de entrevistas.
Características principales de los ATS
- Publicación de empleos. Publica, realiza un seguimiento y administra ofertas de empleo en múltiples canales. El 94% de los usuarios califica esta función como crítica o muy importante.
- Seguimiento de candidatos. Registra interacciones, notas y progresos logrados con los candidatos a un puesto de trabajo. El 93% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
- Perfiles de los candidatos. Realiza un seguimiento de la información del candidato, como el puesto al que aspira, sus calificaciones profesionales, experiencia, habilidades u otros atributos. El 91% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
- Búsqueda de candidatos. Busca de forma proactiva posibles contrataciones en línea para cubrir vacantes y crear canales de talentos.
Características comunes de los ATS
- Gestión de aplicaciones. Realiza un seguimiento, administra y almacena solicitudes de empleo. El 88% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
- Almacenamiento de currículums. Carga y almacena los currículums de los candidatos. El 84% de los usuarios califica esta función como crítica o muy importante.
- Gestión de trabajos. Crea y administra los roles de la empresa y los listados de trabajos. El 81% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
- Programación de entrevistas. Programa entrevistas con candidatos para un puesto de trabajo. El 79% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
- Incorporación (onboarding). Automatiza el proceso de convertir a los nuevos empleados en empleados legales.
- Alertas/notificaciones. Habilita las notificaciones emergentes o alertas por correo electrónico para diversos eventos.
- Gestión de evaluaciones. Crea, administra y califica las evaluaciones sobre las habilidades y los conocimientos de los candidatos.
- Verificación de antecedentes. Solicita y gestiona las verificaciones de antecedentes de los solicitantes de empleo.
- Herramientas de colaboración. Comparte mensajes, archivos y demás información importante con las partes implicadas en el reclutamiento.
- Gestión del flujo de candidatos. Realiza un seguimiento de los datos de las distintas etapas del proceso de contratación y reclutamiento.
- Análisis de currículum. Marca automáticamente las solicitudes de empleo y los currículums con palabras clave o frases importantes.
- Gestión del flujo de trabajo. Crea y supervisa los flujos de trabajo para las tareas de contratación repetitivas.
Principales beneficios de los ATS, de acuerdo con los usuarios
Comunicación más fluida entre reclutadores, candidatos y otras partes implicadas. Los usuarios afirman que las funciones del sistema de seguimiento de candidatos, como las notificaciones automáticas, el etiquetado de usuarios y la mensajería directa, mejoran la colaboración y la rapidez de respuesta.
“La herramienta de comunicación integrada facilita la interacción con los candidatos y el equipo interno, garantizando una colaboración fluida y una respuesta rápida a las consultas”
-Alfonso G., CEO en tecnología
La capacidad de personalizar el software de acuerdo con tu proceso de reclutamiento particular. Los usuarios afirman que su ATS tiene un montón de opciones de personalización que les permiten adaptar el software a sus necesidades y preferencias.
“Las plantillas personalizables y los flujos de trabajo automatizados han sido particularmente útiles para optimizar nuestros esfuerzos de reclutamiento y mantener la coherencia en la comunicación con los candidatos”
-Salome J., administradora de RR. HH. en hostelería
Seguimiento y conocimiento automatizado de candidatos. Los sistemas de seguimiento de candidatos rastrean automáticamente a los solicitantes a través de los procesos de reclutamiento y brindan datos que ayudan a mejorar esos procesos.
“Ayudó a organizar y sistematizar el seguimiento de candidatos, establecer informes para nuestros reclutadores internos y agilizar la recopilación de datos”
-Tatiana R., empleada de RR. HH. en tecnología y servicios de TI
Desafíos comunes del software ATS, de acuerdo con los usuarios
Al considerar los desafíos de los sistemas de seguimiento de candidatos, los usuarios generalmente citan problemas con errores o fallas del sistema que les impiden acceder a ciertas funciones.
El segundo desafío más mencionado es la velocidad. Algunos sistemas trabajan demasiado lento durante el funcionamiento normal o sufren problemas de rendimiento que provocan demoras.
El tercer problema más citado, más específico de los sistemas de seguimiento de candidatos, es el proceso de filtrado. Los usuarios dicen que los filtros no funcionan correctamente o no son muy útiles para mostrar solo los candidatos que están buscando.
Por último, los compradores deben ser conscientes de los desafíos que afectan a los candidatos. Si el proceso de solicitud configurado a través de tu software ATS no es adecuado, los solicitantes prometedores pueden abandonar la empresa. En una encuesta reciente de Capterra, el 30% de los candidatos no completaron una solicitud de empleo porque era demasiado confusa, el 29% porque requería demasiado tiempo y el 23% porque encontraron errores o fallas [6].
Asegúrate de investigar sobre estos problemas comunes al leer reseñas de los productos. Además, cuando pruebes diferentes sistemas de seguimiento de candidatos, pregunta a los proveedores sobre los problemas conocidos que pueden impactar en el rendimiento del sistema.
¿Para qué sirve el software ATS?
El análisis de nuestras extensas reseñas sobre ATS destaca sus casos de uso más comunes:
- Gestionar todo el proceso de reclutamiento de principio a fin. Los reclutadores utilizan su ATS como una ventanilla única para atraer, evaluar y contratar a los solicitantes de empleo.
- Crear y publicar ofertas de trabajo. Los usuarios publican ofertas de trabajo en varios lugares para atraer a la mayor cantidad de solicitantes de empleo: páginas de contrataciones internas, bolsas de trabajo externas o sitios de redes sociales.
- Seguir a los candidatos en múltiples vacantes de empleo. Funciones como el filtrado de solicitudes, la búsqueda de palabras clave y las notificaciones garantizan que ningún solicitante pase inadvertido.
- Colaborar con los gerentes en las decisiones de contratación. Los sistemas de seguimiento de candidatos permiten a los reclutadores comunicarse con los gerentes de contratación sobre los talentos requeridos y programar una cita para que los solicitantes se entrevisten con ellos.
¿A quiénes se dirigen el software ATS?
Debido a que el reclutamiento es una necesidad comercial multifuncional en la que deben participar empresas de todos los tamaños e industrias, los roles que utilizan el software ATS varían.
En una pequeña empresa, un propietario o gerente de contratación podría utilizar un ATS básico para publicar ofertas de empleo. En organizaciones más grandes con personal de RR. HH. dedicado, los reclutadores u otros especialistas en adquisición de talento podrían utilizar un ATS más avanzado para buscar candidatos, programar entrevistas e identificar cuellos de botella en el proceso de contratación.
Las notas de llamadas de nuestros asesores respaldan esta gran diversidad. Algunos de los tipos más comunes de usuarios que nos consultan sobre el software ATS son los directores de RR. HH. (12%), los gerentes de RR. HH. (11%) y los propietarios de empresas (8%).
El software ATS está diseñado para ser utilizado por las empresas que necesitan contratar empleados para satisfacer sus propias necesidades. Si eres parte de una agencia de contratación o de personal, existen software para agencias de reclutamiento y para agencias de personal cuyas funciones satisfacen las necesidades específicas de este tipo de empresas (como la gestión de los clientes).
La mayoría de las personas que nos han contactado en busca de software ATS durante el último año provienen de empresas con ingresos anuales de entre 6 y 25 millones USD que necesitan un sistema para dos a cinco usuarios.
Integraciones más comunes en los ATS
Según nuestras conversaciones con compradores de software ATS durante el año pasado, el 81% prefiere una suite integrada para sus necesidades. En lugar de un sistema de seguimiento de candidatos independiente, las empresas prefieren con más frecuencia comprar una suite integral de gestión de talentos o recursos humanos que no solo tenga capacidades de seguimiento de candidatos, sino que también permita cubrir otras necesidades de recursos humanos, como la gestión del desempeño y la motivación de los empleados.
Para los compradores que necesitan que su ATS se integre con otros sistemas, el análisis de nuestra extensa base de datos de reseñas revela que las tres categorías que se integran con mayor frecuencia con los ATS son el software de RR. HH., el software de reclutamiento y el software de verificación de antecedentes laborales.
Tendencias recientes del software ATS
La transparencia salarial se convierte en la norma: este 2024, el 40% de los líderes en contratación anticipan que su organización compartirá detalles salariales en las ofertas de trabajo de todas sus ubicaciones, frente al 15% en 2022 [7]. La transparencia salarial se ha vuelto cada vez más importante para atraer a los mejores talentos. Por lo tanto, el ATS no solo debe usarse para mantener la transparencia salarial de manera constante, sino también una herramienta de gestión de compensaciones (o un software similar) para garantizar que los salarios sean competitivos en tu área.
Obtén más información sobre cómo un sistema de seguimiento de candidatos puede ayudar a tu empresa
- 5 preguntas clave al evaluar candidatos durante entrevistas para call center
- Los 5 sistemas de administración de recursos humanos mejor valorados
- Consejos para una entrevista de trabajo por videoconferencia para empleadores y reclutadores
Fuentes
- Precios del software de Capterra. En el análisis de precios, solo se incluyen los productos con precios disponibles públicamente y los productos de software calificado que pertenecen a la misma categoría al momento de elaborar este artículo. Lee la metodología completa aquí. La conversión de divisas se basa en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y puede diferir con los tipos de cambio actuales.
- Market Guide for Talent Acquisition (Recruiting) Technologies, Gartner
- El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo.
- Reseñas de Capterra. Las reseñas de Capterra se recopilan a partir de usuarios verificados de productos de software individuales. En este informe, analizamos las reseñas del año anterior a la fecha de elaboración. Lee la metodología completa.
- Notas de las llamadas de los asesores de Capterra: Los resultados se basan en los datos de las conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra mantuvo con pequeñas y medianas empresas que buscaban un software de seguimiento de candidatos. En este informe, analizamos las interacciones telefónicas del año anterior a la fecha de elaboración. Lee la metodología completa.
- La encuesta sobre inteligencia artificial para buscadores de empleo de Capterra se realizó en julio de 2024 entre 2997 encuestados de Estados Unidos (n: 250), Canadá (n: 250), India (n: 250), Brasil (n: 250), México (n: 250), Reino Unido (n: 250), Francia (n: 247), Italia (n: 250), Alemania (n: 250), España (n: 250), Australia (n: 250) y Japón (n: 250). El objetivo del estudio fue comprender los factores implicados en los procesos de contratación potenciados por IA y qué tan frecuente es el uso de las herramientas de IA entre los solicitantes de empleo. Se seleccionó a los encuestados que estaban buscando trabajo activamente.
- 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, Gartner