Software de gestión de proyectos

Redacción: Shubham Gupta y Bruno Peláez

Información esencial para la compra del software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos ayuda a las empresas a planificar, organizar y gestionar múltiples proyectos, como campañas de marketing, eventos, lanzamientos de productos y software, y proyectos de construcción. Este software ofrece funciones para asignar tareas a colaboradores individuales y equipos, crear flujos de trabajo de proyectos, colaborar con los miembros de equipos y generar informes para rastrear el progreso de proyectos y tareas.

Los principales usuarios de este software son los gestores de proyectos y los miembros de equipos. Esto incluye a gestores de proyectos no oficiales o informales, como gerentes de construcción o agentes de marketing que coordinan las actividades del proyecto.

El precio de la mayoría de las soluciones de software de gestión de proyectos en el mercado se basa en un modelo de suscripción mensual, y el costo del plan básico oscila entre 7 y 1,500 USD (aprox. entre 140 y 29,720 MXN) por mes [1].

Quienes vayan a adquirir este tipo de software por primera vez deben comenzar evaluando sus opciones en función del presupuesto, la cantidad de usuarios, los casos de uso y las integraciones necesarias. Para determinar si un sistema se adapta a tus necesidades, colabora con las personas implicadas en la elaboración de una lista de preguntas importantes que se deben plantear a los proveedores, tales como:

• ¿Qué tareas de gestión de proyectos puede automatizar este sistema?
• ¿Cómo se pueden utilizar los tableros de este software para mejorar la visualización y el seguimiento del estado de los proyectos?
• ¿Cómo puede apoyar esta herramienta las metodologías de gestión de proyectos (por ejemplo, Ágil, Waterfall, etc.) de la empresa?
• ¿Qué nivel de soporte técnico necesitará la empresa por parte del proveedor del software de gestión de proyectos?
• ¿Utiliza este software la IA para generar informes de estado o mejorar la planificación de recursos? Si es así, ¿cómo funciona?

Hussain Bandukwala [2], un consultor especializado en oficinas de gestión de proyectos (PMO) e instructor de PM que ha capacitado a más de 100,000 profesionales, explica que una de las preguntas que "realmente desconcierta" a muchas empresas es entender cómo funcionan los diferentes tipos de licencias dentro de un mismo producto.

"Con la llegada de los [modelos] de software como servicio, existen varios tipos de licencias basadas en usuarios”, comenta. "Por lo tanto, es fundamental comprender qué te ofrece cada tipo de licencia, además de sus costos y limitaciones."

¿Cuáles son los sistemas de gestión de proyectos con más reseñas?

Capterra identifica los mejores software de gestión de proyectos de acuerdo con una fórmula patentada que toma en cuenta las calificaciones de los usuarios y la popularidad, lo que ayuda a las pequeñas empresas a encontrar de manera eficiente la solución de gestión de proyectos que mejor se adapta a sus necesidades. Estos son los cinco productos más reseñados de esta categoría:

Estos rankings se obtienen combinando las calificaciones de los usuarios verificados y los datos sobre la popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:

• Puntuación de las calificaciones: puntaje relativo del software basado en las valoraciones otorgadas por los usuarios en Capterra, ajustado según la cantidad y la actualidad de las reseñas.
• Puntuación en popularidad: medida relativa de la popularidad del software basada en las tendencias de búsqueda en la web y la presencia en línea de los productos.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es un sistema diseñado para automatizar la asignación de tareas, la distribución de recursos y el seguimiento de hitos en todas las fases de un proyecto. Ayuda a crear, asignar y monitorear las tareas de los proyectos mediante funciones como gestión de tareas, generación de informes de estado del proyecto, seguimiento del presupuesto y control de cronogramas. Además, permite la creación de informes de asignación de recursos que identifican sobrecargas, desequilibrios y restricciones de disponibilidad, lo que permite a los gestores de proyectos optimizar la asignación de recursos.

El software de gestión de proyectos está relacionado con el software de gestión de carteras de proyectos, que ofrece mayor robustez, y con herramientas de uso general como el software de colaboración y el de gestión de tareas.

Un informe de Gartner indica que más del 85% de las empresas utilizan activamente software de gestión de proyectos, y se espera que este mercado alcance una valoración de 7,000 millones USD para 2026 [3].

En Capterra, encontrarás 1,749 productos diferentes de gestión de proyectos [4], y desde septiembre de 2023 se han publicado 15,962 reseñas de usuarios para estos productos [5].

Precios del software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos suele seguir un modelo de suscripción con facturación mensual. Para quienes recién comienzan, los planes básicos están generalmente disponibles en alrededor de 200 USD (aprox. 3,965 MXN) al mes e incluyen herramientas esenciales, como la gestión de tareas, planificación y programación de proyectos, seguimiento de avances y funciones de colaboración.

Para necesidades más robustas, están disponibles planes avanzados a un costo aproximado de 1,400 USD (aprox. 27,750 MXN) por mes. Estos incluyen las funciones básicas y añaden funcionalidades mejoradas, como análisis avanzados, opciones de integración personalizadas y soporte al cliente prioritario, diseñados para satisfacer las demandas de proyectos más complejos.

En los últimos dos años, nuestros asesores han observado que la mayoría de los compradores de software de gestión de proyectos (57%) asignan presupuestos de entre 20 y 40 USD (aprox. entre 400 y 800 MXN) al mes [6].

Quienes vayan a comprar este tipo de software por primera vez deben tener en cuenta que los gastos iniciales a menudo incluyen la implementación, la migración de datos y los costos de personalización, mientras que los gastos continuos generalmente abarcan los servicios de mantenimiento y soporte. Estos factores son esenciales para tener una comprensión completa del costo total de propiedad.

Características del software de gestión de proyectos con más valoraciones de los usuarios

Todos los programas de gestión de proyectos incluyen funciones de gestión de tareas, planificación o programación de proyectos, e informes o seguimiento de proyectos. La mayoría de los sistemas también comparten varias características comunes, como priorización, facturación y gestión de múltiples proyectos.

Características principales del software de gestión de proyectos

• Gestión de tareas. Crear tareas, rastrear el estado de su progreso y el porcentaje de finalización, y visualizar cualquier nota o comentario asociado. El 91% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Planificación y programación de proyectos. Crear los planes de los proyectos, definir sus objetivos, y establecer sus hitos y cronogramas. El 90% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Informes o seguimiento de proyectos. Generar diversos informes y métricas de rendimiento para monitorear el progreso, analizar datos y obtener información sobre la salud del proyecto y el rendimiento del equipo. El 81% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Herramientas de colaboración. Proporciona un canal para que los miembros del equipo compartan archivos multimedia, se comuniquen y trabajen juntos. El 79% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.

Característica comunes del software de gestión de proyectos con las valoraciones más altas

• Gestión de múltiples proyectos. Capacidad para monitorear y gestionar varios proyectos a la vez. El 89% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Priorización. Organizar actividades y tareas según su importancia o urgencia relativa. El 82% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Controles de acceso y permisos. Definir niveles de autorización para acceder a archivos o sistemas específicos. El 79% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Compartición de archivos. Intercambiar archivos digitales públicos o privados en múltiples formatos, como documentos, audio y video, imágenes y más. El 77% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Facturación y emisión de facturas. Crear, gestionar y enviar facturas o recibos a los clientes. El 66% de los usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.

Los compradores deben recordar que el hecho de que un producto tenga más características que otro no significa que sea el mejor para el negocio. Es importante centrarse en la eficiencia con la que un sistema cumple las funciones clave que necesita tu equipo, en lugar de valorar en exceso características adicionales que pueden tener un impacto limitado en tu negocio.

“Si no sabes qué buscas en un software de gestión de proyectos, cualquier opción te parecerá adecuada”, comenta Bandukwala. “Por eso, comprender tus propios requisitos es clave. Como dice el refrán: si no sabes a dónde vas, cualquier camino te llevará allí.”

Principales ventajas del software de gestión de proyectos identificadas por los usuarios

Espacio de trabajo colaborativo mejorado: Mejora la interacción y colaboración del equipo a través de una plataforma unificada que permite compartir archivos, comunicarse en tiempo real y resolver problemas de forma colectiva, aplicable tanto en entornos remotos como en la oficina.

"Me encanta el espacio de trabajo colaborativo que ofrece, ya que permite trabajar de forma remota como un equipo operativo y eficiente."

–Amanda H., estratega de negocios, marketing y publicidad

Gestión de tareas precisa. Ofrece herramientas robustas para organizar y monitorear meticulosamente las tareas de acuerdo con las métricas críticas del proyecto, como cronogramas, presupuestos y alcance, asegurando que cada miembro del equipo tenga directrices y responsabilidades claras.

"Sin esta herramienta no habríamos podido organizar correctamente todos los pasos e hitos, y sin duda no habríamos tenido tanto éxito en cada proyecto completado."

–Mike H., CIO, gestión educativa

Información consolidada del proyecto. Centraliza toda la documentación y comunicaciones relacionadas con el proyecto en un único hub actualizado continuamente, lo que facilita recuperar datos históricos y mantenerse informado sobre los estados actuales de los proyectos.

"Me encanta que puedes tener conversaciones y archivos adjuntos relacionados con las tareas y proyectos. Esto es excelente si eres como yo y necesitas mostrar a otros, de manera fácil, dónde se tomaron decisiones en el pasado."

–Michelle M., gerente, organización sin fines de lucro

Automatización del flujo de trabajo para máxima eficiencia. Optimiza el flujo de las tareas e información del proyecto, aplicando automáticamente reglas de procesos comerciales para minimizar errores y aumentar la eficiencia, consolidando prácticas de gestión de proyectos.

"Para ahorrar tiempo y reducir errores, hemos desarrollado nuestros propios flujos de trabajo, implementado recordatorios y automatizado completamente las tareas repetitivas. Hemos alcanzado una mayor productividad y una base más sólida en nuestros procesos de rendimiento."

–Christian P., gerente de RR. HH.; salud, bienestar y fitness

Entre estos beneficios clave, la integración de IA generativa ha añadido una capa de sofisticación a estos sistemas. Este avance tecnológico ha ampliado notablemente la capacidad de planificación de escenarios detallados, una función que ya era fundamental pero que ahora se destaca aún más gracias a la influencia de la IA.

Bandukwala explica: "La planificación de escenarios para la gestión de carteras de proyectos ya estaba en marcha, pero la llegada de la IA generativa realmente ha impulsado su popularidad y ha dado paso a muchas funciones nuevas que ayudan a los usuarios a gestionar proyectos de manera más efectiva y eficiente." Esta evolución marca un cambio significativo en la percepción y uso de las herramientas de gestión de proyectos, destacando su creciente importancia en funciones estratégicas del negocio.

Inconvenientes comunes del software de gestión de proyectos identificados por los usuarios

Navegar en el panorama del software de gestión de proyectos implica superar obstáculos específicos que pueden determinar el éxito o fracaso de su implementación. Debido a que los gerentes de proyectos señalaron los cronogramas poco realistas (38%), los desafíos en la gestión de presupuestos (36%) y la escasez de recursos (34%) como sus principales dificultades durante el último año [6], es crucial comprender los problemas específicos de los usuarios al implementar estas herramientas. Hemos analizado las reseñas de usuarios del último año para identificar los desafíos más comunes que enfrentan, los cuales se describen a continuación.

Preocupaciones relacionadas con el costo. Equilibrar el presupuesto con la necesidad de funciones avanzadas puede ser complicado. Los costos elevados pueden disuadir la inversión inicial, especialmente en equipos pequeños o startups.

• Pregunta al proveedor: ¿Qué se incluye en el plan básico y cómo impactan las funciones adicionales en el costo total? ¿Pueden ofrecer transparencia en los niveles de precios?
• Supera el desafío. Explora opciones que ofrezcan soluciones escalables, donde puedas comenzar con funciones básicas e ir agregando más a medida que tu presupuesto lo permita.

Experiencia de usuario compleja. Una interfaz compleja puede disuadir a los usuarios de comprometerse plenamente con el software, limitando su efectividad y reduciendo la satisfacción general.

• Pregunta al proveedor: ¿Pueden describir la filosofía de diseño detrás de la interfaz de usuario? ¿Qué medidas han tomado para asegurar que la interfaz sea intuitiva?
• Supera el desafío. Opta por un software que priorice una interfaz de usuario limpia e intuitiva. Evalúa el software durante el período de prueba para asegurarte de que se adapta al flujo de trabajo de tu equipo y mejora la usabilidad.

Curva de aprendizaje pronunciada. Aprender a usar un nuevo software puede ser desafiante, especialmente para equipos acostumbrados a otros procesos. Una curva de aprendizaje empinada puede ralentizar la adopción y reducir la eficiencia general.

• Pregunta al proveedor: ¿Qué servicios de capacitación y soporte ofrecen para los nuevos usuarios? ¿Cómo simplifican el proceso de aprendizaje para equipos diversos?
• Supera el desafío. Elige un software que no solo proporcione materiales de capacitación completos, como tutoriales y seminarios web, sino que también ofrezca soporte continuo.

Si bien estos inconvenientes son significativos, también es fundamental reconocer los beneficios potenciales de una implementación exitosa.

Por ejemplo, Bandukwala describe los posibles riesgos y beneficios de adoptar la IA y sus funciones relacionadas en las herramientas de gestión de proyectos:

“Hay emoción porque existen muchas posibilidades: aceleración del ritmo, automatización, sugerencias, predicciones", comenta. “Pero también existen preocupaciones naturales sobre posibles obstáculos, como problemas de integración, calidad de los datos y cuestiones éticas.”

Esta declaración resalta el entorno dinámico de la adopción de software de gestión de proyectos, donde la expectativa de beneficios transformadores debe equilibrarse con una navegación cautelosa de los posibles obstáculos.

¿Para qué se usa el software de gestión de proyectos?

El análisis de nuestra extensa base de datos de reseñas sobre los programas de gestión de proyectos indica que sus casos de uso más comunes son:

• Coordinación de tareas entre equipos de proyectos: las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos para asignar y monitorear tareas tanto a nivel individual como de proyecto.
• Gestión de múltiples proyectos: los usuarios del software de gestión de proyectos pueden crear y gestionar varios proyectos desde una única herramienta, lo que permite a los individuos ver sus tareas organizadas por fecha de entrega o por proyecto.
• Optimización de la gestión de recursos: los gestores de proyectos pueden asignar miembros del equipo a proyectos y tareas en función de su disponibilidad, habilidades y necesidades empresariales.
• Análisis y seguimiento del estado del proyecto: los usuarios de software de gestión de proyectos pueden visualizar paneles y generar informes a nivel individual, de proyecto y, con algunas herramientas, incluso a nivel de programa o cartera.
• Mejora de la comunicación y colaboración: los equipos y los clientes pueden comunicarse mediante el servicio de mensajería integrado y compartir archivos. La herramienta puede enviar notificaciones a los individuos, reduciendo la dependencia del correo electrónico y facilitando una colaboración eficiente, incluso entre equipos geográficamente dispersos.

Muchos sistemas de software de gestión de proyectos están diseñados para respaldar metodologías o sectores específicos:

• Software para gestión de proyectos informáticos
• Software de gestión de carteras de proyectos (normalmente diseñado para grandes corporaciones y empresas)
• Software de gestión de proyectos Agile
• Software de gestión de proyectos basado en la web

¿Quién utiliza el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es ampliamente adoptado por una variedad de profesionales que dependen de sus sólidas capacidades para gestionar y agilizar tareas de trabajo de manera eficiente. Los principales usuarios incluyen equipos de marketing y ventas, departamentos de TI, gerentes de construcción y personal de organizaciones sin fines de lucro, cada uno aprovechando el software para adaptarlo a sus necesidades específicas.

Cómo diferentes profesiones usan el software de gestión de proyectos:

• Equipos de marketing y ventas: utilizan herramientas de gestión de proyectos para organizar campañas, monitorear el progreso hacia los objetivos de ventas y gestionar las interacciones con prospectos y clientes.
• Departamentos de tecnología de la información: estos profesionales usan el software para gestionar proyectos de desarrollo de software, realizar seguimiento de actualizaciones y mantener el cumplimiento de estándares técnicos.
• Gerentes de construcción: usan herramientas de gestión de proyectos para programar trabajos, controlar presupuestos y coordinar la comunicación entre los gerentes de obra y los subcontratistas.
• Organizaciones sin fines de lucro: el personal en estas organizaciones utiliza las herramientas para gestionar eventos de recaudación de fondos, coordinar horarios de voluntarios y monitorear el proceso de solicitudes de subvenciones.

Un análisis de más de 2,084 conversaciones telefónicas de los asesores de Capterra con compradores de software de gestión de proyectos desde septiembre de 2023 revela que el 62% de los usuarios provienen de pequeñas empresas con menos de 100 empleados, y alrededor del 65% de estas empresas generan menos de 25 millones USD en ingresos anuales, lo que confirma claramente el papel fundamental del software de gestión de proyectos en el apoyo a las operaciones empresariales en diversos sectores y tamaños de empresas [7].

Integraciones más comunes del software de gestión de proyectos

Después de analizar nuestra extensa base de reseñas, hemos determinado que las tres categorías de software que se integran más frecuentemente con los sistemas de gestión de proyectos son las de control de horarios de empleados, CRM (gestión de relaciones con clientes) y gestión de tareas. Estas integraciones son esenciales para mejorar la funcionalidad y la eficiencia del software de gestión de proyectos:

• Control de horarios de empleados. Permite un registro preciso del tiempo en tareas, lo cual es fundamental para el seguimiento del presupuesto, la nómina y la evaluación de la productividad. Esta integración ayuda a asegurar que se cumplan los plazos del proyecto y se monitoreen de cerca los costos laborales.
• CRM. Al conectar los sistemas CRM con herramientas de gestión de proyectos, las empresas pueden optimizar el flujo de información entre los equipos de ventas y de proyecto. Esto garantiza que los datos e interacciones con los clientes se mantengan actualizados y accesibles.
• Gestión de tareas. Ofrece un nivel más detallado de control sobre tareas y subtareas individuales. Esto ayuda a distribuir el trabajo equitativamente, establecer expectativas claras y monitorear el progreso, lo que mejora los resultados.

Estas integraciones no solo unifican datos y procesos, sino que también proporcionan una vista completa de las operaciones, lo que puede mejorar significativamente la eficiencia y efectividad de los proyectos.

Tendencias recientes del software de gestión de proyectos

Evolución de la gestión de proyectos con IA a nivel global. En esta reseña fundamentada sobre la IA en la gestión de proyectos, el autor Peter Taylor describe el presente y el revolucionario futuro en el ámbito profesional de los proyectos, junto con los beneficios y los retos de superar barreras y resistencias hacia esta nueva realidad.

Inteligencia artificial en gestión de proyectos en México. El 38% de gestores de proyectos en México indica que su empresa actualmente usa software con IA para los procesos de administración de proyectos. De este segmento que ya usa IA en gestión de proyectos, el 51% indica que la principal mejora en el trabajo debido a esta integración es que se dispone de más tiempo para enfocarse en tareas esenciales [8].

Aprende más sobre el software de gestión de proyectos

Además de nuestra página de categoría de sistemas de gestión de proyectos, aquí tienes recursos especializados adicionales que te ayudarán a encontrar la herramienta de gestión de proyectos ideal para tu negocio:

• El 38% de las empresas tiene integrada IA en sus procesos de administración de proyectos
• Sólo el 32% de las empresas mexicanas completa casi todos sus proyectos dentro del presupuesto establecido
• Qué es project management: la importancia de la gestión de proyectos
• 5 programas de gestión de proyectos con mejor calificación en sus funciones
• Los 5 sistemas de planificación de recursos empresariales gratuitos mejor valorados
• Los 5 software de flujo de trabajo gratuitos mejor valorados
• Los 5 software para administración de empresas mejor valorados
• ¿Cómo ayudan las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos a mitigarlos?
• Análisis de las 5 fases de gestión de proyectos

Fuentes

1. Datos de los precios del software de Capterra. En el análisis de precios realizado al momento de elaborar este artículo, solo se incluyen los productos con precios disponibles públicamente y los productos de software calificado que pertenecen a la misma categoría. Lee la metodología completa aquí. La conversión de divisas se basa en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y puede diferir con los tipos de cambio actuales.

2. Hussain Bandukwala, LinkedIn

3. Software Market Insights: Project Management, Gartner

4. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo.

5. Datos de las reseñas en Capterra. Las reseñas de Capterra proceden de los usuarios verificados de cada uno de los productos de software. Para este informe, analizamos las reseñas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Lee la metodología completa aquí.

6. Notas de las conversaciones telefónicas de los asesores de Capterra. Los hallazgos se basan en datos de conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra mantuvo con el personal de las empresas que buscaban software de gestión de proyectos. Para este informe, hemos analizado las interacciones telefónicas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Lee la metodología completa.

7. Encuesta sobre Herramientas de Gestión de Proyectos de Mayor Impacto: La encuesta Herramientas de gestión de proyectos eficaces 2024 de Capterra se realizó en línea en mayo de 2024 entre 2,500 encuestados en Estados Unidos (n=300), Canadá (n=200), Brasil (n=200), México (n=200), Reino Unido (n=200), Francia (n=200), Italia (n=200), Alemania (n=200), España (n=200), Australia (n=200), India (n=200) y Japón (n=200). El objetivo fue comprender las habilidades de liderazgo e inteligencia emocional necesarias para que los gestores de proyectos lideren equipos y proyectos exitosamente, aprovechando o incorporando la IA. Los encuestados fueron seleccionados por ser profesionales de gestión de proyectos en organizaciones de todos los tamaños. Sus organizaciones debían estar usando software de gestión de proyectos.

8. Estudio sobre adopción de inteligencia Artificial en la gestión de proyectos en México. La encuesta se realizó en línea a 529 trabajadores en empresas que utilizan software para la gestión de proyectos y que están moderadamente o muy involucrados en dichos procesos. El objetivo fue comprender el nivel de adopción, uso e importancia de la IA en los procesos de administración de proyectos en México.