Las herramientas de gestión del tiempo supervisan el tiempo total empleado por los trabajadores en tareas y proyectos. Este software registra el tiempo de trabajo, la retribución horaria y las tarifas facturadas a los clientes; toda esta información se usa para automatizar la facturación y gestionar las nóminas.

Ventajas de las herramientas de gestión del tiempo

• Supervisar eficazmente a los trabajadores remotos y freelance: las empresas emplean cada vez más personal móvil, una tendencia que plantea distintos desafíos para la gestión del tiempo. Resulta frustrante tener que supervisar por separado la asistencia y tiempo de trabajo de cada freelance o empleado remoto. Las herramientas de gestión del tiempo registran la asistencia y el tiempo trabajado por los empleados y recopilan la información en un panel para los gerentes. Algunos software de gestión del tiempo también ofrecen la función de captura de pantalla automatizada. Con ella, los usuarios pueden monitorizar el tiempo total que emplean los trabajadores remotos y freelance en actividades no relacionadas con el trabajo.
• Gestionar nóminas de manera eficiente: el cálculo de nóminas es un proceso laborioso. Con el fin de calcular el sueldo de los trabajadores, los gerentes de nóminas tienen que coordinarse con los empleados y sus respectivos gerentes para recopilar distintos tipos de información, como hojas de tiempos, retribución horaria, registros de permisos y pago de horas extras. El software de gestión del tiempo registra las entradas y salidas de los trabajadores y presenta informes con el total de horas trabajadas y los permisos disfrutados. Estos programas también incorporan otros factores para el cálculo de las nóminas, como pluses e incentivos.

Funciones comunes de las herramientas de gestión del tiempo

• Supervisar las horas facturables y no facturables: realizar un seguimiento de las horas facturables y no facturables relacionadas con un proyecto.
• Supervisar los tiempos online: registrar los tiempos de los empleados y las tareas con aplicaciones online a las que se puede acceder mediante navegador, aplicación móvil o aplicación de escritorio.
• Registrar tiempos automáticamente: registrar las horas de entrada y salida de los empleados y calcular el número de horas trabajadas. Los usuarios también pueden registrar los tiempos usando métodos biométricos y otros medios de registro electrónicos.
• Crear una base de datos de empleados: almacenar información de contacto de personal y datos sobre el estado de los proyectos.
• Calcular las horas extras: registrar y gestionar las horas extras de los empleados.

Consideraciones a la hora de comprar herramientas de gestión del tiempo

• Acceso móvil: debido a la creciente tendencia de emplear personal remoto, el acceso móvil es ya una necesidad en el actual mercado de software. Las aplicaciones móviles de gestión del tiempo permiten a los trabajadores remotos registrar sus horarios, enviar solicitudes de permisos y comprobar las modificaciones en sus horarios allá donde estén. Ciertos productos ofrecen también seguimiento GPS, que indica a los gerentes el tiempo empleado por los trabajadores en las ubicaciones de los clientes. Si tu empresa cuenta ya con políticas de trabajo para empleados remotos o piensa implementarlas en un plazo de dos a tres años, evalúa los productos que ofrezcan esta funcionalidad.
• Requisitos de cumplimiento: hoy en día las empresas están sujetas a distintas normativas de cumplimiento, tanto locales como nacionales, relacionadas con los salarios y las nóminas. Por ejemplo, la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) de Estados Unidos obliga a las empresas a adherirse a unos estrictos estándares en cuanto a salarios mínimos y el pago de horas extras, imponiendo severas sanciones a aquellas que infrinjan la ley. Un software de gestión del tiempo con capacidad de supervisar el cumplimiento alerta a los gerentes si los empleados trabajan más horas de las recomendadas y garantiza que las horas extras se incorporen a la nómina de los empleados. Los programas de gestión del tiempo también proporcionan informes estandarizados de cumplimiento. Elabora una lista con las normativas y regulaciones que debe cumplir tu empresa y selecciona sistemas de gestión del tiempo en consecuencia.

Tendencias relevantes en herramientas de gestión del tiempo

• La inteligencia artificial (IA) es el futuro de los sistemas de gestión del tiempo: la necesidad de contar con métodos eficaces para registrar el tiempo de trabajo alimenta la demanda de IA en las herramientas de gestión del tiempo. Ciertas tecnologías de IA, como el reconocimiento facial, ofrecen a los proveedores de herramientas de gestión del tiempo soluciones infalibles para registrar los tiempos de los empleados. Además de automatizar el registro de los tiempos de los empleados, estos métodos evitan que unos trabajadores fichen en nombre de otros. Es de esperar que en los próximos cinco años surjan más casos de uso de sistemas de gestión del tiempo con IA.
• La adopción de chatbots está al alza: la adopción de chatbots crece a mayor velocidad que nunca. A tenor de esta tendencia, los proveedores de herramientas de gestión del tiempo han comenzado a explorar distintos casos de uso con chatbots en sus soluciones de software. Los chatbots, por ejemplo, pueden interactuar con los empleados para registrar el estado de sus tareas actuales. La información se rellena automáticamente en las hojas de tiempos y se elimina así la necesidad de supervisar manualmente la actividad de los empleados.