¿Qué es el software ERP?

El software ERP es un paquete integrado de aplicaciones que ayudan a las empresas a gestionar operativas clave como la contabilidad, las compras y ventas, las relaciones con los clientes, el inventario y los recursos humanos. A diferencia de otros sistemas que abordan flujos de trabajo específicos, los sistemas ERP son muy completos y ofrecen distintas funcionalidades para satisfacer las necesidades de toda tu organización. El sistema de planificación de recursos empresariales establece vínculos entre departamentos, optimiza el flujo de datos y agiliza el proceso de toma de decisiones.

¿Cuáles son las ventajas del software ERP?

Las ventajas del software ERP son:

• Visibilidad plena de tareas con una colaboración mejorada: el software ERP ofrece una visibilidad completa de los aspectos importantes de tu negocio. Así, los directivos sénior cuentan con una única fuente desde la que pueden visualizar los datos de los departamentos y del conjunto de la organización. Un programa ERP unificado facilita la comunicación y colaboración entre múltiples departamentos, lo cual ayuda a tu empresa y equipos a completar las tareas de manera fluida y eficiente.
• Flujos de trabajo más eficientes: los sistemas ERP acaban con la necesidad de introducir datos una y otra vez en múltiples puntos de contacto y distintos departamentos. Una vez introducidos, los datos se guardan en el sistema para que todos los usuarios puedan acceder a ellos. A medida que los productos o servicios pasan por las distintas fases de la cadena de suministro, los datos se actualizan automáticamente para el siguiente departamento sin que sea necesario introducir datos adicionales. Este sistema ahorra tiempo y mejora la eficiencia de los flujos de trabajo.

¿Cuáles son las funciones más comunes de los sistemas ERP?

Las funciones más comunes de los sistemas ERP son:

• Gestionar inventarios: mantener un registro de las existencias internas y gestionar los pedidos para evitar la falta de inventario y garantizar un funcionamiento fluido de la cadena de suministro.
• Gestionar las finanzas: recopilar datos financieros de tu organización y generar informes completos como libros generales, hojas de balance y declaraciones financieras.
• Gestionar los RR. HH.: mantener una base de datos completa de los empleados y gestionar los principales procesos de RR. HH. como reclutamiento, contratación, nóminas, formación y desarrollo.
• Crear informes/analíticas: analizar distintos flujos de trabajo, supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y generar distintos informes que ayuden al cumplimiento y respalden los debates de gestión.
• Gestionar almacenes: administrar las principales operaciones de almacén, como el movimiento de inventario, la ubicación de los elementos dentro del almacén y la realización de pedidos.
• CRM: registrar la información de los clientes, incluidos nombres y números de contacto, en una base de datos centralizada y organizada.

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software ERP?

• Define una estrategia de planificación de recursos empresariales clara antes de invertir en un programa ERP: los sistemas ERP son soluciones muy completas que suelen incluir distintos módulos y servicios integrados para los múltiples departamentos de la empresa, todo ello unificado en un solo software. La mayoría de empresas carecen de una estrategia de implementación clara para sus sistemas ERP en México; o bien desarrollan una a partir de sus decisiones tácticas o bien confían en su equipo de TI para definir los requisitos del ERP sin tener en cuenta las necesidades de otros departamentos. Esto puede provocar una mala implementación del software ERP o invertir en un software demasiado técnico y complejo para tus empleados. Para evitarlo, consulta a los interesados de todos los departamentos relevantes a la hora de diseñar tu estrategia ERP y selecciona una lista de programas que satisfagan esas necesidades.
• Sistemas ERP específicos para tu sector o sistemas genéricos: actualmente, muchos proveedores ofrecen sistemas de planificación de recursos empresariales específicos para distintos sectores (por ejemplo, software ERP para la construcción, software ERP para fabricación, software ERP para moda o software ERP para educación). Si es posible, prioriza aquellos sistemas ERP específicos para tu sector particular en lugar de invertir en un programa ERP genérico que pueda personalizarse según el sector. Un sistema específico te ayudará a satisfacer los estándares del sector y a ejecutar los flujos de trabajo con plantillas probadas que ayuden a minimizar la posibilidad de errores.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en los sistemas ERP?

• El Internet de las cosas (IoT) y la inteligencia artificial (IA) transformarán el software ERP: en el software ERP tradicional, los usuarios deben introducir datos manualmente en distintos puntos de contacto de la cadena de suministro. En los próximos años, es de esperar que los sistemas ERP se modernicen cada vez más para incluir capacidades de IA e IoT que permitan recopilar automáticamente datos de dispositivos IoT asociados a herramientas, vehículos y equipamiento. Los sistemas ERP utilizados en México pueden acceder directamente a datos como la ubicación, el uso y el rendimiento de dispositivos sin necesidad de introducir los datos manualmente. Así, el software ERP impulsado por IA puede ofrecer información avanzada, arrojar luz sobre nuevas áreas de crecimiento, mejorar los flujos de trabajo y reducir los errores.
• El ERP móvil es lo último: los usuarios dependen de los dispositivos móviles en, prácticamente, todos los aspectos de su vida personal y laboral. Así, cada vez más desarrolladores de sistemas ERP están ofreciendo soluciones de planificación de recursos empresariales basadas en la nube, así como funciones móviles con aplicaciones dedicadas compatibles con sus productos. La movilidad de los empleados sigue aumentando en todos los sectores, por lo que la demanda de sistemas ERP móviles también incrementará.