Software de gestión de proyectos - Página 14

Información esencial para la compra del software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos ayuda a las empresas a planificar, organizar y gestionar múltiples proyectos, como campañas de marketing, eventos, lanzamientos de productos y software, y proyectos de construcción. Este software ofrece funciones para asignar tareas a colaboradores individuales y equipos, crear flujos de trabajo de proyectos, colaborar con los miembros de equipos y generar informes para rastrear el progreso de proyectos y tareas.

Los principales usuarios de este software son los gestores de proyectos y los miembros de equipos. Esto incluye a gestores de proyectos no oficiales o informales, como gerentes de construcción o agentes de marketing que coordinan las actividades del proyecto.

El precio de la mayoría de las soluciones de software de gestión de proyectos en el mercado se basa en un modelo de suscripción mensual, y el costo del plan básico oscila entre 7 y 1,500 USD (aprox. entre 140 y 29,720 MXN) por mes [1].

Quienes vayan a adquirir este tipo de software por primera vez deben comenzar evaluando sus opciones en función del presupuesto, la cantidad de usuarios, los casos de uso y las integraciones necesarias. Para determinar si un sistema se adapta a tus necesidades, colabora con las personas implicadas en la elaboración de una lista de preguntas importantes que se deben plantear a los proveedores, tales como:

• ¿Qué tareas de gestión de proyectos puede automatizar este sistema?
• ¿Cómo se pueden utilizar los tableros de este software para mejorar la visualización y el seguimiento del estado de los proyectos?
• ¿Cómo puede apoyar esta herramienta las metodologías de gestión de proyectos (por ejemplo, Ágil, Waterfall, etc.) de la empresa?
• ¿Qué nivel de soporte técnico necesitará la empresa por parte del proveedor del software de gestión de proyectos?
• ¿Utiliza este software la IA para generar informes de estado o mejorar la planificación de recursos? Si es así, ¿cómo funciona?

Hussain Bandukwala [2], un consultor especializado en oficinas de gestión de proyectos (PMO) e instructor de PM que ha capacitado a más de 100,000 profesionales, explica que una de las preguntas que "realmente desconcierta" a muchas empresas es entender cómo funcionan los diferentes tipos de licencias dentro de un mismo producto.

"Con la llegada de los [modelos] de software como servicio, existen varios tipos de licencias basadas en usuarios”, comenta. "Por lo tanto, es fundamental comprender qué te ofrece cada tipo de licencia, además de sus costos y limitaciones."

¿Cuáles son los sistemas de gestión de proyectos con más reseñas?

Capterra identifica los mejores software de gestión de proyectos de acuerdo con una fórmula patentada que toma en cuenta las calificaciones de los usuarios y la popularidad, lo que ayuda a las pequeñas empresas a encontrar de manera eficiente la solución de gestión de proyectos que mejor se adapta a sus necesidades. Estos son los cinco productos más reseñados de esta categoría:

Estos rankings se obtienen combinando las calificaciones de los usuarios verificados y los datos sobre la popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:

• Puntuación de las calificaciones: puntaje relativo del software basado en las valoraciones otorgadas por los usuarios en Capterra, ajustado según la cantidad y la actualidad de las reseñas.
• Puntuación en popularidad: medida relativa de la popularidad del software basada en las tendencias de búsqueda en la web y la presencia en línea de los productos.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es un sistema diseñado para automatizar la asignación de tareas, la distribución de recursos y el seguimiento de hitos en todas las fases de un proyecto. Ayuda a crear, asignar y monitorear las tareas de los proyectos mediante funciones como gestión de tareas, generación de informes de estado del proyecto, seguimiento del presupuesto y control de cronogramas. Además, permite la creación de informes de asignación de recursos que identifican sobrecargas, desequilibrios y restricciones de disponibilidad, lo que permite a los gestores de proyectos optimizar la asignación de recursos.

El software de gestión de proyectos está relacionado con el software de gestión de carteras de proyectos, que ofrece mayor robustez, y con herramientas de uso general como el software de colaboración y el de gestión de tareas.

Un informe de Gartner indica que más del 85% de las empresas utilizan activamente software de gestión de proyectos, y se espera que este mercado alcance una valoración de 7,000 millones USD para 2026 [3].

En Capterra, encontrarás 1,749 productos diferentes de gestión de proyectos [4], y desde septiembre de 2023 se han publicado 15,962 reseñas de usuarios para estos productos [5].

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?

El mejor software de gestión de proyectos depende de tus necesidades específicas. Por ejemplo, un análisis de miles de nuestras reseñas de usuarios verificados muestra que GanttPRO (el mejor calificado en general), Trello (el mejor para administración de tareas) y Asana (el mejor para planeación y programación de proyectos) son algunos de los sistemas mejor valorados entre los productos de administración de proyectos de México para diferentes necesidades. Consulta nuestra lista completa de software de alto rendimiento en la parte superior de esta página para conocer más opciones. Es de gran importancia evaluar minuciosamente estas opciones para verificar que la herramienta se adapte al flujo de trabajo de tu equipo: considera las funciones mejor calificadas, como la gestión de tareas y la planeación/programación de proyectos. Tómate el tiempo para probar algunos programas de gestión de proyectos y ver cuál funciona mejor para tus objetivos y presupuesto.

Precios del software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos suele seguir un modelo de suscripción con facturación mensual. Para quienes recién comienzan, los planes básicos están generalmente disponibles en alrededor de 200 USD (aprox. 3,965 MXN) al mes e incluyen herramientas esenciales, como la gestión de tareas, planificación y programación de proyectos, seguimiento de avances y funciones de colaboración.

Para necesidades más robustas, están disponibles planes avanzados a un costo aproximado de 1,400 USD (aprox. 27,750 MXN) por mes. Estos incluyen las funciones básicas y añaden funcionalidades mejoradas, como análisis avanzados, opciones de integración personalizadas y soporte al cliente prioritario, diseñados para satisfacer las demandas de proyectos más complejos.

En los últimos dos años, nuestros asesores han observado que la mayoría de los compradores de software de gestión de proyectos (57%) asignan presupuestos de entre 20 y 40 USD (aprox. entre 400 y 800 MXN) al mes [6].

Quienes vayan a comprar este tipo de software por primera vez deben tener en cuenta que los gastos iniciales a menudo incluyen la implementación, la migración de datos y los costos de personalización, mientras que los gastos continuos generalmente abarcan los servicios de mantenimiento y soporte. Estos factores son esenciales para tener una comprensión completa del costo total de propiedad.

Características del software de gestión de proyectos con más valoraciones de los usuarios

Todos los programas de gestión de proyectos incluyen funciones de gestión de tareas, planificación o programación de proyectos, e informes o seguimiento de proyectos. La mayoría de los sistemas también comparten varias características comunes, como priorización, facturación y gestión de múltiples proyectos.

Características principales del software de gestión de proyectos

• Gestión de tareas. Crear tareas, rastrear el estado de su progreso y el porcentaje de finalización, y visualizar cualquier nota o comentario asociado. El 91% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Planificación y programación de proyectos. Crear los planes de los proyectos, definir sus objetivos, y establecer sus hitos y cronogramas. El 90% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Informes o seguimiento de proyectos. Generar diversos informes y métricas de rendimiento para monitorear el progreso, analizar datos y obtener información sobre la salud del proyecto y el rendimiento del equipo. El 81% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Herramientas de colaboración. Proporciona un canal para que los miembros del equipo compartan archivos multimedia, se comuniquen y trabajen juntos. El 79% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.

Característica comunes del software de gestión de proyectos con las valoraciones más altas

• Gestión de múltiples proyectos. Capacidad para monitorear y gestionar varios proyectos a la vez. El 89% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Priorización. Organizar actividades y tareas según su importancia o urgencia relativa. El 82% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Controles de acceso y permisos. Definir niveles de autorización para acceder a archivos o sistemas específicos. El 79% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Compartición de archivos. Intercambiar archivos digitales públicos o privados en múltiples formatos, como documentos, audio y video, imágenes y más. El 77% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Facturación y emisión de facturas. Crear, gestionar y enviar facturas o recibos a los clientes. El 66% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.

Los compradores deben recordar que el hecho de que un producto tenga más características que otro no significa que sea el mejor para el negocio. Es importante centrarse en la eficiencia con la que un sistema cumple las funciones clave que necesita tu equipo, en lugar de valorar en exceso características adicionales que pueden tener un impacto limitado en tu negocio.

“Si no sabes qué buscas en un software de gestión de proyectos, cualquier opción te parecerá adecuada”, comenta Bandukwala. “Por eso, comprender tus propios requisitos es clave. Como dice el refrán: si no sabes a dónde vas, cualquier camino te llevará allí.”

Principales ventajas del software de gestión de proyectos identificadas por los usuarios

Espacio de trabajo colaborativo mejorado: Mejora la interacción y colaboración del equipo a través de una plataforma unificada que permite compartir archivos, comunicarse en tiempo real y resolver problemas de forma colectiva, aplicable tanto en entornos remotos como en la oficina.

"Me encanta el espacio de trabajo colaborativo que ofrece, ya que permite trabajar de forma remota como un equipo operativo y eficiente."

–Amanda H., estratega de negocios, marketing y publicidad

Gestión de tareas precisa. Ofrece herramientas robustas para organizar y monitorear meticulosamente las tareas de acuerdo con las métricas críticas del proyecto, como cronogramas, presupuestos y alcance, asegurando que cada miembro del equipo tenga directrices y responsabilidades claras.

"Sin esta herramienta no habríamos podido organizar correctamente todos los pasos e hitos, y sin duda no habríamos tenido tanto éxito en cada proyecto completado."

–Mike H., CIO, gestión educativa

Información consolidada del proyecto. Centraliza toda la documentación y comunicaciones relacionadas con el proyecto en un único hub actualizado continuamente, lo que facilita recuperar datos históricos y mantenerse informado sobre los estados actuales de los proyectos.

"Me encanta que puedes tener conversaciones y archivos adjuntos relacionados con las tareas y proyectos. Esto es excelente si eres como yo y necesitas mostrar a otros, de manera fácil, dónde se tomaron decisiones en el pasado."

–Michelle M., gerente, organización sin fines de lucro

Automatización del flujo de trabajo para máxima eficiencia. Optimiza el flujo de las tareas e información del proyecto, aplicando automáticamente reglas de procesos comerciales para minimizar errores y aumentar la eficiencia, consolidando prácticas de gestión de proyectos.

"Para ahorrar tiempo y reducir errores, hemos desarrollado nuestros propios flujos de trabajo, implementado recordatorios y automatizado completamente las tareas repetitivas. Hemos alcanzado una mayor productividad y una base más sólida en nuestros procesos de rendimiento."

–Christian P., gerente de RR. HH.; salud, bienestar y fitness

Entre estos beneficios clave, la integración de IA generativa ha añadido una capa de sofisticación a estos sistemas. Este avance tecnológico ha ampliado notablemente la capacidad de planificación de escenarios detallados, una función que ya era fundamental pero que ahora se destaca aún más gracias a la influencia de la IA.

Bandukwala explica: "La planificación de escenarios para la gestión de carteras de proyectos ya estaba en marcha, pero la llegada de la IA generativa realmente ha impulsado su popularidad y ha dado paso a muchas funciones nuevas que ayudan a los usuarios a gestionar proyectos de manera más efectiva y eficiente." Esta evolución marca un cambio significativo en la percepción y uso de las herramientas de gestión de proyectos, destacando su creciente importancia en funciones estratégicas del negocio.

Inconvenientes comunes del software de gestión de proyectos identificados por los usuarios

Navegar en el panorama del software de gestión de proyectos implica superar obstáculos específicos que pueden determinar el éxito o fracaso de su implementación. Debido a que los gerentes de proyectos señalaron los cronogramas poco realistas (38%), los desafíos en la gestión de presupuestos (36%) y la escasez de recursos (34%) como sus principales dificultades durante el último año [6], es crucial comprender los problemas específicos de los usuarios al implementar estas herramientas. Hemos analizado las reseñas de usuarios del último año para identificar los desafíos más comunes que enfrentan, los cuales se describen a continuación.

Preocupaciones relacionadas con el costo. Equilibrar el presupuesto con la necesidad de funciones avanzadas puede ser complicado. Los costos elevados pueden disuadir la inversión inicial, especialmente en equipos pequeños o startups.

• Pregunta al proveedor: ¿Qué se incluye en el plan básico y cómo impactan las funciones adicionales en el costo total? ¿Pueden ofrecer transparencia en los niveles de precios?
• Supera el desafío. Explora opciones que ofrezcan soluciones escalables, donde puedas comenzar con funciones básicas e ir agregando más a medida que tu presupuesto lo permita.

Experiencia de usuario compleja. Una interfaz compleja puede disuadir a los usuarios de comprometerse plenamente con el software, limitando su efectividad y reduciendo la satisfacción general.

• Pregunta al proveedor: ¿Pueden describir la filosofía de diseño detrás de la interfaz de usuario? ¿Qué medidas han tomado para asegurar que la interfaz sea intuitiva?
• Supera el desafío. Opta por un software que priorice una interfaz de usuario limpia e intuitiva. Evalúa el software durante el período de prueba para asegurarte de que se adapta al flujo de trabajo de tu equipo y mejora la usabilidad.

Curva de aprendizaje pronunciada. Aprender a usar un nuevo software puede ser desafiante, especialmente para equipos acostumbrados a otros procesos. Una curva de aprendizaje empinada puede ralentizar la adopción y reducir la eficiencia general.

• Pregunta al proveedor: ¿Qué servicios de capacitación y soporte ofrecen para los nuevos usuarios? ¿Cómo simplifican el proceso de aprendizaje para equipos diversos?
• Supera el desafío. Elige un software que no solo proporcione materiales de capacitación completos, como tutoriales y seminarios web, sino que también ofrezca soporte continuo.

Si bien estos inconvenientes son significativos, también es fundamental reconocer los beneficios potenciales de una implementación exitosa.

Por ejemplo, Bandukwala describe los posibles riesgos y beneficios de adoptar la IA y sus funciones relacionadas en las herramientas de gestión de proyectos:

“Hay emoción porque existen muchas posibilidades: aceleración del ritmo, automatización, sugerencias, predicciones", comenta. “Pero también existen preocupaciones naturales sobre posibles obstáculos, como problemas de integración, calidad de los datos y cuestiones éticas.”

Esta declaración resalta el entorno dinámico de la adopción de software de gestión de proyectos, donde la expectativa de beneficios transformadores debe equilibrarse con una navegación cautelosa de los posibles obstáculos.

¿Para qué se usa el software de gestión de proyectos?

El análisis de nuestra extensa base de datos de reseñas sobre los programas de gestión de proyectos indica que sus casos de uso más comunes son:

• Coordinación de tareas entre equipos de proyectos: las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos para asignar y monitorear tareas tanto a nivel individual como de proyecto.
• Gestión de múltiples proyectos: los usuarios del software de gestión de proyectos pueden crear y gestionar varios proyectos desde una única herramienta, lo que permite a los individuos ver sus tareas organizadas por fecha de entrega o por proyecto.
• Optimización de la gestión de recursos: los gestores de proyectos pueden asignar miembros del equipo a proyectos y tareas en función de su disponibilidad, habilidades y necesidades empresariales.
• Análisis y seguimiento del estado del proyecto: los usuarios de software de gestión de proyectos pueden visualizar paneles y generar informes a nivel individual, de proyecto y, con algunas herramientas, incluso a nivel de programa o cartera.
• Mejora de la comunicación y colaboración: los equipos y los clientes pueden comunicarse mediante el servicio de mensajería integrado y compartir archivos. La herramienta puede enviar notificaciones a los individuos, reduciendo la dependencia del correo electrónico y facilitando una colaboración eficiente, incluso entre equipos geográficamente dispersos.

Muchos sistemas de software de gestión de proyectos están diseñados para respaldar metodologías o sectores específicos:

• Software para gestión de proyectos informáticos
• Software de gestión de carteras de proyectos (normalmente diseñado para grandes corporaciones y empresas)
• Software de gestión de proyectos Agile
• Software de gestión de proyectos basado en la web

¿Quién utiliza el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es ampliamente adoptado por una variedad de profesionales que dependen de sus sólidas capacidades para gestionar y agilizar tareas de trabajo de manera eficiente. Los principales usuarios incluyen equipos de marketing y ventas, departamentos de TI, gerentes de construcción y personal de organizaciones sin fines de lucro, cada uno aprovechando el software para adaptarlo a sus necesidades específicas.

Cómo diferentes profesiones usan el software de gestión de proyectos:

• Equipos de marketing y ventas: utilizan herramientas de gestión de proyectos para organizar campañas, monitorear el progreso hacia los objetivos de ventas y gestionar las interacciones con prospectos y clientes.
• Departamentos de tecnología de la información: estos profesionales usan el software para gestionar proyectos de desarrollo de software, realizar seguimiento de actualizaciones y mantener el cumplimiento de estándares técnicos.
• Gerentes de construcción: usan herramientas de gestión de proyectos para programar trabajos, controlar presupuestos y coordinar la comunicación entre los gerentes de obra y los subcontratistas.
• Organizaciones sin fines de lucro: el personal en estas organizaciones utiliza las herramientas para gestionar eventos de recaudación de fondos, coordinar horarios de voluntarios y monitorear el proceso de solicitudes de subvenciones.

Un análisis de más de 2,084 conversaciones telefónicas de los asesores de Capterra con compradores de software de gestión de proyectos desde septiembre de 2023 revela que el 62% de los usuarios provienen de pequeñas empresas con menos de 100 empleados, y alrededor del 65% de estas empresas generan menos de 25 millones USD en ingresos anuales, lo que confirma claramente el papel fundamental del software de gestión de proyectos en el apoyo a las operaciones empresariales en diversos sectores y tamaños de empresas [7].

Integraciones más comunes del software de gestión de proyectos

Después de analizar nuestra extensa base de reseñas, hemos determinado que las tres categorías de software que se integran más frecuentemente con los sistemas de gestión de proyectos son las de control de horarios de empleados, CRM (gestión de relaciones con clientes) y gestión de tareas. Estas integraciones son esenciales para mejorar la funcionalidad y la eficiencia del software de gestión de proyectos:

• Control de horarios de empleados. Permite un registro preciso del tiempo en tareas, lo cual es fundamental para el seguimiento del presupuesto, la nómina y la evaluación de la productividad. Esta integración ayuda a asegurar que se cumplan los plazos del proyecto y se monitoreen de cerca los costos laborales.
• CRM. Al conectar los sistemas CRM con herramientas de gestión de proyectos, las empresas pueden optimizar el flujo de información entre los equipos de ventas y de proyecto. Esto garantiza que los datos e interacciones con los clientes se mantengan actualizados y accesibles.
• Gestión de tareas. Ofrece un nivel más detallado de control sobre tareas y subtareas individuales. Esto ayuda a distribuir el trabajo equitativamente, establecer expectativas claras y monitorear el progreso, lo que mejora los resultados.

Estas integraciones no solo unifican datos y procesos, sino que también proporcionan una vista completa de las operaciones, lo que puede mejorar significativamente la eficiencia y efectividad de los proyectos.

Tendencias recientes del software de gestión de proyectos

Evolución de la gestión de proyectos con IA a nivel global. En esta reseña fundamentada sobre la IA en la gestión de proyectos, el autor Peter Taylor describe el presente y el revolucionario futuro en el ámbito profesional de los proyectos, junto con los beneficios y los retos de superar barreras y resistencias hacia esta nueva realidad.

Inteligencia artificial en gestión de proyectos en México. El 38% de gestores de proyectos en México indica que su empresa actualmente usa software con IA para los procesos de administración de proyectos. De este segmento que ya usa IA en gestión de proyectos, el 51% indica que la principal mejora en el trabajo debido a esta integración es que se dispone de más tiempo para enfocarse en tareas esenciales [8].

Aprende más sobre el software de gestión de proyectos

Además de nuestra página de categoría de sistemas de gestión de proyectos, aquí tienes recursos especializados adicionales que te ayudarán a encontrar la herramienta de gestión de proyectos ideal para tu negocio:

• El 38% de las empresas tiene integrada IA en sus procesos de administración de proyectos
• Sólo el 32% de las empresas mexicanas completa casi todos sus proyectos dentro del presupuesto establecido
• Qué es project management: la importancia de la gestión de proyectos
• 5 programas de gestión de proyectos con mejor calificación en sus funciones
• Los 5 sistemas de planificación de recursos empresariales gratuitos mejor valorados
• Los 5 software de flujo de trabajo gratuitos mejor valorados
• Los 5 software para administración de empresas mejor valorados
• ¿Cómo ayudan las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos a mitigarlos?
• Análisis de las 5 fases de gestión de proyectos

Fuentes

1. Datos de los precios del software de Capterra. En el análisis de precios realizado al momento de elaborar este artículo, solo se incluyen los productos con precios disponibles públicamente y los productos de software calificado que pertenecen a la misma categoría. Lee la metodología completa aquí. La conversión de divisas se basa en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y puede diferir con los tipos de cambio actuales.

2. Hussain Bandukwala, LinkedIn

3. Software Market Insights: Project Management, Gartner

4. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo.

5. Datos de las reseñas en Capterra. Las reseñas de Capterra proceden de los usuarios verificados de cada uno de los productos de software. Para este informe, analizamos las reseñas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Lee la metodología completa aquí.

6. Notas de las conversaciones telefónicas de los asesores de Capterra. Los hallazgos se basan en datos de conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra mantuvo con el personal de las empresas que buscaban software de gestión de proyectos. Para este informe, hemos analizado las interacciones telefónicas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Lee la metodología completa.

7. y [a]. Encuesta sobre Herramientas de Gestión de Proyectos de Mayor Impacto: La encuesta Herramientas de gestión de proyectos eficaces 2024 de Capterra se realizó en línea en mayo de 2024 entre 2,500 encuestados en Estados Unidos (n=300), Canadá (n=200), Brasil (n=200), México (n=200), Reino Unido (n=200), Francia (n=200), Italia (n=200), Alemania (n=200), España (n=200), Australia (n=200), India (n=200) y Japón (n=200). El objetivo fue comprender las habilidades de liderazgo e inteligencia emocional necesarias para que los gestores de proyectos lideren equipos y proyectos exitosamente, aprovechando o incorporando la IA. Los encuestados fueron seleccionados por ser profesionales de gestión de proyectos en organizaciones de todos los tamaños. Sus organizaciones debían estar usando software de gestión de proyectos.

8. Estudio sobre adopción de inteligencia Artificial en la gestión de proyectos en México. La encuesta se realizó en línea a 529 trabajadores en empresas que utilizan software para la gestión de proyectos y que están moderadamente o muy involucrados en dichos procesos. El objetivo fue comprender el nivel de adopción, uso e importancia de la IA en los procesos de administración de proyectos en México.

Analista de contenido responsable de la investigación: Bruno Peláez; editado por: Mehar Luthra

Última actualización el 1/10/2025

IA y seguridad: principales preocupaciones en el software de gestión de proyectos en 2025

Casi todas las empresas que realizan un seguimiento de las métricas obtienen un ROI a partir de la IA, pero las preocupaciones sobre la seguridad y la facilidad de uso están cambiando las prioridades.

La IA está transformando lo que el software de gestión de proyectos (PM, por sus siglas en inglés) puede hacer, pero también está introduciendo nuevos riesgos, remodelando las prioridades de los compradores y acelerando las decisiones, a veces sin suficiente planeación estratégica.

La última encuesta global de Capterra* revela cómo las compañías están adaptando sus estrategias de administración de proyectos, cómo eligen invertir en software de gestión de proyectos y cómo la IA está influyendo en esas decisiones. Olivia Montgomery [1], ex líder de oficina de gestión de proyectos de TI (PMO) y actual analista de project management en Capterra, ve este momento como emocionante en incierto. La IA ofrece velocidad y permite escalar, pero también complejidad, problemas de seguridad e incertidumbre sobre cómo se hace el trabajo.

¿Cómo se usa la inteligencia artificial en el software de gestión de proyectos?

La IA en el software de administración de proyectos se usa para predecir riesgos, automatizar flujos de trabajo, optimizar horarios y generar contenido, como resúmenes o documentación. Abarca desde herramientas limitadas, como motores de análisis predictivo, hasta funciones integradas en el software de administración de proyectos que automatizan las asignaciones de tareas o señalan riesgos. Pero no es la misma IA la que realiza todas estas funciones.

Las expectativas a nivel global sobre cómo la inteligencia artificial (IA) contribuirá a los procesos de gestión de proyectos del equipo han aumentado un 66% en los últimos 12 meses. En México el porcentaje es aún mayor, un 76%.

Mucha gente piensa en la IA como chatbots o grandes modelos de lenguaje (LLM, por sus siglas en inglés), pero esa es solo una rama centrada en generar texto similar al humano. La IA también incluye sistemas para la automatización avanzada de flujos de trabajo y análisis predictivo, cada uno diseñado para diferentes tareas más allá de la generación de texto.

Juntos, ayudan a los equipos a gestionar la complejidad, reducir el trabajo manual y tomar decisiones basadas en datos.

A continuación, se presenta una breve descripción de los principales tipos de IA utilizados en la gestión de proyectos.

No toda la IA es igual, y no toda la IA es transparente en cuanto a lo que puede y no puede hacer con precisión. Al investigar herramientas de gestión de proyectos con IA, pregunta qué tipo de IA utiliza, cómo funciona y si se puede explicar o es una caja negra. Comprender la diferencia ayuda a los equipos a elegir las herramientas que realmente respaldan sus flujos de trabajo y toma de decisiones.

A nivel global un 68% de los gestores de proyectos indica que su software de PM tiene capacidades de IA y que las utilizan. En México, la adopción es aún mayor, siendo un 80% de los encuestados que confirman el uso de IA en su software de administración de proyectos.

La IA impulsa el gasto en software de gestión de proyectos y remodela las prioridades de los compradores

La IA es ahora el principal motivo por el que las empresas a nivel global invierten en nuevas herramientas de gestión de proyectos. Más de la mitad de los compradores (55%) afirma que añadir IA fue el principal desencadenante de su más reciente compra. Pero no se trata de perseguir características brillantes. Se trata de abordar la creciente complejidad de los proyectos, las limitaciones de recursos y la demanda de velocidad.

De hecho, en México, añadir capacidades de IA también es el principal motivo que impulsó la compra de nuevo software de PM (62%), seguido por mejorar las integraciones del software (48%), y agregar funciones requeridas (47%).

A dónde va el dinero

Dos de cada tres empresas están aumentando su gasto en software de administración de proyectos para agregar nuevas herramientas, ampliar funciones y obtener servicios y asistencia. Solo un tercio menciona el aumento de los precios, el reemplazo de software o el crecimiento de los usuarios como su principal impulsor.

Agregar usuarios ocupa el último lugar, lo que se alinea con un movimiento generalizado para reducir la dotación de personal [2]. En lugar de equipos en crecimiento, las compañías piden a los empleados actuales que hagan más con menos. Para los gestores de proyectos, esto significa utilizar herramientas impulsadas por IA para ayudar a gestionar las cargas de trabajo, compensar la escasez de personal y mantener los proyectos por el buen camino.

Por qué es importante

Los proyectos son más grandes y complejos [3]. Los megaproyectos, e incluso gigaproyectos (valorados en 1,000 millones de dólares o más) abarcan múltiples equipos, herramientas y zonas horarias. La coordinación manual con hojas de cálculo o sistemas offline no solo es ineficiente, sino que es imposible a esta escala.

La IA está marcando expectativas. Ya está demostrando su valor en mercadotecnia, finanzas y atención al cliente. Los líderes de gestión de proyectos están bajo presión para seguir su ejemplo.

Los equipos están al límite. Con menos personal y más trabajo, los gestores de proyectos necesitan ayuda para reducir las tareas administrativas, obtener información y priorizar de manera efectiva.

La más relevante: la adaptabilidad. Las empresas se enfrentan a restricciones de recursos, a una complejidad creciente y a la presión por lograr la eficiencia a largo plazo. Apuestan por que la IA puede ayudarles a hacer más con menos personas, presupuestos más ajustados y plazos más rápidos.

La expansión de la IA aumenta la necesidad de seguridad del software

A medida que la IA amplía la funcionalidad del software, también aumentan los puntos de ataque, lo que significa que hay más datos y más integraciones que conllevan más riesgos. Por esta razón, la seguridad es ahora la principal prioridad para los compradores de software de gestión de proyectos, superando a la funcionalidad del software y a las características de IA.

El 71% de los compradores a nivel global califica la seguridad como crítica, y el 39% dice que las preocupaciones de seguridad desencadenaron su compra más reciente.

En México, el 81% considera a la seguridad como crítica, arriba del promedio global pero en contraste, solo el 28% indica que las preocupaciones de seguridad impulsaron la compra de nuevo software de gestión de proyectos, debajo del promedio global.

Esto no es sorprendente: el software de gestión de proyectos es un sistema de registro que almacena datos confidenciales de la empresa, como presupuestos, contratos, hojas de precios y entregas a clientes. La adopción de la IA aumenta aún más los riesgos. La IA generativa y el análisis predictivo requieren capatación y procesamiento de grandes cantidades de datos del proyecto, lo que crea nuevos flujos de información y puntos de integración que los atacantes pueden explotar.

Por qué la seguridad es fuente de satisfacción e insatisfacción

Las empresas necesitan cifrado, controles de acceso y registros de auditoría. Pero también quieren facilidad de uso. Esta tensión es difícil de resolver y, a menudo, es la razón por la que la seguridad encabeza tanto las listas de satisfacción como de insatisfacción en lo que respecta al software de gestión de proyectos.

Riesgo en el mundo real: la filtración de datos de Trello en 2024

En julio de 2024, un hacker conocido como “Emo” filtró datos de usuarios de Trello en Breach Forums, una conocida plataforma de ciberdelincuencia [4]. La filtración evidenció la magnitud de la exposición: más de 15 millones de direcciones de correo electrónico, junto con nombres completos, nombres de usuario, URLs de perfil y configuraciones de cuentas. El hacker aprovechó un punto de acceso de la API inseguro que permitía a usuarios no autenticados asociar direcciones de correo electrónico con cuentas de Trello.

Esta filtración es un claro recordatorio de que las herramientas de gestión de proyectos y colaboración son objetivos de alto valor para los ciberdelincuentes. A medida que el software de administración de proyectos se integra más con otras plataformas y mejora con la IA, el volumen y la sensibilidad de los datos que fluyen a través de estas plataformas aumentan, lo que hace que los controles de acceso débiles y las API inseguras sean una gran riesgo.

Algunos equipos tienen dificultades para aprovechar al máximo las herramientas impulsadas por IA

Comprar herramientas impulsadas por IA es bastante fácil. Darse cuenta de su valor es bastante difícil. El 41% de los encuestados menciona los problemas de adopción de IA como su principal desafío con el software de PM, impulsado por la falta de habilidades, la mala incorporación del nuevo sistema y la desalineación del flujo de trabajo.

En México, el principal reto que presenta el software de gestión de proyectos también es la adopción de IA (43%), seguido por capacitar a nuevos usuarios (39%) y los costos ocultos o inesperados que conlleva el programa (35%).

Por qué es importante

La adopción de la IA es el principal reto de software de PM a nivel global. Este descubrimiento se alinea con los patrones de adopción más amplios que hemos estado siguiendo. Las funciones de IA requieren nuevas habilidades, como interpretar predicciones, configurar automatizaciones y adaptar flujos de trabajo. Sin la capacitación adecuada, incluso las funciones más avanzadas quedan sin uso.

Casi la misma cantidad de encuestados (39%) informa de una falta de habilidades de IA en el personal, y el 36% afirma que la integración de nuevas herramientas en los flujos de trabajo existentes es un obstáculo importante. Estas cifras reflejan un problema más profundo: la rápida innovación está superando la capacidad de aprendizaje y adaptación de los equipos. Y los proveedores no siempre ayudan. Una incorporación deficiente y la falta de orientación contextual dejan a los usuarios poco preparados y con poco soporte.

Para ayudar a los compradores a comprender qué está frenando la obtención de valor de la IA, aquí hay un desglose de las barreras más comunes, ejemplos y qué hacer al respecto:

El uso de herramientas de IA exige una inteligencia emocional más sólida

La IA puede generar planes, pero no puede generar confianza ni resolver conflictos. Es por eso que el 60% de los gestores de proyectos a nivel global dice que aumentó su uso de la inteligencia emocional (IE) desde que adoptó la IA. En México, este porcentaje es un poco más alto, el 68% de los encuestados en nuestro país indica el incremento de uso de IE.

Por qué es importante

La IA acelera los flujos de trabajo, pero no corrige la falta de alineación, ni la tensión, ni las brechas de comunicación entre los equipos y los involucrados en el proyecto. Esto sigue siendo de lo más difícil y humano de la gestión de proyectos.

La IA funciona para los gestores de proyectos, pero solo cuando se usa adecuadamente

Las herramientas de gestión de proyectos se centran cada vez menos en gestionar listas de tareas y más en permitir la adaptabilidad, la eficiencia y el uso responsable de la IA. Las compañías están invirtiendo en herramientas que las ayudan a trabajar de manera más inteligente, crecer más rápido y adaptarse al cambio.

Los compradores esperan:

• Automatización inteligente que ahorra tiempo pero sin sacrificar el control.

• Seguridad de datos para proteger información confidencial.

• Incorporación sencilla para una adopción más rápida.

• IA responsable, transparente y ética.

Muchos equipos también se están alejando de los métodos Agile o de cascada rígidos y adoptando enfoques híbridos. En la actualidad, el 41% de los encuestados a nivel global utiliza metodologías híbridas de gestión de proyectos. En México, el resultado es similar, un 44% de los administradores de proyectos en el país los gestiona de forma híbrida.

Qué observar

• IA responsable: los proveedores de software deben proporcionar transparencia y control, no solo automatización.

• Diseño que da prioridad a la seguridad: Espera un mayor escrutinio de cómo las herramientas manejan los datos confidenciales.

• Aumento de las habilidades blandas: Los gestores de proyectos necesitarán inteligencia emocional, negociación y pensamiento estratégico para liderar en entornos mejorados por IA.

• Adaptabilidad del flujo de trabajo: Las herramientas deben ser compatibles con metodologías híbridas y personalizadas.

Lecturas recomendadas

• El 38% de las empresas tiene integrada IA en sus procesos de administración de proyectos

• Sólo el 32% de las empresas mexicanas completa casi todos sus proyectos dentro del presupuesto establecido

• El 66% de los project managers dice que un alto nivel de cociente emocional tiene un impacto significativo en el equipo para alcanzar sus objetivos

• La estrategia de un coach de gestión de proyectos para mejorar el uso de la IA en las empresas

*Metodología

*La encuesta de tendencias de software de gestión de proyectos (PM) de Capterra se realizó en julio de 2025 a 2.545 encuestados en Australia (n=240), Brasil (n=227), Canadá (n=227), Francia (n=241), Alemania (n=224), India (n=216), Italia (n=227), México (n=236), España (n=239) y Reino Unido. (n=237), y Estados Unidos (n=231). El objetivo del estudio fue comprender las metodologías y el software de gestión de proyectos que utilizan las empresas, sus beneficios y desafíos, y el impacto de la IA en la gestión de proyectos. Los encuestados fueron seleccionados para un empleo a tiempo completo en empresas con más de un empleado, trabajando en puestos de nivel gerencial o superior. También se confirmó que los encuestados eran, al menos parcialmente, responsables de las decisiones de compra de software de gestión de proyectos y de las operaciones dentro de su organización.

Fuentes

1. Olivia Montgomery, LinkedIn

2. What’s Causing Corporate Layoffs?, Knowledge at Wharton

3. Megaprojects: Challenges, Opportunities, and the Role of the Project Profession, The Project Management Institute

4. Trello Data Breach: Hacker Dumps Personal Info of Millions of Users, HackRead