Software de contabilidad - Página 13

Analista de contenido responsable de la investigación: Bruno Peláez; editado por: Lisa Morris

Información esencial para la compra de programas de contabilidad

Los programas de contabilidad simplifican la gestión financiera de una organización al automatizar tareas como el seguimiento de lo que debes (cuentas por pagar) y lo que te deben (cuentas por cobrar), la gestión de facturas (facturación) y el mantenimiento de registros financieros precisos (libro mayor). Integran todas las funciones de contabilidad para brindarte una vista en tiempo real de tu salud financiera.

Las características de un programa que ayude a la contabilidad son utilizadas por una amplia variedad de profesionales, incluidos contadores, tenedores de libros, propietarios de empresas, gerentes financieros y equipos de operaciones, para mantener sus libros en orden, monitorear gastos, elaborar informes sobre el desempeño financiero de la empresa y cumplir con las regulaciones fiscales.

La mayoría de las soluciones de contabilidad del mercado cobran una tarifa mensual, sus planes básicos suelen oscilar entre 13 y 299 USD al mes (aprox. de 250 a 5,800 MXN) y admiten de uno a cuatro usuarios [1]. Las suscripciones a los sistemas premium y avanzados pueden llegar a costar 499 USD al mes (aprox. 9,685 MXN). Casi la mitad (47%) de los compradores de programas de contabilidad con los que hablaron los asesores de Capterra en los últimos dos años tienen un presupuesto menor a 210 USD por mes (aprox. 4,000 MXN) [2].

Quienes compran por primera vez un programa de contabilidad deben tener en cuenta su presupuesto, la cantidad de usuarios permitida, los casos de uso específicos y las integraciones requeridas al evaluar sus opciones. Hacer una serie de preguntas críticas a las partes implicadas puede ayudarte a encontrar el sistema que mejor se adapte a tus necesidades. Analiza cuestiones como las siguientes:

• ¿Qué tan fácil es crear, administrar y compartir informes financieros personalizados?
• ¿Cuándo y cómo marca este sistema los errores de conciliación bancaria?
• ¿Se integrará sin problema con los sistemas existentes en el negocio para garantizar una conectividad de datos integral?
• ¿Qué tan fácil es monitorear el gasto empresarial y visualizar cómo cambia el gasto a lo largo del tiempo?
• ¿Qué tan sencilla es la gestión de las facturas de los clientes, incluida la configuración de la facturación regular de los clientes habituales?
• ¿Cómo supervisa este software la actividad de los colaboradores y aplica los protocolos de autorización?

¿Cuáles son los programas de contabilidad con más reseñas?

Capterra identifica los mejores programas de contabilidad de acuerdo con una fórmula patentada que toma en cuenta las calificaciones de los usuarios y la popularidad, lo que ayuda a las pequeñas empresas a encontrar de manera eficiente la solución de contabilidad que mejor se adapta a sus necesidades. Estos son los cinco productos más reseñados de esta categoría:

Estos rankings toman en cuenta las calificaciones verificadas de los usuarios combinadas con los datos disponibles públicamente sobre la popularidad en las búsquedas web de cada programa:

• Puntuación de las calificaciones. Puntuación relativa del software basada en las calificaciones otorgadas por los usuarios en Capterra, ajustada en función de la cantidad y la antigüedad de las reseñas.
• Puntuación en popularidad. Popularidad relativa del software basada en las tendencias y en la presencia de los productos en la web.

Programas de contabilidad: Definición

¿Cómo funciona un programa de contabilidad? Estos sistemas ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de sus finanzas diarias. Es como tener un asistente digital que lleva un registro del dinero que entra y sale de la empresa, clasifica cuidadosamente las transacciones en categorías simples y ofrece una descripción general del desempeño financiero de la empresa.

El uso de programas de contabilidad elimina la necesidad de utilizar hojas de cálculo o registros en papel para realizar el seguimiento de los gastos; y ayuda a registrar transacciones, crear y enviar facturas, y elaborar informes financieros detallados.

De acuerdo con el pronóstico de Gartner, se espera que el mercado mundial de software de gestión financiera alcance un valor de 24.4 mil millones USD para 2026 [3].

Tan solo en el último año, Capterra analizó 1,081 productos sobre contabilidad [4] y publicó 6,762 reseñas verificadas de los usuarios de este software [5].

Programas de contabilidad: Precios

La mayoría de los programas de contabilidad del mercado cobran una tarifa mensual, sus planes básicos cuestan en promedio 144 USD (aprox. 2,800 MXN) al mes y admiten de uno a cuatro usuarios. Las suscripciones premium y avanzadas suelen costar alrededor de 312 USD (aprox. 6,000 MXN) al mes.

• Los sistemas de contabilidad de nivel básico incluyen las funciones esenciales de libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, informes financieros y conciliaciones bancarias.
• Los productos premium o avanzados tienen un precio más alto, y generalmente incluyen características adicionales como ingresos y balances, seguimiento de gastos, facturación y gestión de inventario.

Casi la mitad (47%) de los compradores de programas de contabilidad con los que hablaron los asesores de Capterra en los últimos dos años tienen un presupuesto menor a 210 USD (aprox. 4,000 MXN) por mes.

Los compradores primerizos deben tener en cuenta que:

• La configuración, la capacitación y la migración de datos son los gastos iniciales más comunes.
• El mantenimiento y la atención al cliente son los gastos recurrentes más comunes.

Hay algunos vendedores que ofrecen versiones gratuitas de su software. Sin embargo, estos productos generalmente tienen conjuntos de características mucho más reducidos y no admiten un mayor número de usuarios.

Además, muchos productos ofrecen pruebas gratuitas para permitir que los usuarios prueben el sistema antes de comprometerse a pagar un contrato a largo plazo. Esta es una buena opción para los usuarios que han reducido su lista a una pequeña cantidad de productos y quieren asegurarse de que les gusta el producto antes de tomar la decisión final.

Características de los programas de contabilidad evaluadas por los usuarios

Todas las herramientas de contabilidad ofrecen las funcionalidades básicas necesarias para equilibrar los libros de una empresa, como el libro mayor y las conciliaciones de cuentas bancarias, y la mayoría comparte un conjunto de características comunes.

Características principales de un programa de contabilidad con mejores calificaciones

• Informes financieros. Permite generar informes para evaluar el desempeño financiero de la empresa. El 90% de los usuarios califican esta característica como crítica o muy importante.
• Libro mayor. También conocido como libro de cuentas, registra y centraliza todas las transacciones financieras. El 86% de los usuarios lo califica como una característica crítica o muy importante.
• Conciliación bancaria. Compara y hace coincidir los registros contables con los extractos bancarios para identificar discrepancias. El 82% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
• Cuentas por pagar y por cobrar. Realiza un seguimiento del dinero que la empresa debe a los acreedores o proveedores (cuentas por pagar) y del dinero que los clientes deben a la empresa (cuentas por cobrar). El 77% y 73% de los usuarios califica, respectivamente, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar como características críticas o muy importantes.

Características comunes de los programas de contabilidad con mejores calificaciones

El análisis de datos de nuestras reseñas revela otras características comunes del software de contabilidad que los usuarios califican como valiosas:

• Resultados y balance general. Crea estados que detallan la posición financiera de una empresa, incluidos los activos, pasivos y patrimonio en un momento determinado. El 92% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
• Seguimiento de gastos. Mantiene un registro detallado de los gastos diarios de la empresa, como las compras y las facturas, lo que permite visualizar el flujo de los fondos. El 80% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
• Facturación y emisión de facturas. Crea, gestiona y envía facturas a los clientes o consumidores. El 81% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.
• Gestión de nóminas. Permite gestionar de manera eficiente los procesos relativos a las nóminas de los empleados, datos, impuestos y administración de registros. El 73% de los usuarios califica esta característica como crítica o muy importante.

¿Cuáles son los beneficios de los programas de contabilidad identificados por los usuarios?

Gestión financiera más fluida. Los usuarios afirman que los programas de contabilidad les ofrecen un mayor control de sus finanzas al ayudarles a controlar todas sus actividades financieras desde una misma plataforma y otorgarles un fácil acceso a su información financiera en tiempo real.

"Me gusta su capacidad para centralizar y automatizar los procesos financieros, desde la contabilidad y la gestión de activos hasta la planificación financiera y el análisis de datos"

—Mark P., analista financiero de bienes de consumo

Colaboración en equipo mejorada. Los usuarios valoran el acceso centralizado a los datos financieros, lo que simplifica los procesos de revisión y mejora la productividad del equipo. Los programas de contabilidad garantizan que tareas como la revisión de facturas y estados financieros se realicen más rápido, ya que no hay que esperar a que alguien envíe los archivos.

"Me gusta que todo el equipo de Contabilidad pueda trabajar fácilmente en las mismas cosas y al mismo tiempo (facturas, informes, etc.)."

—Hannah H., especialista en RR. HH. y contabilidad en software informático

Apoya el crecimiento de las pequeñas empresas. Los usuarios consideran que los programas de contabilidad son muy valiosos para apoyar y hacer crecer a sus pequeñas empresas. Esto es especialmente cierto en el caso de las soluciones integrales que tienen todo lo necesario en un solo lugar, lo que puede ser ideal para las empresas emergentes. Lo anterior significa que puedes agregar nuevas funciones al software sin ningún problema a medida que tu empresa crece.

"Tiene muchos módulos que te brindan la posibilidad de ampliar su implementación a medida que el negocio crece y evoluciona con el tiempo."

—Phillip S., contador senior en seguros

Contabilidad optimizada. A los usuarios les gusta lo mucho que los programas de contabilidad simplifican sus procesos contables al capturar automáticamente las transacciones con descripciones, de modo que toda la información esté en un solo lugar y sea de fácil acceso.

_"Es una función de contabilidad muy eficaz, que permite almacenar todos tus documentos, archivos, contratos, facturas y recibos relacionados con tus finanzas de una manera bien organizada para un fácil acceso."

—Robert M., contador de una organización sin fines de lucro

Desafíos comunes de los programas de contabilidad identificados por los usuarios

La mayoría de las opiniones negativas de los usuarios de programas de contabilidad se deben a dificultades operativas. La conectividad lenta, el tiempo de demora del sistema y las actualizaciones con fallas que interrumpen el flujo de trabajo son algunos de los problemas comunes que más destacan los usuarios. Estos desafíos se agravan cuando el servicio de atención al cliente responde con lentitud o brinda soluciones ineficaces.

Muchos usuarios, en particular de pequeñas empresas, también expresan inconformidad con el precio. Casi la mitad (47%) de los posibles compradores que buscan una solución de contabilidad ya utilizan una herramienta para este fin, pero están considerando cambiar de proveedor principalmente debido a problemas de presupuesto. Otra desventaja del programa de contabilidad es la funcionalidad insuficiente.

Para conocer de antemano estas limitaciones, debes usar las versiones de prueba de los productos y hablar con un asesor antes de realizar una compra. Alternativamente, casi el 45% de las herramientas de contabilidad que figuran en Capterra ofrecen opciones de prueba gratuitas, lo que te permite probar por completo las funciones básicas y avanzadas por tu cuenta para elegir la opción más adecuada.

¿Para qué sirve un programa de contabilidad?

El análisis de nuestras extensas reseñas sobre programas de contabilidad destaca sus casos de uso más comunes:

• Digitalizar la contabilidad. Las empresas adoptan el uso de programas de contabilidad para digitalizar todas las tareas contables, desde el mantenimiento de registros de ventas hasta la conciliación de extractos bancarios, lo que provoca menos errores y reduce el tiempo dedicado a la entrada de datos.
• Automatizar la facturación. Los programas de contabilidad permiten a los usuarios enviar facturas automáticamente y configurar la facturación recurrente, lo que garantiza tanto la coherencia como la profesionalidad en las prácticas de facturación.
• Seguimiento de gastos. Los usuarios aprovechan las capacidades de los programas de contabilidad para supervisar los gastos y las ganancias del negocio, lo que facilita la aprobación o el rechazo de transacciones y el control de presupuestos.
• Gestionar impuestos. Los programas de contabilidad facilitan la identificación de lo que puedes deducir en tus impuestos (para reclamar deducciones fiscales) y simplifica la preparación de declaraciones de impuestos trimestrales o anuales.
• Mejorar los informes financieros. Las empresas utilizan programas de contabilidad para acortar sus ciclos de presentación de informes y generar estados financieros con mayor frecuencia y precisión. Esto permite crear informes detallados y personalizables para tomar decisiones inteligentes.

Muchos programas de contabilidad están diseñados para brindar apoyo a industrias específicas:

• Programas de gestión de operaciones contables
• Programas de contabilidad para concesionarios
• Programas de contabilidad para constructoras
• Programas de contabilidad para iglesias
• Programas de contabilidad para arrendamientos
• Programas de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro

¿A quiénes se dirigen los programas de contabilidad?

Los programas de contabilidad son una de las primeras herramientas que las empresas implementan para gestionar sus finanzas. Su relevancia se extiende a todos los tamaños de negocios y funciones empresariales, y resultan invaluables para diversos profesionales encargados de responsabilidades financieras, como:

• Tenedores de libros
• Contadores
• Contadores públicos certificados
• Gerentes financieros
• Gerentes de operaciones

La mayoría de las empresas que nos contactaron en busca de programas de contabilidad en los últimos dos años son propietarios de empresas con menos de 1 millón USD en ingresos anuales (aprox. 19.5 millones MXN) y equipos pequeños (cinco o menos empleados y usuarios de software). De todas las empresas con las que interactuamos, las organizaciones sin fines de lucro (15%) y las firmas de contabilidad (9%), incluidos los contadores públicos certificados, son los principales compradores de este software.

Los usuarios principales generalmente ocupan puestos como fundador o propietario, controlador, director financiero, contador y tesorero.

Integraciones más comunes en los programas de contabilidad

Con base en el análisis de nuestra extensa base de datos de reseñas, hemos identificado que las tres integraciones más comunes en los programas de contabilidad son el procesamiento de pagos, la gestión de nóminas y el uso de CRM. Al integrarse con estos populares sistemas, los usuarios pueden disfrutar de un flujo automatizado de información financiera desde múltiples fuentes hacia un sistema de contabilidad centralizado.

La mayoría (68%) de los compradores prefieren paquetes de contabilidad integrados en lugar de soluciones de software para contadores. Estas soluciones integrales resuelven una amplia variedad de necesidades contables, como la facturación y emisión de facturas, el control de gastos y la gestión de nóminas, lo que genera una conectividad impecable entre las diferentes operaciones del negocio.

Obtén más información sobre cómo los programas de contabilidad pueden ayudar a tu empresa

• Los 5 mejores programas de cotizaciones para pymes
• Aplicaciones de la inteligencia artificial en los negocios: cómo ayuda el análisis de AI a las empresas

Fuentes

[a]. Para realizar este estudio, Capterra realizó una encuesta online a 529 personas en México durante agosto del 2023, el criterio de selección es el siguiente:

• Residente en México.
• Tiene una edad entre 18 y 65 años.
• Es empleado a tiempo completo o media jornada.
• Trabaja en una empresa que tiene 2 empleados o más.
• Usa una computadora para realizar sus tareas diarias en el trabajo, siempre o a veces.
• La empresa donde trabaja usa algún tipo de software para los procesos de administración de proyectos.
• Está moderadamente o muy involucrado en los procesos de administración de proyectos de su empresa.

1. Precios del software de Capterra. En el análisis de precios, solo se incluyen los productos con precios disponibles públicamente y los productos de software calificado que pertenecen a la misma categoría. Lee la metodología completa aquí. La conversión de divisas se basa en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y puede diferir con los tipos de cambio actuales.

2. Metodología de las notas de llamadas de los asesores de Capterra. Los resultados se basan en datos de las conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra mantuvo con el personal de pequeñas y medianas empresas que buscaban herramientas de contabilidad. Para este informe, analizamos las interacciones telefónicas de los últimos dos años. Lee la metodología completa aquí.

3. Software Market Insights: Accounting and Finance, Gartner.

4. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo.

5. Reseñas de Capterra. Las reseñas de Capterra se recopilan a partir de usuarios verificados de productos de software individuales. En este informe, analizamos las reseñas de los últimos dos a partir de la fecha de elaboración. Obtén más información sobre nuestro proceso de verificación de reseñas.