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Programa para agendar citas
El programa para agendar citas agiliza el proceso de programación de clientes, pacientes y reuniones. El software para agendar citas fomenta la eficiencia al eliminar las reservas duplicadas y automatiza la programación de citas recurrentes. El sistema para agendar citas también permite a los empleados tener acceso en tiempo real a los calendarios de sus compañeros, hacer cambios en el sistema directamente desde la interfaz de programación y ofrecer a los clientes las opciones de citas más adecuadas. El software para agendar citas suele incluir herramientas de recordatorio que ayudan a garantizar la asistencia a las reuniones y citas programadas. El software para agendar citas guarda relación con el software para planificación de personal, los programas de citas médicas y el sistema de reservas. Descubre y compara los diferentes programas para agendar citas y elige el más adecuado para tu negocio en México. Leer más Mostrar menos
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Funcionalidades
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- Programación de grupos
- Citas recurrentes
- Gestión de calendarios
- Acceso móvil
- Pagos en línea
- Creación de informes y estadísticas
- Programación automatizada
- Gestión de citas
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Guía de Compra de Programa para agendar citas
Tabla de contenido
Redacción: Bruno Peláez y Molly Burke
Información sobre la compra de un software básico para agendar citas
El software para agendar citas optimiza el proceso de programar las citas de los clientes, pacientes y compañeros de trabajo, promoviendo la eficiencia al eliminar las reservas duplicadas y automatizar la programación de citas recurrentes. Además, proporciona a los empleados y proveedores de servicios acceso en tiempo real a los horarios de sus compañeros de trabajo, así como a los propios, permitiéndoles realizar cambios directamente desde la interfaz de programación y ofrecer a los clientes las opciones de citas más adecuadas.
Los administradores de oficinas, gerentes de empresas y emprendedores utilizan este software para gestionar fácilmente sus citas con clientes, solicitantes de empleo y compañeros de trabajo. Sus usuarios suelen trabajar en sectores como la salud, el bienestar y fitness, los servicios al consumidor y la industria médica.
La mayoría de los programas para agendar citas cobran una cuota mensual. Los planes básicos comienzan desde 4,59 USD (aprox. 100 MXN) al mes, con precios que varían según factores como las características y la cantidad de usuarios [1]. Las herramientas avanzadas y premium, que tienen precios más elevados, incluyen características y funcionalidades adicionales. Los planes de precios premium y avanzados varían entre 6,86 USD (aprox. 136 MXN) y 137 USD (aprox. 2,725 MXN) por mes.
Quienes vayan a adquirir este tipo de software por primera vez deben evaluar los proveedores considerando su presupuesto, los usuarios finales y las integraciones esenciales. Antes de realizar la inversión, es importante hacer las siguientes preguntas a los proveedores:
- ¿Se integra bien el software con el calendario del negocio, creador de sitios web y software CRM existentes?
- ¿Ofrece el software una experiencia amigable a los usuarios externos, como clientes o candidatos a un puesto de trabajo?
- ¿Incluye esta herramienta funciones que satisfacen las necesidades del negocio, como acceso móvil, sincronización de calendarios y pagos en línea?
- ¿Qué tan personalizables son las plantillas de notificaciones por SMS y correo electrónico que ofrece esta herramienta?
¿Cuáles son los mejores sistemas de software para agendar citas?
Capterra identifica los mejores programas para agendar citas de acuerdo con una fórmula patentada que toma en cuenta las calificaciones de los usuarios y la popularidad, lo que ayuda a las pequeñas empresas a encontrar de manera eficiente el software para agendar citas que mejor se adapta a sus necesidades. Estos son los cinco productos más reseñados de esta categoría:
Producto | Puntuación general | Puntuación en popularidad | Puntuación de las calificaciones |
---|---|---|---|
Calendly | 99/100 | 50/50 | 49/50 |
Vagaro | 94/100 | 46/50 | 48/50 |
Doodle | 93/100 | 46/50 | 47/50 |
Acuity Scheduling | 89/100 | 42/50 | 47/50 |
Mindbody | 89/100 | 44/50 | 45/50 |
Estas clasificaciones se determinan con un método que combina las calificaciones de los usuarios verificados y los datos de la popularidad de las búsquedas disponibles públicamente en la web:
- Puntuación en popularidad: medida relativa de la popularidad del software basada en las tendencias de búsqueda en la web, la presencia en línea del producto y la cantidad y actualidad de sus reseñas.
- Puntuación de las calificaciones: puntaje relativo del software basado en las valoraciones promedio (en una escala de 1 a 5) de los usuarios en Capterra, ajustado según la cantidad y la actualidad de las reseñas.
¿Qué es un software para agendar citas?
El software para agendar citas permite a las empresas programar, gestionar y hacer seguimiento de las citas, sesiones o reuniones con clientes. La herramienta automatiza el proceso de reserva para notificar a los proveedores de servicios y a los clientes sobre las próximas reservas y pagos. Funciona como una plataforma centralizada que recopila toda la información relacionada con las citas, incluidos los nombres de los clientes y proveedores de servicios, sus necesidades, documentos, fechas de vencimiento y pagos (si es necesario). Además, el panel de informes de la herramienta realiza un seguimiento de múltiples reuniones con métricas como la tasa de éxito, la tasa de ausencias y la tendencia general de programación, para identificar brechas y optimizar el proceso de reservas.
El software para agendar citas también permite a los clientes programar, reprogramar o cancelar citas por su cuenta mediante un portal en línea dedicado. Todas las reuniones programadas son visibles para ambas partes en el calendario compartido integrado.
Capterra ofrece información sobre 866 soluciones para agendar citas [2] y ha publicado 8,965 reseñas de este tipo de software durante el último año [3].
Precios del software para agendar citas
La mayoría de los productos de software para agendar citas cobran una suscripción mensual. El costo mensual puede variar según varios factores, como las características, el número de usuarios, los requisitos de infraestructura y el tamaño del negocio, entre otros. Los planes de precios básicos comienzan desde 4,59 USD (aprox. 100 MXN) al mes. Los planes de precios premium y avanzados oscilan entre 6,86 USD (aprox. 136 MXN) y 137 USD (aprox. 2,725 MXN) al mes.
- Las herramientas básicas para agendar citas ofrecen funcionalidades esenciales, como notificaciones de confirmación y recordatorios, además de reservas en línea.
- Un producto premium o avanzado, con un precio más alto, generalmente incluye características adicionales, como acceso desde dispositivos móviles, sincronización de calendarios y una base de datos de clientes.
Quienes vayan a comprar este tipo de software por primera vez deben tener en cuenta estos factores:
- La implementación, integración y personalización suelen conllevar costes iniciales.
- El mantenimiento y soporte técnico suelen figurar como costes recurrentes.
También están disponibles las versiones de programas para agendar citas gratis y las pruebas gratuitas del software de pago.
- Versión gratuita. Los planes gratuitos ofrecen acceso a funciones básicas, y son ideales para empresas con presupuestos limitados.
- Prueba gratuita. Las empresas pueden probar el software mediante planes de prueba de hasta 14 días. Las pruebas gratuitas pueden ofrecer a los usuarios acceso total o limitado a las características del software.
Características del software para agendar citas según la evaluación de los usuarios
Todos los programas para agendar citas incluyen funcionalidades para confirmar y recordar citas, así como reservar en línea. La mayoría también ofrece una base de datos de clientes, acceso móvil y opciones de pago en línea, además de funciones para programar automáticamente citas recurrentes.
Características principales del software para agendar citas
- Confirmación y recordatorios. Permite confirmar las citas con los clientes y enviar recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS sobre las reservas exitosas, próximas citas y pagos pendientes. El 87% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Reserva en línea. Ofrece portales donde los clientes pueden programar, reprogramar o cancelar citas en función de los horarios disponibles. Esta característica también permite acceder a las cuentas de los clientes para obtener los detalles pertinentes y cerrarlas en caso de disputas o finalización del servicio. El 85% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
Características CRM comunes y con valoraciones altas
- Gestión de citas. Programa, modifica o cancela citas. El 91% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Gestión de calendario. Permite gestionar horarios y reuniones mediante un calendario integrado. El 84%de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Gestión de clientes. Gestiona los detalles de contacto y la comunicación con los clientes. El 80% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Acceso móvil. Posibilita el acceso remoto al software desde dispositivos móviles. El 78% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Gestión de disponibilidad. Supervisa y analiza la disponibilidad de recursos para ayudar a planificar y optimizar la prestación de servicios a los clientes. El 78% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Base de datos de clientes. Almacena electrónicamente la información de contacto de los clientes. El 73% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Programación automatizada. Genera horarios automáticamente según las necesidades de la empresa o la disponibilidad y cualificación de los empleados. El 64% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Pagos en línea. Es una página web de pagos donde los clientes pueden pagar facturas mediante diversos métodos, como tarjetas de débito y crédito, banca en línea y más. El 57% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
- Citas recurrentes. Programa citas repetitivas en intervalos de tiempo específicos. El 52% de los usuarios considera esta característica como muy importante.
Ventajas principales del software para agendar citas identificadas por los usuarios
Facilita las reservas: los usuarios afirman que el software para agendar citas mejora las relaciones con los clientes al permitirles reservar citas de forma flexible y sencilla desde sus dispositivos móviles.
"Una de las características destacadas es su sistema de reserva de citas sin complicaciones, que permite a los clientes agendar consultas, sesiones de coaching profesional y revisiones de currículum con facilidad."
–Rahul G., consultor de RR. HH., recursos humanos
Reduce las ausencias: los usuarios afirman que este software envía automáticamente confirmaciones de reuniones y notificaciones de recordatorio a los clientes, ahorrando tiempo y evitando la mayoría de las ausencias.
"Sus recordatorios por correo electrónico y mensaje de texto me permitieron reducir la tasa de inasistencia en un 60%, y su CRM me ayudó a gestionar todas las citas en un solo lugar."
–Rishi G., fundador y CEO, marketing y publicidad
Previene conflictos de programación: los usuarios afirman que la capacidad del software de programación de citas para sincronizar varios calendarios de usuarios ayuda a evitar reservas dobles y retrasos en los plazos.
"[Nuestro producto] se integra sin esfuerzo con nuestros calendarios existentes, ayudándonos a evitar conflictos de programación y a mantenernos organizados. Esta sincronización garantiza que nunca perdamos reuniones o citas importantes, incluso al manejar plazos ajustados y múltiples proyectos simultáneamente."
–Collins O., gerente de proyectos, hospital y atención sanitaria
Inconvenientes más habituales del software para agendar citas identificados por los usuarios
En lo que respecta al software para agendar citas, los usuarios mencionan con mayor frecuencia los problemas relacionados con la cancelación de citas. Los procesos de cancelación complicados, las notificaciones inconsistentes de cancelación y los errores al reprogramar pueden generar confusión y retrasos entre los clientes y los proveedores de servicios.
Muchos usuarios también enfrentan problemas técnicos con su software, y algunos afirman que es difícil acceder al servicio de asistencia por parte de los proveedores. Entre los problemas comunes se encuentran tiempos de carga lentos, reenvío forzado de formularios, errores de programación y agentes de servicio al cliente inaccesibles o ineficaces.
Otro inconveniente se relaciona con el procesamiento de pagos. Los usuarios informan que tienen que lidiar con altas tarifas por procesamiento de tarjetas de crédito en algunas transacciones; y se encuentran regularmente con que los pagos de los clientes se categorizan de forma incorrecta en las funciones de informes.
Cuando hables con un proveedor de software para agendar citas, haz las siguientes preguntas para evitar encontrarte con los problemas antes mencionados:
- ¿Con qué frecuencia el equipo de TI lanza actualizaciones de software para corregir errores conocidos?
- ¿Qué tan rápido aborda y resuelve las consultas el equipo de servicio al cliente?
- ¿Se ofrece capacitación y soporte personalizado como parte de la suscripción?
- ¿Qué métodos de pago de clientes admite este software? ¿Alguno de estos cobra tarifas adicionales?
¿Para qué se usa el software para agendar citas?
El análisis de un extenso conjunto de reseñas sobre los programas para agendar citas destaca que los casos de uso más habituales son los siguientes:
- Optimizar el proceso de reserva de citas para los clientes: este software proporciona una interfaz fácil de usar para que los clientes reserven citas en el momento que prefieran, ya sea desde un ordenador o un dispositivo móvil.
- Automatizar recordatorios de citas: el software programa automáticamente recordatorios de citas que se envían tanto a los clientes como a los proveedores de servicios, manteniendo a todos informados sobre los eventos del calendario.
- Sincronizar calendarios para asegurar disponibilidad: este software sincroniza múltiples calendarios para mostrar la disponibilidad de los usuarios, reduciendo el riesgo de reservas dobles.
Muchos de los programas para agendar citas están diseñados para industrias específicas:
- Software para programación de citas médicas
- Software para programación de pacientes
- Software para programación de reuniones
- Software para programación de turnos de enfermería
- Software para programación de muelles
- Software para programación de constructoras
¿Quién utiliza el software para agendar citas?
El software para agendar citas es utilizado por empresas de todos los tamaños y sectores para reservar servicios, sesiones y reuniones, tanto internas como externas a la organización, incluyendo citas con clientes, reservas, reuniones y entrevistas con candidatos a puestos de trabajo. Este mercado de software también abarca a los proveedores que se enfocan en sectores e industrias específicas, como la medicina, RR. HH. y construcción, así como salud y bienestar.
Los datos de las reseñas de Capterra revelan que los principales usuarios del software para agendar citas suelen desempeñar roles administrativos, gerenciales o empresariales. La mayoría pertenece a los sectores de salud, bienestar y fitness (20%), tecnología de la información y servicios (5%) y servicios al consumidor (5%).
Integraciones habituales del software para agendar citas
Tras analizar nuestra extensa base de datos de reseñas, identificamos que las tres categorías de software que los usuarios integran con mayor frecuencia con el software de programación de citas son: marketing por correo electrónico, creadores de sitios web y software para calendarios.
Estas integraciones permiten a los clientes acceder fácilmente a herramientas para agendar citas en línea, mantenerse al día con las notificaciones y recordatorios por correo electrónico, y ver la disponibilidad del proveedor de servicios. Ayudan a las empresas a optimizar el proceso de reserva de citas y a sincronizar calendarios en tiempo real para evitar reservas dobles y otros conflictos.
Tendencias recientes del software para agendar citas
Algunos proveedores de software para agendar citas están ofreciendo integraciones con servicios como la reserva de salas, la orientación dentro de edificios (también conocido como wayfinding) y la gestión de visitantes. Esto permite a las empresas que brindan servicios con citas presenciales gestionar mejor la experiencia desde el inicio hasta el final, facilitando que los usuarios reserven y localicen fácilmente los lugares de reunión designados [4].
La IA mejora la experiencia de los candidatos entrevistados: la IA ha mejorado significativamente las soluciones de programación de entrevistas en los últimos cinco años y sigue causando una buena impresión en los entrevistados. Permitir que los candidatos seleccionen las fechas disponibles mediante un software de programación de entrevistas hace que trabajar con tu empresa durante el proceso de reclutamiento sea más sencillo. Además, el envío automático de invitaciones a los asistentes a la entrevista reduce la carga administrativa de los reclutadores [5].
Fuentes
-
Datos de precios del software de Capterra: los productos evaluados para el cálculo de precios se tomaron de nuestro directorio de software para agendar citas. Los rangos de precios excluyen las versiones freemium de los productos. Las características destacadas se identificaron por su relevancia y el porcentaje de productos en nuestro directorio que las ofrecen. Consulta la metodología completa aquí. La conversión de divisas se basa en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y puede diferir con los tipos de cambio actuales.
-
El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo.
-
Datos de las reseñas en Capterra. Las reseñas de Capterra proceden de usuarios verificados de cada uno de los productos de software. Para elaborar este informe, hemos analizado las reseñas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Consulta la metodología completa.
-
Hype Cycle for Unified Communications and Collaboration 2024, Gartner
-
Innovation Insight: AI-Enabled Interview Technology to Improve Candidate Experience, Gartner