Software de recursos humanos - Página 9

Analista de contenido responsable de la investigación: Brian Westfall; editado por: Bruno Peláez

Información esencial para la compra del software de recursos humanos

El software de recursos humanos (RR. HH.) permite a las organizaciones gestionar los registros de empleados, digitalizar los procesos de RR. HH. y automatizar tareas comunes en RR. HH. Las soluciones de RR. HH. satisfacen una amplia variedad de necesidades de los empleados, como reclutamiento, nómina, administración de prestaciones y gestión del rendimiento.

El software de RR. HH. no solo está dirigido a grandes empresas con un departamento de RR. HH. robusto, sino también a pequeñas empresas que no tienen ningún empleado de RR. HH. De hecho, uno de los perfiles más comunes que nos consultan sobre el software de RR. HH. son los propietarios de pequeñas empresas. El software de RR. HH. es adquirido y usado por empresas de todos los sectores.

La mayoría de los programas de RR. HH. se ofrecen mediante suscripción mensual, cuyo precio varía según la cantidad de funcionalidades y el número de empleados. Los costos del software de RR. HH. suelen oscilar entre 360 USD (aprox. 7,285 MXN) al mes para un sistema básico hasta 2,200 USD (aprox. 44,550 MXN) o más para un sistema premium [1].

Quienes vayan a adquirir un software de RR. HH. por primera vez deben considerar su presupuesto, cantidad de empleados, requerimientos de la aplicación, caso de uso y cualquier integración necesaria antes de tomar una decisión de compra. Trabajar con las personas implicadas para elaborar una lista de preguntas clave para los proveedores puede ayudar a encontrar el sistema más adecuado para tus necesidades:

• ¿Qué tareas de RR. HH. pueden gestionar los empleados por sí mismos mediante autoservicio?
• ¿Qué capacidades de análisis y tableros ofrece la plataforma?
• ¿Qué nivel de soporte técnico proporciona el software?
• ¿De qué manera se integra la inteligencia artificial (IA) en la plataforma y cómo funciona?

¿Cuáles son los sistemas de software de RR. HH. con más reseñas?

Capterra identifica los mejores programas de recursos humanos de acuerdo con una fórmula patentada que toma en cuenta las calificaciones de los usuarios y la popularidad, lo que ayuda a las pequeñas empresas a encontrar de manera eficiente la solución de RR.HH. que mejor se adapta a sus necesidades. Estos son los cinco productos más reseñados de esta categoría:

Estos rankings se obtienen combinando las calificaciones de los usuarios verificados y los datos sobre la popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:

• Puntuación de las calificaciones: puntaje relativo del software basado en las valoraciones otorgadas por los usuarios en Capterra, ajustado según la cantidad y la actualidad de las reseñas.
• Puntuación en popularidad: medida relativa de la popularidad del software basada en las tendencias de búsqueda en la web y la presencia en línea de los productos.

¿Qué es un sistema de recursos humanos?

El software de recursos humanos es un tipo de software diseñado para ayudar a las empresas a gestionar y optimizar sus procesos de recursos humanos. A través del software de RR. HH., los usuarios pueden realizar tareas, almacenar información y analizar datos de RR. HH.

Ya sea que necesites reclutar candidatos, incorporación de nuevos empleados, gestionar la nómina, administrar las prestaciones de los empleados, monitorear la asistencia, llevar a cabo evaluaciones de desempeño o realizar cualquier otra actividad relacionada con la gestión de talento, existe un software de RR. HH. que puede ayudarte.

Según Gartner, el mercado mundial de software de RR. HH. creció un 11.7 % en 2022, alcanzando 22,400 millones USD [2].

En Capterra, encontrarás 1,986 productos de RR. HH. [3], lo que convierte a esta categoría de software en una de las más amplias del sitio. Solo en el último año, los usuarios también han enviado 12,747 reseñas de software de RR. HH. [4].

Precios del software de recursos humanos

La mayoría de los programas de RR. HH. se ofrecen mediante suscripción mensual, cuyo precio varía según la cantidad de funcionalidades y el número de empleados. Los costos del software de RR. HH. suelen oscilar entre 360 USD (aprox. 7,285 MXN) al mes para un sistema básico hasta 2,200 USD (aprox. 44,550 MXN) o más para un sistema premium.

• El software de RR. HH. de nivel básico incluye funciones esenciales, como una base de datos de empleados, gestión de funciones básicas de RR. HH., y herramientas de informes y análisis.
• Una solución de RR. HH. más avanzada, de mayor costo, generalmente incluye funciones adicionales, como informes personalizables, un portal de autoservicio para empleados y un tablero de actividades.

El 64% de los compradores de software de RR. HH. con quienes hablaron los asesores de Capterra en el último año tiene un presupuesto de entre 5 y 10 USD (aprox. 100 y 200 MXN) por empleado al mes [5].

Quienes vayan a comprar este tipo de software por primera vez deben tener en cuenta estos factores:

• La implementación, integración y personalización son los gastos iniciales más comunes
• El mantenimiento y soporte son los gastos recurrentes más comunes

Si buscas formas de ahorrar dinero en un sistema de recursos humanos, tienes algunas opciones a tu disposición. Las pruebas gratuitas son una excelente manera de probar el software antes de tomar una decisión de compra. Algunos proveedores también ofrecen software de RR. HH. gratuito, aunque los compradores deben tener en cuenta que puede haber costos asociados con este tipo de software, como el mantenimiento y la personalización.

Por último, los proveedores de software de RR. HH. pueden ofrecer un descuento si optas por una suscripción anual en lugar de una mensual.

Características del software de RR. HH. con más valoraciones de los usuarios

Todos los programas de recursos humanos incluyen una base de datos de empleados, funciones de gestión de RR. HH. y herramientas de informes y análisis, y la mayoría ofrece otras características comunes, como seguimiento de candidatos, gestión de nóminas e incorporación de empleados (onboarding).

Características principales del software de RR. HH.

• Base de datos de empleados. Almacena y gestiona de forma segura la información de los empleados. El 85% de usuarios de este tipo de software considera esta característica como crítica o muy importante.
• Gestión de RR. HH. Automatiza funciones clave de RR. HH., como nóminas, administración de prestaciones y cumplimiento normativo. El 84% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Informes y análisis. Permite ver y realizar un seguimiento de métricas relevantes de RR. HH. El 74% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.

Características comunes del software de RR. HH.

Nuestro análisis exclusivo de datos de reseñas revela otras características comunes de los programas de RR. HH. que han sido valoradas por los usuarios:

• Seguimiento de candidatos. Gestiona las solicitudes y currículums de los candidatos a medida que avanzan en el proceso de reclutamiento. El 81% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Gestión de empleados. Realiza un seguimiento de horarios, disponibilidad y rendimiento de los empleados en proyectos y tareas. El 81% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Portal de autoservicio. Un espacio para que los empleados accedan al software de RR. HH., realicen tareas y encuentren información. El 79% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Gestión de nóminas. Realiza el seguimiento y procesamiento de las nóminas de los empleados. El 77% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Incorporación (onboarding). Automatiza el proceso de convertir a los nuevos contratados en empleados legales. El 73% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Tiempo y asistencia. Registra las horas trabajadas y el saldo de días libres de los empleados. El 69% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
• Feedback 360°. Recopila y realiza un seguimiento de las reseñas de rendimiento de los empleados de parte de compañeros, gerentes y subordinados directos.
• Tablero de actividades. Permite ver el estado de los procesos en curso, identificar los incidentes actuales y hacer un seguimiento de las actividades pasadas.
• Gestión de compensaciones. Controla los presupuestos de las compensaciones y optimiza las estructuras salariales para los empleados.
• Informes personalizables. Permite modificar el diseño y el contenido de los informes de RR. HH.

Principales ventajas del software de recursos humanos identificadas por los usuarios

Mejora la eficiencia y el rendimiento de RR. HH. Los usuarios de sistemas de administración de recursos humanos afirman que la automatización, el registro digital y el autoservicio para empleados les permite hacer más en menos tiempo.

“Las capacidades que ofrece la plataforma han optimizado significativamente nuestras tareas y contribuido a mejorar nuestra eficiencia general.”

–Mara D., gerente senior de RR. HH., organización sin fines de lucro

Facilita el crecimiento de las pequeñas empresas. A medida que las empresas crecen, la gestión del personal se vuelve más compleja. Los usuarios destacan que el software de RR. HH. ha acompañado su crecimiento y les ha permitido escalar sus procesos de RR. HH. con facilidad.

“Con el crecimiento de nuestra empresa de 150 a más de 800 empleados en los últimos 5 años, [nuestro producto] sigue siendo un socio esencial en nuestro éxito.”

–Julie G., gerente de RR. HH. y operaciones, alimentos y bebidas

Ofrece un espacio seguro para almacenar datos de los empleados. El software de RR. HH. reduce errores y minimiza las preocupaciones de seguridad asociadas a los métodos manuales, como los archivos en papel y en hojas de cálculo.

“Nos ofrece una base de datos consolidada con información precisa de los empleados.”

–Jessica D., programadora de videojuegos, software informático

Desventajas comunes del software de RR. HH. identificados por los usuarios

Recientemente, los usuarios identificaron algunos inconvenientes habituales del software de RR. HH. Uno de ellos es la disponibilidad del servicio al cliente para resolver problemas, ya sea con el propio software o con servicios relacionados, como la gestión de nóminas. Otro desafío es el costo, ya que los usuarios mencionan que tienen dificultades para obtener un precio accesible o encuentran que las funciones que desean están bloqueadas detrás de niveles superiores de pago.

Al interactuar con los proveedores, es importante verificar que el nivel del soporte al cliente es adecuado. Pregunta sobre el nivel de soporte que ofrecen y los costos asociados. También es importante distinguir entre las características "necesarias" y las "deseadas", y enfocarse en las opciones que solo incluyan las funciones que necesitas para mantener los costos bajos.

En cuanto a la funcionalidad, los principales desafíos con el software de RR. HH. incluyen la generación de informes personalizados y la configuración de reglas para aprobar o denegar automáticamente las ausencias de los empleados. Si los informes y la gestión de ausencias son importantes para ti, revisa las reseñas de otros usuarios para comprender mejor si cierto producto maneja estas características de forma adecuada.

¿Para qué se usa el software de RR. HH.?

El análisis de nuestra extensa base de datos de reseñas sobre los programas de RR. HH. indica que sus casos de uso más comunes son:

• Gestión de una base de datos centralizada de empleados: las empresas utilizan software de RR. HH. para mantener una base de datos segura con información sobre sus empleados, como nombre, puesto, salario, datos de contacto y más.
• Seguimiento de asistencia y días de descanso remunerados (PTO): el software de RR. HH. ayuda a las empresas a registrar las horas trabajadas por los empleados, ya sea mediante el ingreso manual del tiempo o mediante la integración con dispositivos de control de horarios.
• Atracción, evaluación y contratación de candidatos: las empresas utilizan el software de RR. HH. para publicar ofertas de empleo, programar entrevistas, evaluar currículums y hacer un seguimiento de los candidatos más prometedores a lo largo del proceso de reclutamiento y contratación.
• Automatización de nómina: en lugar de realizar cálculos manuales y emitir cheques de pago, el software de RR. HH. calcula automáticamente salarios y retenciones de impuestos, depositando los fondos directamente en las cuentas bancarias de los empleados.

Por lo general, el software de recursos humanos se divide en dos categorías: “RR. HH. esenciales” y “RR. HH. estratégicos”.

La categoría de RR. HH. esenciales abarca el software de RR. HH. que respalda funciones críticas para cualquier empresa. Esto incluye:

• Sistemas de seguimiento de candidatos: publica ofertas de trabajo, gestiona solicitudes, evalúa opciones de candidatos y realiza el seguimiento de los solicitantes a medida que avanzan en el proceso de reclutamiento.
• Software de incorporación (onboarding): automatiza y gestiona el proceso de transición de los nuevos empleados.
• Software de nómina: ejecuta la nómina, rastrea costos de compensación y genera importantes informes de nómina e impuestos.
• Software de gestión del tiempo: realiza el seguimiento de la asistencia de los empleados, los horarios y las horas facturables de los contratistas.
• Software de administración de prestaciones: da de alta a los empleados en las prestaciones ofrecidas, monitorea su uso y genera informes.

La categoría de RR. HH. estratégicos abarca el software de RR. HH. que ayuda a las empresas a optimizar su fuerza laboral y a mejorar la productividad y el compromiso de los empleados. Esto incluye:

• Software evaluación del desempeño: establece objetivos individuales para los empleados, recopila feedback 360° y realiza evaluaciones de desempeño.
• Plataforma LMS: crea, gestiona y administra módulos de capacitación y desarrollo de habilidades para los empleados.
• Software de motivación para los trabajadores: realiza encuestas a los empleados y diagnostica problemas comunes que causan insatisfacción laboral.
• Software de gestión de compensaciones: optimiza los presupuestos de compensación y habilita el pago basado en el rendimiento.
• Software de planes de sucesión: identifica empleados con alto rendimiento y desarrolla una reserva de liderazgo para el futuro.
• Software de gestión de personal: planifica, realiza el seguimiento y gestiona la asignación y necesidades de recursos laborales.
• Software de análisis para RR. HH.: agrega datos de los empleados y visualiza tendencias a lo largo del tiempo.

Dependiendo de tus necesidades, puedes optar por adquirir un sistema de RR. HH. independiente que cumpla una función específica o una suite integral de gestión de talento con múltiples funciones.

¿Quién utiliza el software de RR. HH.?

Empresas de todos los sectores utilizan el software de RR. HH. para hacer sus procesos de RR. HH. más eficientes o para acceder a funciones esenciales que sus métodos actuales no pueden ofrecer.

Aunque el personal de RR. HH. son los principales usuarios del software de recursos humanos., no son los únicos. Los gerentes también utilizan el software de RR. HH. para administrar evaluaciones de rendimiento, aprobar permisos y dar de alta a nuevos empleados. Los mismos empleados también usan los programas de recursos humanos para actualizar sus datos de contacto, ver recibos de pago, darse de alta en las prestaciones o realizar otras tareas relacionadas con RR. HH.

Las notas de las conversaciones telefónicas de nuestros asesores durante el último año revelan que muchos compradores de software de RR. HH. provienen de pequeñas empresas con entre 1 y 24 empleados y con 5 millones de dólares o menos en ingresos anuales. Uno de los perfiles más comunes que nos consulta sobre software de RR. HH. no pertenece al área de recursos humanos, sino que son propietarios de pequeñas empresas que no cuentan con un departamento de RR. HH. dedicado.

Integraciones más comunes del software de RR. HH.

Después de analizar nuestra extensa base de reseñas, hemos determinado que las tres categorías de software que se integran más frecuentemente con los sistemas de RR. HH. son las de contabilidad, gestión de documentos y CRM.

Los compradores necesitan una integración sólida entre el software de RR. HH. y el de contabilidad para ejecutar la nómina. La integración con el software de gestión de documentos ayuda a gestionar manuales de empleados y descripciones de puestos de trabajo, mientras que la integración con el software CRM puede proporcionar datos precisos de ventas para calcular las comisiones.

Nuestras conversaciones con los compradores de software de RR. HH. durante el último año revelan que las necesidades de integración dependen del tamaño de la empresa. Mientras que las pequeñas empresas con entre 1 y 100 empleados prefirieron ligeramente los productos de RR. HH. independientes (53%), las empresas más grandes, con 101 o más empleados, prefirieron las suites integradas (66%). Este es un patrón común a medida que las empresas crecen: comienzan con unos pocos sistemas independientes para acceder a las funciones esenciales de RR. HH., como la nómina o la gestión de turnos de empleados, para luego saltar a una suite de RR. HH. integrada cuando su departamento de RR. HH. ha madurado.

Cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas. Construir tu infraestructura de software de RR. HH. con una variedad de sistemas independientes te permite elegir el mejor sistema para cada función, pero integrarlos todos puede causar problemas de compatibilidad. Tener una suite de software de RR. HH. todo en uno evita problemas de integración, ya que todas las funciones están en una misma plataforma, pero podría requerir ciertas concesiones en funcionalidad, ya que ninguna suite puede ser la mejor en todo.

Cualquiera que sea la dirección que tomes, es importante planificar de antemano cómo será tu infraestructura de software de RR. HH. Sin una planificación adecuada, podrías implementar sistemas con funciones duplicadas, lo que aumentaría los costos innecesarios, el tiempo de capacitación y las vulnerabilidades de seguridad.

Tendencias recientes del software de RR. HH.

El desarrollo de liderazgo se está convirtiendo en una prioridad principal. Según la encuesta anual de prioridades en RR. HH. de Gartner, el desarrollo de líderes y gerentes es la prioridad número uno para 2024 [6]. El 76% de líderes de RR. HH. afirma que sus directivos se sienten abrumados por el crecimiento de sus responsabilidades laborales. Gartner señala que las empresas en vez de invertir en programas tradicionales de desarrollo de directivos y gerentes, deben evolucionar el propio puesto de trabajo: restablecer las expectativas, reconstruir su cartera de directivos, reajustar los hábitos de los directivos y eliminar obstáculos burocráticos.

La transparencia salarial se está convirtiendo en una práctica común. En 2024, el 40% de los líderes de reclutamiento prevén que sus organizaciones compartirán detalles salariales en las ofertas de trabajo para todas sus ubicaciones, en comparación con el 15% de 2022 [7]. La transparencia salarial se ha vuelto cada vez más importante para atraer a los mejores talentos, por lo que las empresas están aprovechando las plataformas de gestión de nóminas y compensaciones para garantizar que los salarios sean competitivos en su área.

Obtén más información sobre cómo el software de RR. HH. puede ayudar a tu negocio

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• 5 preguntas clave al evaluar candidatos durante entrevistas para call center

Fuentes

[a]. La encuesta sobre nativos digitales de Capterra se realizó en agosto de 2023 entre 1009 encuestados en México. El objetivo del estudio era comprender las diferencias en las actitudes generacionales y los niveles de comodidad con la tecnología, y qué soluciones pueden ayudar a salvar la brecha. Se seleccionó a los encuestados que trabajaban a tiempo completo o parcial en puestos en los que utilizaban una computadora para realizar sus tareas diarias.

1. Datos de los precios del software de Capterra. En el análisis de precios realizado al momento de elaborar este artículo, solo se incluyen los productos con precios disponibles públicamente y los productos de software calificado que pertenecen a la misma categoría. Lee la metodología completa aquí. La conversión de divisas se basa en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y puede diferir con los tipos de cambio actuales.

2. Market Share Analysis: Human Capital Management Software, Worldwide, 2022, Gartner

3. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo.

4. Datos de las reseñas en Capterra. Las reseñas de Capterra proceden de los usuarios verificados de cada uno de los productos de software. Para este informe, analizamos las reseñas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Lee la metodología completa aquí.

5. Notas de las conversaciones telefónicas de los asesores de Capterra. Los hallazgos se basan en datos de conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra mantuvo con el personal de las pequeñas y medianas empresas que buscaban herramientas de RR. HH. Para este informe, hemos analizado las interacciones telefónicas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Lee la metodología completa.

6. Where HR Will Focus in 2024, Gartner

7. 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, Gartner

Analista de contenido responsable de la investigación: Alejandra Aranda; editado por: Mehar Luthra

Última actualización el 4/7/2025

Descubriendo el nuevo panorama de los recursos humanos en México

Los recursos humanos (RR. HH.) están cambiando rápidamente. Encontrar y retener el mejor talento es más difícil que nunca en un mundo impredecible. El aumento de costos, las brechas de habilidades y el auge de la inteligencia artificial (IA) están obligando a los líderes de recursos humanos a replantearse cómo administran al personal. En este entorno de alta exigencia, la tecnología no solo es útil, es esencial.

La encuesta de Tendencias de Software de RR. HH. 2025 de Capterra* revela cómo la tecnología está diseñando el futuro y ayuda a afrontar los diferentes retos. En este estudio han participado más de 3,200 gerentes de RR. HH. en 11 países, de los cuales 299 son de México. Este artículo se enfoca únicamente en los resultados obtenidos en México.

Principales tendencias de recursos humanos en 2025

• La IA impulsa una contratación más inteligente
• La mejora de habilidades es imprescindible
• La tecnología aumenta el compromiso de los empleados
• La IA implica nuevos riesgos

Para entender mejor el cambiante panorama de los recursos humanos y conocer las mejores prácticas, recopilamos estudios y perspectivas de expertos de Gartner. Además, hablamos con la experta en administración de talento, conferencista y escritora Lyz Escalante y con Brian Westfall, analista en tecnología de recursos humanos.

La conclusión: Adoptar nuevas tecnologías de RR. HH. no es suficiente. El éxito depende de desarrollar habilidades en IA, proteger los datos y mantener a las personas en el centro. Este estudio muestra cómo los líderes de RR. HH. en México pueden actuar ahora para mantenerse a la vanguardia.

Descubrimiento 1: La IA potencia la adquisición de talento

El reto

Encontrar a los empleados adecuados en tiempos complejos requiere enfoques innovadores. Con el aumento de los costos de contratación y la demanda de profesionales cualificados, las organizaciones deben adaptar sus estrategias utilizando tecnología mejorada con IA, que ayuda en el análisis de talento, el volumen de solicitudes, la experiencia del candidato y mejores resultados de reclutamiento.

Lo que nos dicen los gerentes de RR. HH. en México

• El 69% espera aumentar su personal en los próximos 12 meses.
• El 55% prevé que los costos de reclutamiento aumenten respecto al año pasado.
• El 44% identifica la contratación de profesionales cualificados como uno de los principales retos de RR. HH. en los próximos 12 meses.
• El 33% piensa que la IA aumenta la capacidad de análisis en los procesos de RR. HH.

Por qué importa

La eficiencia no solo importa a las empresas que disponen de menos presupuesto o recursos, también a los que sí lo tienen, pero que quieren mejorar sus procesos, y ahí es donde el software puede ayudar. Casi siete de cada diez líderes de RR. HH. en México anticipan que la plantilla de su organización crecerá en los próximos 12 meses, pero solo el 39% considera que el software de reclutamiento es extremadamente importante, a pesar de que este proceso es uno de los mayores retos para las organizaciones.

Sin embargo, no se trata solo de contar con la tecnología. Las herramientas de RR. HH. con funciones de IA pueden ayudar a las empresas a reclutar de manera más eficiente y mejorar la relación entre reclutador y candidato. Aun así, también se necesitan habilidades blandas (o soft skills) para interactuar, conectar y ofrecer una experiencia personalizada a los candidatos.

En la siguiente gráfica se pueden observar las ventajas del uso de la IA en las estrategias de contratación en México:

La oportunidad

El estudio muestra que en México el reclutamiento impulsado por IA reduce costos y mejora las contrataciones al automatizar tareas rutinarias y liberar tiempo a los reclutadores para construir relaciones de calidad con los candidatos. Optimiza la identificación de fuentes de publicación de ofertas de empleo y la selección de candidatos compatibles.

Brian Westfall [2], experto en tecnología de RR. HH., señala que la IA podría facilitar diversas tareas a los profesionales de recursos humanos:

Recomendaciones:

• Actualiza el software de reclutamiento/ATS con funciones de IA para perfeccionar y acelerar las primeras fases de filtrado de candidatos.
• Implementa funciones de IA en el análisis de RR. HH./talento para mejorar el análisis de datos y la evaluación de candidatos.
• Enfócate en la experiencia del candidato capacitando continuamente a tus reclutadores en habilidades blandas.
• Al aplicar IA en el reclutamiento, ten en cuenta:
  • Utilizar la IA para apoyar el proceso, no para reemplazarlo: los candidatos siguen valorando la interacción y la toma de decisiones humanas.
  • Ser transparente sobre cómo se utiliza la IA en el proceso de selección.
  • Priorizar la experiencia del candidato ofreciendo la opción de contactar con un reclutador humano.
  • Aprender cómo implementar IA en el reclutamiento sin ahuyentar al mejor talento.

Descubrimiento 2: El trabajo interconectado exige una mejora continua de las habilidades

El reto

La mejora de habilidades es fundamental en un entorno laboral cada vez más interconectado, y México se posiciona como el país número 1 a nivel mundial que más tiene en cuenta este desafío: el 53% de los líderes de RR. HH. afirma que espera enfrentar este reto en los próximos 12 meses. Además, las organizaciones también tendrán que afrontar el dar capacitación a los nuevos usuarios sobre el software de RR. HH. y la mejora de habilidades en IA de sus empleados.

Según el análisis de Gartner, Quick Pulse: Leader Sentiment on Skills Gaps [3],las organizaciones están cada vez más preocupadas por las brechas de habilidades emergentes y su posible impacto en el rendimiento y los objetivos de crecimiento. Según este estudio, el 78% de los líderes de RR. HH. están preocupados por las brechas de habilidades en sus organizaciones, y el 56% se preocupa especialmente por las deficiencias en habilidades digitales. Así que parte del reto también es identificar dónde están esas brechas.

Lo que nos dicen los responsables de RR. HH. en México

• El 66% espera que sus costos de capacitación/mejora de habilidades aumenten este año respecto al anterior.
• El 55% indica que capacitar a nuevos usuarios en el software de RR. HH. es el principal reto relacionado con el software en los próximos 12 meses.
• El 53% cita la capacitación y mejora de habilidades de los empleados actuales como el principal reto operativo en los próximos 12 meses.
• El 47% destaca la insuficiencia de habilidades en IA en el personal como un reto al adoptar funciones de IA.

Por qué importa

La integración efectiva y el personal cualificado son cruciales, ya que las empresas mexicanas administran múltiples sistemas informáticos, con una media de casi cinco herramientas de RR. HH. cada una. Con la IA impulsando la productividad, la integración de software “plug and play” y la experiencia en RR. HH. e IA, son esenciales para la competitividad.

Más de tres de cada cinco organizaciones mexicanas encuestadas ya utilizan funciones de IA en su software de RR. HH., y las expectativas sobre la contribución de la IA también han aumentado para un 66% de los mexicanos encuestados. Esto apunta hacia una necesidad creciente de habilidades específicas en IA. En el informe Agentic and AI Kick-Starter for CHROs de Gartner [4], los líderes de RR. HH. estiman que la IA generativa (GenAI por sus siglas en inglés) impactará al 37% del personal y la forma de trabajar en los próximos dos a cinco años.

En México, el 50% de los líderes de RR. HH. considera los recursos de capacitación como críticos cuando se investiga sobre software, convirtiéndose así en el segundo país a nivel mundial, por debajo de Brasil, que más importancia da a este aspecto. Además, un 66% de gerentes de RR. HH. mexicanos prevé un aumento de costos en este ámbito.

La oportunidad

Las organizaciones pueden abordar las brechas de habilidades y aumentar la productividad. Para ello, deben centrarse en iniciativas de capacitación para sacarle el máximo provecho al software de RR. HH., aprovechando la IA para apoyar estos esfuerzos. En el contexto actual, volátil e incierto, mejorar las habilidades de los empleados puede ser más productivo y rápido para las empresas que buscar y contratar personal para perfiles específicos.

Recomendaciones

• Asegura que el software actual o actualizado se integre con el ecosistema tecnológico de RR. HH. de la empresa.
• Aprovecha la administración/análisis de talento para asegurar una integración fluida del software y optimizar las capacidades de IA.
• Desarrolla programas de capacitación completos: colabora con líderes y usuarios de software para crear iniciativas continuas de mejora de habilidades.
• Invierte en tecnología de formación del personal, centrándote en integraciones y funciones de IA, y actualiza el software si es necesario.
• Supervisa regularmente la eficacia de las integraciones y el desempeño/habilidades de los empleados.

Descubrimiento 3: La tecnología potencia el compromiso de los empleados

El reto

Aumentar el compromiso y la retención de los empleados es una prioridad para los líderes de RR. HH. Identificar las áreas de la experiencia del empleado que hay que mejorar es clave, ya que impulsa el compromiso y, a su vez, incrementa la retención.

Utilizar e integrar eficientemente herramientas como el software de compensación, el de compromiso de los empleados y el de administración de beneficios es crucial para tener al personal motivado y comprometido.

Lo que nos dicen los líderes de RR. HH. en México

• El 43% de los líderes que usan las funciones de IA en su software de RR. HH. afirma que ayudan a aumentar la satisfacción o el compromiso de los empleados, frente al 30% de las empresas que no usan IA.
• El 39% identifica la mejora del compromiso de los empleados y el 22% la retención de empleados como retos de RR. HH. en los próximos 12 meses.
• El 32% de los líderes que usan las funciones de IA en su software de RR. HH. afirma que ayudan a aumentar la retención, frente al 18% de las empresas que no usan IA.

Por qué importa

Retener y comprometer a los empleados cualificados es clave, ya que son activos valiosos que no solo trabajan bien, sino que también pueden capacitar a otros y contribuir al éxito organizacional. Perderlos supondría incurrir en costos y esfuerzos adicionales de reclutamiento y capacitación. Es esencial centrarse en estrategias que mantengan motivados y comprometidos a los empleados clave, mejorando su experiencia general en la organización.

La oportunidad

Aprovechando la tecnología, las empresas pueden mejorar significativamente el compromiso y la retención de los empleados. Adoptar software de RR. HH. ha llevado a mayores tasas de satisfacción y retención, mientras que las funciones de IA permiten que el software proporcione mejores conocimientos y, en última instancia, mejore la experiencia del empleado.

Recomendaciones

• Brian Westfall recomienda realizar encuestas regularmente para evaluar los niveles de compromiso, identificar áreas de mejora y monitorizar continuamente la experiencia del empleado (beneficios, aprendizaje y oportunidades de crecimiento). Esto puede ayudar a desarrollar planes para mejorar el compromiso.
• Según el análisis de Gartner 2025 HR Technology Employee Experience Bullseye [5], para mejorar la experiencia del empleado, los líderes de RR. HH. deben:
  • Identificar qué tareas de RR. HH. prefieren los empleados realizar en persona en lugar de utilizar plataformas de autoservicio para satisfacer mejor sus necesidades y mejorar su experiencia.
  • Invertir en portales internos de carrera y marketplaces de talento para apoyar el crecimiento profesional y la retención.
  • Centrarse en tecnología de RR. HH. fácil de usar para recopilar cómodamente la opinión de los empleados.
  • Promover la adopción de herramientas de bienestar adaptando la oferta a las preferencias generacionales, con especial atención a las herramientas de bienestar mental para millennials y generación Z.
• Para apoyar la retención del personal, los líderes de RR. HH. pueden aprovechar las siguientes estrategias:
  • Utilizar herramientas de evaluación del desempeño para analizar el rendimiento y recompensar a los empleados con sistemas de compensación.
  • Utilizar un software de administración de prestaciones para ofrecer ventajas personalizadas que respondan a las necesidades de los empleados y mantengan el equilibrio entre vida laboral y personal.
  • Aprovechar el software de talento humano para ofrecer oportunidades de crecimiento, fomentar el desarrollo de habilidades y favorecer el desarrollo profesional, manteniendo el compromiso del mejor talento. Los empleados tienen más probabilidades de permanecer comprometidos si la dirección apoya su desarrollo de carrera y les ayuda a ampliar sus habilidades.

Descubrimiento 4: La IA en la tecnología de RR. HH. exige mitigación de riesgos

El reto

En México, más de la mitad de los líderes de RR. HH. cita la capacitación de nuevos usuarios en el uso de software de recursos humanos (55%) y la evaluación del valor y riesgo de la IA (51%) como principales preocupaciones en software de RR. HH. Además de contar con personal cualificado, las principales preocupaciones sobre la IA son obtener datos de calidad, comprender la IA y contar con personal que tenga suficientes habilidades en IA.

Las organizaciones deben entender los riesgos de seguridad asociados a la IA, ya que manejarán información de múltiples fuentes (empleados, clientes, otros software). Los empleados cualificados y la tecnología y procesos adecuados garantizarán la integridad de los datos.

Lyz Escalante recomienda a los compradores primerizos de software hacer ciertas preguntas a los proveedores para asegurarse de que el sistema es seguro: “Es fundamental preguntar: ¿Cómo protegen los datos personales y laborales almacenados? ¿Cumplen con normativas como la Ley Federal de Protección de Datos Personales en México o estándares internacionales como ISO 27001? ¿Qué tipo de encriptación y acceso tienen los usuarios? ¿Cuentan con auditorías de seguridad independientes? Estas preguntas permiten evaluar no solo la robustez técnica, sino también el compromiso ético del proveedor con la seguridad de la información.”

Lo que nos dicen los líderes de RR. HH. en México

• El 77% considera que la seguridad es una función crítica al investigar sobre un software de RR. HH. para adquirir e implementar, mientras que el 44% afirma que las preocupaciones de seguridad motivaron compras de software de RR. HH. el año pasado.
• El 51% está preocupado por la evaluación del valor y los riesgos de la IA.
• El 48% dice que la implementación efectiva del software de RR. HH. es un reto.
• El 48% de los usuarios de IA dice que reducir los riesgos de seguridad es un beneficio de usar las funciones de AI del software de RR. HH.

Por qué importa

Las funciones de IA deben basarse en datos de alta calidad y cumplimiento normativo, por lo que la protección de datos y la comprensión de la toma de decisiones de la IA son fundamentales para minimizar riesgos. Una implementación exitosa de software de RR. HH. previene interrupciones y protege los datos. Las integraciones eficientes protegen la privacidad al reducir vulnerabilidades. La alfabetización en IA es clave para entender cómo funciona esta tecnología.

Jonah Shepp, Director de Investigación en Gartner, advierte que la IA, especialmente la generativa, plantea riesgos de privacidad, propiedad intelectual y confianza. Los líderes de RR. HH. deben abordarlos, ya que el comportamiento de los empleados es clave para prevenir fugas de datos, que podrían tener graves consecuencias legales y reputacionales [6].

La oportunidad

Implementar correctamente el software, mantener la calidad de los datos y entender cómo funciona la IA ayuda a mitigar los riesgos de la IA. El software de RR. HH. con funciones de IA ayuda a reducir los riesgos de seguridad, pero la privacidad y la gestión de datos también son cruciales para proteger la información sensible y garantizar el cumplimiento.

Eser Rizaoglu y Stephanie Clement, ambos Directores Analistas Senior, afirman en el estudio de Gartner Agentic and AI Kick-Starter for CHROs [4] que fomentar la alfabetización en IA (el conocimiento y las habilidades para trabajar eficazmente con IA) es esencial para escalar la IA con éxito en una organización. Sin ella, es poco probable que las organizaciones consigan crear valor con la IA.

Recomendaciones

• Asegura que el personal utiliza eficazmente las integraciones de software de RR. HH. y comprende las funciones de IA; implementa programas de capacitación si es necesario.
• Realiza auditorías de datos exhaustivas para verificar la calidad, el uso correcto y la alineación con las expectativas empresariales.
• Revisa las políticas de datos para garantizar una entrada de alta calidad y el cumplimiento de las normas de privacidad, crucial tanto para los sistemas generales como para los mejorados con IA.
• Mejora las funciones de seguridad en el software de RR. HH. para proteger los datos de los empleados y gestionar los riesgos relacionados con la IA; considera cambiar de producto si es necesario.
• Establece guías claras de uso y evalúa regularmente la funcionalidad y facilidad de uso del software para mejorar la productividad y reducir errores de usuario.

Adaptando los RR. HH. a los cambios tecnológicos

El futuro de RR. HH. estará definido por la capacidad de las organizaciones para adaptarse a los rápidos cambios tecnológicos y a las necesidades cambiantes del personal. En México, adoptar la IA, priorizar la mejora de habilidades y proteger los datos son ahora esenciales para el éxito. Los líderes de RR. HH. que actúen según estas tendencias estarán mejor preparados para atraer, desarrollar y retener el mejor talento. Al mantener a las personas en el centro de cada decisión tecnológica, las organizaciones pueden prosperar en un mundo cada vez más complejo.

Nota: Las aplicaciones mencionadas en este artículo son ejemplos para mostrar una funcionalidad en contexto y no pretenden ser recomendaciones o avales.

Fuentes

1. Lyz Escalante, LinkedIn
2. Brian Westfall, LinkedIn
3. Quick Pulse: Leader Sentiment on Skills Gaps, por Trisha Rai, febrero 2025, Gartner
4. Agentic and AI Kick-Starter for CHROs, por Eser Rizaoglu y Stephanie Clement, junio 2025, Gartner
5. HR Technology Employee Experience Bullseye Report, 2025, por Nini Longoria, abril 2025, Gartner
6. HR Leaders Must Understand the Opportunities and Risks of Adopting AI and GenAI Technologies: Act Now to Prepare for the Future of Work, por Jonah Shepp, diciembre 2024, Gartner

*Metodología

La encuesta de Tendencias de Software de RR. HH. 2025 de Capterra se realizó en abril de 2025 entre 3,256 encuestados en Australia (n:278), Brasil (n:300), Canadá (n:289), Francia (n:300), Alemania (n:300), India (n:294), Italia (n:300), México (n:299), España (n:300), Reino Unido (n:296) y Estados Unidos (n:300). El objetivo del estudio era comprender el software de RR. HH. que las empresas están comprando, sus beneficios y desafíos, y el impacto de la IA en RR. HH. Los encuestados fueron seleccionados por trabajar en empresas con más de un empleado, ocupar puestos de dirección o superiores y ser, al menos en parte, responsables de las decisiones de compra de software de RR. HH. en su organización.