15 años ayudando a las empresas mexicanas
a elegir el mejor software

Sistema de gestión documental

El sistema de gestión documental automatiza el proceso de gestión de documentos, desde la creación hasta el almacenaje, en toda la empresa, aumentando la eficiencia y reduciendo el coste y el desorden de mantener registros en papel. El software de gestión documental ofrece soluciones para una amplia gama de necesidades de documentación, desde elementos de baja especificidad y gran volumen, como formularios estándar, hasta elementos de bajo volumen y muy específicos, como correspondencia personal. El software de gestión de documentos guarda relación con el software de gestión de activos informáticos digitales y el software para gestión de conocimiento.

Software destacado

Software con más opiniones

Explora los productos con más opiniones de nuestros usuarios en la categoría Sistema de gestión documental

México Mostrar productos locales
Ofrecido como una solución web o de cliente para ayudarte a organizar, proteger y administrar tus documentos sin importar el tamaño de tu empresa. Descubre más sobre Dokmee DMS
Dokmee es un software DMS (sistema de gestión de documentos, por sus siglas en inglés) seguro y fácil de usar para la captura, el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación eficientes de documentos y el intercambio de archivos; todo a un precio atractivo. Dokmee se adapta a cualquier modelo de negocio y es el resultado de una tecnología de vanguardia desarrollada para garantizar una productividad y rentabilidad eficientes y optimizadas. Dokmee puede integrarse rápida y fácilmente en empresas de cualquier tamaño en múltiples sectores. Descubre más sobre Dokmee DMS

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
El Software Daruma potencia el control de los documentos y garantiza el cumplimiento, gracias al fortalecimiento del conocimiento organizacional. Descubre más sobre Daruma
Daruma es un Software de gestión de calidad / QMS que apoya de manera integral la administración, control y mejoramiento de los sistemas de gestión y el cumplimiento de las regulaciones específicas para respaldar la calidad de los productos y servicios de las organizaciones, facilitando la productividad, competitividad y excelencia a través de la automatización del control documental, la gestión de auditorías, estrategias, gestión de proveedores y planes de acción en sectores como ciencias de la vida, industria automotriz, servicios y salud. Descubre más sobre Daruma

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Somos un CLM altamente integrable, que impulsa la colaboración entre áreas en la gestión contractual cumpliendo con las regulaciones locales. Descubre más sobre Webdox
𝗘𝗰𝗼𝘀𝗶𝘀𝘁𝗲𝗺𝗮 𝗶𝗻𝘁𝗲𝗹𝗶𝗴𝗲𝗻𝘁𝗲 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝗹𝗮 𝗴𝗲𝘀𝘁𝗶𝗼𝗻́ 𝘆 𝗳𝗶𝗿𝗺𝗮 𝗱𝗲 𝗰𝗼𝗻𝘁𝗿𝗮𝘁𝗼𝘀 Webdox, líder en Contract Lifecycle Management Software en América Latina, impulsa la eficiencia empresarial conectando gerencias legales y áreas de negocio. Con presencia en 13 países de Latinoamérica y más de 500 clientes, ha originado una robusta red de colaboración contractual que cumple con las regulaciones locales y se adapta a los mercados de cada país, garantizando seguridad de la información, promoviendo relaciones de negocios más justas, eficientes y transparentes. Descubre más sobre Webdox

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
ShareGate es una eficiente solución de administración de Microsoft 365 lista para usar. Descubre más sobre ShareGate
Desde grandes migraciones hasta operativas cotidianas de Teams y SharePoint. ShareGate es una eficiente solución de administración de Microsoft 365 lista para usar. Con la confianza de más de 75 000 administradores de TI, ShareGate convierte Microsoft 365 en el entorno colaborativo y seguro que debería ser. Comienza a limpiar usuarios en cuestión de minutos, crea tu estrategia de gestión centrándote en las buenas prácticas y automatiza el autoservicio con procesos sencillos para los usuarios. Descubre más sobre ShareGate

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Bitrix24 es una plataforma de gestión de documentos gratuita que utilizan más de 12 millones de empresas en todo el mundo. Disponible en la nube y como solución local. Descubre más sobre Bitrix24
Bitrix24 es una plataforma de gestión de documentos gratuita que utilizan más de 12 millones de empresas en todo el mundo. Disponible en la nube y de manera local (acceso de código abierto). Unidad personal, de grupo y de empresa; sincronización de archivos; uso compartido de archivos; acceso móvil; edición de documentos en línea y sin conexión; edición multiusuario y más. Descubre más sobre Bitrix24

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Aplicación basada en la web diseñada para almacenar, crear y editar hojas de cálculo y documentos en línea. Hay plantillas, gráficos y comentarios disponibles.
Aplicación basada en la web diseñada para almacenar, crear y editar hojas de cálculo y documentos en línea. Hay plantillas, gráficos y comentarios disponibles. Descubre más sobre Google Docs

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Sistema de intercambio de archivos que te permite transferir contactos, fotos, videos y eventos del calendario.
Google Drive es un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos desarrollado por Google. Lanzado el 24 de abril de 2012, Google Drive permite a los usuarios almacenar archivos en los servidores propios, sincronizar archivos entre dispositivos y compartir archivos. Descubre más sobre Google Drive

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Dropbox Business es la solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos que los empleados adoran y en la que confían los administradores de TI. Comienza gratis hoy mismo.
Dropbox Business es un espacio de trabajo central que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y favorece un trabajo fluido. Todo el contenido del equipo está en un solo lugar, lo que facilita la colaboración y el enfoque en el trabajo importante. Dropbox Business cuenta con la confianza de más de 300 000 equipos de negocios en todo el mundo y de más del 50 % del Fortune 500 gracias a sus funciones de sincronización de archivos, colaboración, administración y seguridad líderes en el sector que crecen junto con los equipos. Descubre más sobre Dropbox Business

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Paquete de productos de colaboración para equipos y pequeñas empresas. Conferencias en la web, intercambio de archivos y programación en la nube.
Paquete de productos de colaboración para equipos y pequeñas empresas. Conferencias en la web, intercambio de archivos y programación en la nube. Descubre más sobre Google Workspace

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Un conjunto integrado de aplicaciones incluye correo electrónico, calendario y libreta de direcciones a las que se accede a través de Internet en horario ininterrumpido.
Un conjunto integrado de aplicaciones incluye correo electrónico, calendario y libreta de direcciones a las que se accede a través de Internet en horario ininterrumpido. Descubre más sobre Microsoft 365

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Software de intercambio de archivos basado en la web que te permite tener acceso y compartir archivos y fotos en PC, Mac, Android e iOS.
Software de intercambio de archivos basado en la web que te permite tener acceso y compartir archivos y fotos en PC, Mac, Android e iOS. Descubre más sobre OneDrive

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
DocuSign está cambiando la forma en que se hacen los negocios al permitir que cualquier persona realice transacciones en cualquier momento, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo con confianza.
DocuSign está cambiando la forma en que se realizan las actividades al permitir que más de 250 000 empresas y más de 100 millones de usuarios en 188 países envíen, firmen y gestionen acuerdos en cualquier momento, en cualquier lugar, en cualquier dispositivo con confianza. DocuSign reemplaza la impresión, el envío de faxes, el escaneo y los documentos impresos durante la noche a la hora de realizar transacciones comerciales. Su tecnología permite a las organizaciones de todos los tamaños, sectores y lugares hacer que cada acuerdo sea completamente digital para que la vida y los negocios sigan avanzando. Descubre más sobre Docusign

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Administra el ciclo de vida del contenido con programas de retención flexibles, preservación para el descubrimiento defendible y administración de la eliminación.
Actualiza tu estrategia de gestión de la información mediante la gestión del ciclo de vida in situ que tu organización necesita para reducir el riesgo, pero sin afectar la productividad. Agiliza la forma en que administras el ciclo de vida del contenido que impulsa los procesos de negocios gracias a programas de retención flexibles, preservación para el descubrimiento defendible y gestión de la eliminación. Descubre más sobre Box

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Visualización y uso compartido de aplicaciones y escritorio, herramientas de anotación, mensajería instantánea, diapositivas web y pizarras.
Visualización y uso compartido de aplicaciones y escritorio, herramientas de anotación, mensajería instantánea, diapositivas web y pizarras. Descubre más sobre Microsoft SharePoint

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
monday.com Work OS permite crear, centralizar, realizar un seguimiento y automatizar fácilmente todos los procesos de documentos de tu organización.
Con monday.com Work OS puedes crear, almacenar y administrar todos los documentos y formularios en un solo lugar. Automatiza la creación y las aprobaciones de documentos para aumentar la eficiencia y minimizar los errores, compartir y colaborar en documentos en tiempo real y maximizar la seguridad al centralizar todo en un solo lugar. Realiza un seguimiento y revisa ediciones anteriores a través de la búsqueda de documentos. Estandariza los procesos de documentos para mantener a tu equipo en sintonía. monday permite una gestión de documentos más eficiente y en un espacio de trabajo colaborativo. Descubre más sobre monday.com

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Confluence puede ser tu única fuente de información veraz. Utiliza esta herramienta para almacenar y compartir información de manera eficiente en toda tu organización.
Las organizaciones usan cada vez más recursos digitales. Se acabaron los días en que los documentos importantes se guardaban en papel. Únete al movimiento digital haciendo que Confluence sea tu única herramienta de software de gestión documental. Aumenta tu eficiencia al crear una única fuente de información veraz y distribuir información importante en toda la organización con un solo clic. Descubre más sobre Confluence

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Wrike es un software de colaboración usado para gestionar documentos con revisión visual, colaboración en tiempo real y tablas Kanban.
Wrike es un software de gestión del trabajo usado por más de 20 000 empresas. Optimiza la gestión de documentos con almacenamiento de archivos contextual y en la nube. Comparte documentos con tareas y formularios, acorta ciclos de aprobación con revisiones visuales y etiqueta rápido a tus compañeros para cualquier archivo. Agiliza entregas con más de 400 integraciones de Wrike, incluido otro software de gestión de documentos. Acceso rápido a documentos, actualizaciones y debates sobre tareas. Descubre más sobre Wrike

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Solución de gestión de proyectos local y basada en la nube que permite a empresas de todos los tamaños gestionar notas, tareas, proyectos, bases de datos y más.
Solución de gestión de proyectos local y basada en la nube que permite a empresas de todos los tamaños gestionar notas, tareas, proyectos, bases de datos y más. Descubre más sobre Notion

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Aplicación que te permite crear, editar y ver cualquier documento de Microsoft Word, hoja de cálculo de Excel y archivo de Powerpoint.
Aplicación que te permite crear, editar y ver cualquier documento de Microsoft Word, hoja de cálculo de Excel y archivo de Powerpoint. Descubre más sobre LibreOffice

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
BIM 360 es la herramienta perfecta para los gestores de proyectos, de campo y BIM para acelerar la entrega, ahorrar dinero y reducir el riesgo.

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Microsoft Word, el procesador de texto más popular del mundo.
Microsoft Word es un procesador de texto que permite crear documentos impresionantes y mejorar la escritura con funciones inteligentes integradas. Descubre más sobre Microsoft Word

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Jotform, el generador de formularios más fácil, ayuda a crear formularios en línea y recopilar datos, todo ello sin necesidad de escribir una sola línea de código.
Jotform, el generador de formularios más fácil, te ayuda a crear formularios en línea. Jotform Cards es una de las 2 opciones disponibles en Jotform, una herramienta de creación de formularios en línea. Mientras que los formularios clásicos presentan preguntas, todas en una página, los formularios creados con las tarjetas JotForm formulan preguntas de una en una. Jotform Cards está optimizado para aumentar las conversiones y está diseñado para mantener la atención de los clientes con funciones dinámicas e interactivas, que incluyen controles deslizantes de emojis, barras de progreso, microanimaciones entre otros. Descubre más sobre Jotform

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Solución incorporada de intercambio de archivos disponible en todos los dispositivos Apple. Todos los archivos, fotos, notas y mensajes se almacenan en un solo lugar.
Solución incorporada de intercambio de archivos disponible en todos los dispositivos Apple. Todos los archivos, fotos, notas y mensajes se almacenan en un solo lugar. Permite acceder a todos los archivos desde múltiples dispositivos con iCloud Drive y protege los datos con copias de seguridad automáticas. Descubre más sobre iCloud

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
Aplicación gratuita para administrar archivos PDF, solos o en bloque, en la web. Combina, comprime, divide y convierte archivos PDF en cuestión de segundos.
Aplicación gratuita para administrar archivos PDF, solos o en bloque, en la web. iLovePDF ofrece un conjunto de herramientas para fusionar, comprimir, dividir, convertir, agregar marcas de agua y desbloquear archivos PDF en cuestión de segundos. iLovePDF también convierte desde/a los principales formatos de Office, como Power Point, Excel y Word. Descubre más sobre iLovePDF

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros
PandaDoc es una herramienta integral para crear, editar, enviar y firmar electrónicamente formularios y otros documentos, además de hacer seguimientos, de forma rápida y sencilla.
PandaDoc es una herramienta integral para crear, editar y firmar electrónicamente formularios, además de hacer seguimientos, de forma rápida y sencilla. Descubre la mejor forma de generar formularios profesionales. Cierra más negocios con un número ilimitado de firmas electrónicas, plantillas reutilizables, edición en la aplicación, integración de CRM y soporte de agentes en directo 24/7. Nuestro usuario medio crea un formulario en menos de 4 minutos, con un incremento del 20 % en las tasas de cierre. 50 000 empresas ya automatizan los formularios, aceleran los procesos y consiguen más negocios. ¡Únete! Descubre más sobre PandaDoc

Funcionalidades

  • Controles o permisos de acceso
  • Firma electrónica
  • Recuperación de archivos
  • Herramientas de colaboración
  • Clasificación de documentos
  • Conversión de archivos
  • Control de versiones
  • Uso compartido de archivos
  • Seguimiento de la conformidad
  • Almacenamiento seguro de datos
  • Creación de documentos
  • Integraciones de terceros

Guía de Compra de Sistema de gestión documental

¿Qué es el sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental te ayuda a crear, almacenar y compartir documentos, desde formularios y contratos estándar hasta correspondencia individual. Estos programas incluyen funciones como captura de imágenes, búsqueda de documentos y gestión de accesos que permiten a los usuarios consultar fácilmente los documentos de su empresa.

¿Cuáles son las ventajas del sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental ayuda a la transformación digital de tu empresa eliminando la necesidad de gestionar manualmente documentos administrativos.

A continuación se presentan algunas de las ventajas que ofrecen los programas de gestión documental:

  • Acceder a los documentos en cualquier momento y lugar
  • Colaborar mediante el intercambio de archivos y documentos relacionados
  • Proteger los documentos vitales de la empresa ante accesos no autorizados, cibercrimen, ransomware y desastres naturales
  • Reducir los costes relacionados con el almacenamiento de documentos físicos

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión de documentos?

  • Captura de documentos: aprovechar la tecnología de captura de imágenes para digitalizar documentos impresos. Las plataformas más avanzadas ofrecen reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y funciones de búsqueda.
  • Almacenamiento de documentos: almacenar, acceder, compartir y editar documentos en una plataforma común.
  • Búsqueda en texto completo: encontrar archivos y documentos relevantes introduciendo palabras clave en un campo de búsqueda.
  • Control de accesos/permisos: gestionar los permisos de acceso a documentos para personas o grupos específicos y controlar quién puede ver y/o editar los documentos.
  • Herramientas de colaboración: compartir documentos con personas o grupos y permitir que los editen y añadan comentarios.
  • Archivo de documentos: crear un repositorio centralizado en el que almacenar datos confidenciales y archivados para su referencia futura.

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de gestión documental?

  • Capacidades de integración: para usar de manera óptima un software de gestión documental, los usuarios deben integrarlo con otros sistemas clave para el negocio como los de contabilidad, gestión de relaciones con los clientes (CRM) o Recursos Humanos. Estas integraciones te ayudarán a aprovechar todas las capacidades de almacenamiento e intercambio de documentos de tu sistema de gestión documental. Además, podrás realizar búsquedas de texto en la documentación de toda la empresa. Al integrar un software de gestión documental con, por ejemplo, una solución de contabilidad, los usuarios pueden indexar y almacenar documentos financieros y contables para acceder a ellos fácilmente cuando se realicen auditorías internas o externas.
  • Seguridad de los datos: las pequeñas empresas se enfrentan a amenazas de seguridad de datos externas (como filtraciones y hackeos) e internas (como robo de datos por parte de empleados). Un software para control de documentos y registros es el que almacena todos los documentos importantes de la empresa, por lo que es más susceptible a recibir ataques de este tipo. Para evitar por completo la pérdida de datos, asegúrate de que el sistema de gestión documental que elijas esté equipado con los últimos protocolos y metodologías de seguridad, como cifrado avanzado estándar (AES) de 256 bits y cifrado SSL/TLS (capa de sockets seguros/seguridad en capas de transporte).
  • Escaneado e imagen de documentos: el escaneado y creación de imágenes de documentos permite escanear documentos en papel y clasificarlos mediante palabras clave. El almacenamiento digital y una correcta clasificación facilitan a los usuarios la búsqueda de documentos. Algunos productos también ofrecen funciones de OCR, que convierte los documentos manuscritos en formatos digitales. Aquellos compradores que trabajen con muchos documentos físicos deberían preseleccionar productos que incluyan esta función.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de gestión de documentos?

  • Las empresas buscan integrar estrechamente su software de gestión de proyectos y su software de gestión documental: la colaboración suele abarcar a distintos equipos dentro de una misma empresa. Para mejorar la eficiencia operativa, las empresas están adoptando herramientas unificadas que ahorran tiempo y esfuerzo a los usuarios. Por ello, cada vez más empresas buscan integrar su solución de gestión de proyectos con el software de gestión documental para que los usuarios puedan compartir documentos mientras trabajan en un proyecto.
  • El futuro de la gestión de documentos es móvil: el uso de dispositivos móviles va en aumento, así que las pequeñas empresas priorizan las capacidades móviles. Cabe esperar que los proveedores ofrezcan cada vez más servicios móviles, como interfaces adaptables, aplicaciones móviles y portales de cliente.