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Software de recursos humanos
El software de recursos humanos, también conocido como sistemas de información de recursos humanos (HRIS) o sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS), permite a las organizaciones gestionar registros e información de sus empleados desde un entorno digital. El software para recursos humanos permite organizar datos de contacto, departamentos, asistencia, salarios, formación, beneficios, etc. Además, el programa de recursos humanos ayudará a tu empresa a eliminar el papeleo y tener acceso eficaz a la documentación necesaria. El sistema de recursos humanos se conecta con programas de nóminas, de seguimiento de candidatos y de reclutamiento. El software RH ayuda a las empresas a automatizar las tareas del departamento de recursos humanos para ser más eficientes y reducir los tiempos y costos del departamento. Una de las características de un programa de recursos humanos es que ayuda a tu empresa a mejorar la comunicación interna. El sistema de gestión de recursos humanos guarda relación con los sistemas de seguimiento de candidatos, los programas de nóminas, el software de capacitación y formación, las herramientas de evaluación del desempeño y el software para gestión de capital humano. Compara y elige el mejor software de recursos humanos en México para tu negocio. Leer más Mostrar menos
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Guía de Compra de Software de recursos humanos
Tabla de contenido
Redacción: Brian Westfall y Bruno Peláez
Información esencial para la compra del software de recursos humanos
El software de recursos humanos (RR. HH.) permite a las organizaciones gestionar los registros de empleados, digitalizar los procesos de RR. HH. y automatizar tareas comunes en RR. HH. Las soluciones de RR. HH. satisfacen una amplia variedad de necesidades de los empleados, como reclutamiento, nómina, administración de prestaciones y gestión del rendimiento.
El software de RR. HH. no solo está dirigido a grandes empresas con un departamento de RR. HH. robusto, sino también a pequeñas empresas que no tienen ningún empleado de RR. HH. De hecho, uno de los perfiles más comunes que nos consultan sobre el software de RR. HH. son los propietarios de pequeñas empresas. El software de RR. HH. es adquirido y usado por empresas de todos los sectores.
La mayoría de los programas de RR. HH. se ofrecen mediante suscripción mensual, cuyo precio varía según la cantidad de funcionalidades y el número de empleados. Los costos del software de RR. HH. suelen oscilar entre 360 USD (aprox. 7,285 MXN) al mes para un sistema básico hasta 2,200 USD (aprox. 44,550 MXN) o más para un sistema premium [1].
Quienes vayan a adquirir un software de RR. HH. por primera vez deben considerar su presupuesto, cantidad de empleados, requerimientos de la aplicación, caso de uso y cualquier integración necesaria antes de tomar una decisión de compra. Trabajar con las personas implicadas para elaborar una lista de preguntas clave para los proveedores puede ayudar a encontrar el sistema más adecuado para tus necesidades:
- ¿Qué tareas de RR. HH. pueden gestionar los empleados por sí mismos mediante autoservicio?
- ¿Qué capacidades de análisis y tableros ofrece la plataforma?
- ¿Qué nivel de soporte técnico proporciona el software?
- ¿De qué manera se integra la inteligencia artificial (IA) en la plataforma y cómo funciona?
¿Cuáles son los sistemas de software de RR. HH. con más reseñas?
Capterra identifica los mejores programas de recursos humanos de acuerdo con una fórmula patentada que toma en cuenta las calificaciones de los usuarios y la popularidad, lo que ayuda a las pequeñas empresas a encontrar de manera eficiente la solución de RR.HH. que mejor se adapta a sus necesidades. Estos son los cinco productos más reseñados de esta categoría:
Producto | Puntuación general | Puntuación en popularidad | Puntuación de las calificaciones |
---|---|---|---|
ADP Workforce Now | 96/100 | 49/50 | 47/50 |
Gusto | 93/100 | 46/50 | 47/50 |
Rippling | 93/100 | 43/50 | 50/50 |
Paycor | 93/100 | 48/50 | 45/50 |
BambooHR | 87/100 | 40/50 | 47/50 |
Estos rankings se obtienen combinando las calificaciones de los usuarios verificados y los datos sobre la popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:
- Puntuación de las calificaciones: puntaje relativo del software basado en las valoraciones otorgadas por los usuarios en Capterra, ajustado según la cantidad y la actualidad de las reseñas.
- Puntuación en popularidad: medida relativa de la popularidad del software basada en las tendencias de búsqueda en la web y la presencia en línea de los productos.
¿Qué es un sistema de recursos humanos?
El software de recursos humanos es un tipo de software diseñado para ayudar a las empresas a gestionar y optimizar sus procesos de recursos humanos. A través del software de RR. HH., los usuarios pueden realizar tareas, almacenar información y analizar datos de RR. HH.
Ya sea que necesites reclutar candidatos, incorporación de nuevos empleados, gestionar la nómina, administrar las prestaciones de los empleados, monitorear la asistencia, llevar a cabo evaluaciones de desempeño o realizar cualquier otra actividad relacionada con la gestión de talento, existe un software de RR. HH. que puede ayudarte.
Según Gartner, el mercado mundial de software de RR. HH. creció un 11.7 % en 2022, alcanzando 22,400 millones USD [2].
En Capterra, encontrarás 1,986 productos de RR. HH. [3], lo que convierte a esta categoría de software en una de las más amplias del sitio. Solo en el último año, los usuarios también han enviado 12,747 reseñas de software de RR. HH. [4].
Precios del software de recursos humanos
La mayoría de los programas de RR. HH. se ofrecen mediante suscripción mensual, cuyo precio varía según la cantidad de funcionalidades y el número de empleados. Los costos del software de RR. HH. suelen oscilar entre 360 USD (aprox. 7,285 MXN) al mes para un sistema básico hasta 2,200 USD (aprox. 44,550 MXN) o más para un sistema premium.
- El software de RR. HH. de nivel básico incluye funciones esenciales, como una base de datos de empleados, gestión de funciones básicas de RR. HH., y herramientas de informes y análisis.
- Una solución de RR. HH. más avanzada, de mayor costo, generalmente incluye funciones adicionales, como informes personalizables, un portal de autoservicio para empleados y un tablero de actividades.
El 64% de los compradores de software de RR. HH. con quienes hablaron los asesores de Capterra en el último año tiene un presupuesto de entre 5 y 10 USD (aprox. 100 y 200 MXN) por empleado al mes [5].
Quienes vayan a comprar este tipo de software por primera vez deben tener en cuenta estos factores:
- La implementación, integración y personalización son los gastos iniciales más comunes
- El mantenimiento y soporte son los gastos recurrentes más comunes
Si buscas formas de ahorrar dinero en un sistema de recursos humanos, tienes algunas opciones a tu disposición. Las pruebas gratuitas son una excelente manera de probar el software antes de tomar una decisión de compra. Algunos proveedores también ofrecen software de RR. HH. gratuito, aunque los compradores deben tener en cuenta que puede haber costos asociados con este tipo de software, como el mantenimiento y la personalización.
Por último, los proveedores de software de RR. HH. pueden ofrecer un descuento si optas por una suscripción anual en lugar de una mensual.
Características del software de RR. HH. con más valoraciones de los usuarios
Todos los programas de recursos humanos incluyen una base de datos de empleados, funciones de gestión de RR. HH. y herramientas de informes y análisis, y la mayoría ofrece otras características comunes, como seguimiento de candidatos, gestión de nóminas e incorporación de empleados (onboarding).
Características principales del software de RR. HH.
- Base de datos de empleados. Almacena y gestiona de forma segura la información de los empleados. El 85% de usuarios de este tipo de software considera esta característica como crítica o muy importante.
- Gestión de RR. HH. Automatiza funciones clave de RR. HH., como nóminas, administración de prestaciones y cumplimiento normativo. El 84% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
- Informes y análisis. Permite ver y realizar un seguimiento de métricas relevantes de RR. HH. El 74% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
Características comunes del software de RR. HH.
Nuestro análisis exclusivo de datos de reseñas revela otras características comunes de los programas de RR. HH. que han sido valoradas por los usuarios:
- Seguimiento de candidatos. Gestiona las solicitudes y currículums de los candidatos a medida que avanzan en el proceso de reclutamiento. El 81% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
- Gestión de empleados. Realiza un seguimiento de horarios, disponibilidad y rendimiento de los empleados en proyectos y tareas. El 81% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
- Portal de autoservicio. Un espacio para que los empleados accedan al software de RR. HH., realicen tareas y encuentren información. El 79% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
- Gestión de nóminas. Realiza el seguimiento y procesamiento de las nóminas de los empleados. El 77% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
- Incorporación (onboarding). Automatiza el proceso de convertir a los nuevos contratados en empleados legales. El 73% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
- Tiempo y asistencia. Registra las horas trabajadas y el saldo de días libres de los empleados. El 69% de usuarios considera esta característica como crítica o muy importante.
- Feedback 360°. Recopila y realiza un seguimiento de las reseñas de rendimiento de los empleados de parte de compañeros, gerentes y subordinados directos.
- Tablero de actividades. Permite ver el estado de los procesos en curso, identificar los incidentes actuales y hacer un seguimiento de las actividades pasadas.
- Gestión de compensaciones. Controla los presupuestos de las compensaciones y optimiza las estructuras salariales para los empleados.
- Informes personalizables. Permite modificar el diseño y el contenido de los informes de RR. HH.
Principales ventajas del software de recursos humanos identificadas por los usuarios
Mejora la eficiencia y el rendimiento de RR. HH. Los usuarios de sistemas de administración de recursos humanos afirman que la automatización, el registro digital y el autoservicio para empleados les permite hacer más en menos tiempo.
“Las capacidades que ofrece la plataforma han optimizado significativamente nuestras tareas y contribuido a mejorar nuestra eficiencia general.”
–Mara D., gerente senior de RR. HH., organización sin fines de lucro
Facilita el crecimiento de las pequeñas empresas. A medida que las empresas crecen, la gestión del personal se vuelve más compleja. Los usuarios destacan que el software de RR. HH. ha acompañado su crecimiento y les ha permitido escalar sus procesos de RR. HH. con facilidad.
“Con el crecimiento de nuestra empresa de 150 a más de 800 empleados en los últimos 5 años, [nuestro producto] sigue siendo un socio esencial en nuestro éxito.”
–Julie G., gerente de RR. HH. y operaciones, alimentos y bebidas
Ofrece un espacio seguro para almacenar datos de los empleados. El software de RR. HH. reduce errores y minimiza las preocupaciones de seguridad asociadas a los métodos manuales, como los archivos en papel y en hojas de cálculo.
“Nos ofrece una base de datos consolidada con información precisa de los empleados.”
–Jessica D., programadora de videojuegos, software informático
Desventajas comunes del software de RR. HH. identificados por los usuarios
Recientemente, los usuarios identificaron algunos inconvenientes habituales del software de RR. HH. Uno de ellos es la disponibilidad del servicio al cliente para resolver problemas, ya sea con el propio software o con servicios relacionados, como la gestión de nóminas. Otro desafío es el costo, ya que los usuarios mencionan que tienen dificultades para obtener un precio accesible o encuentran que las funciones que desean están bloqueadas detrás de niveles superiores de pago.
Al interactuar con los proveedores, es importante verificar que el nivel del soporte al cliente es adecuado. Pregunta sobre el nivel de soporte que ofrecen y los costos asociados. También es importante distinguir entre las características "necesarias" y las "deseadas", y enfocarse en las opciones que solo incluyan las funciones que necesitas para mantener los costos bajos.
En cuanto a la funcionalidad, los principales desafíos con el software de RR. HH. incluyen la generación de informes personalizados y la configuración de reglas para aprobar o denegar automáticamente las ausencias de los empleados. Si los informes y la gestión de ausencias son importantes para ti, revisa las reseñas de otros usuarios para comprender mejor si cierto producto maneja estas características de forma adecuada.
¿Para qué se usa el software de RR. HH.?
El análisis de nuestra extensa base de datos de reseñas sobre los programas de RR. HH. indica que sus casos de uso más comunes son:
- Gestión de una base de datos centralizada de empleados: las empresas utilizan software de RR. HH. para mantener una base de datos segura con información sobre sus empleados, como nombre, puesto, salario, datos de contacto y más.
- Seguimiento de asistencia y días de descanso remunerados (PTO): el software de RR. HH. ayuda a las empresas a registrar las horas trabajadas por los empleados, ya sea mediante el ingreso manual del tiempo o mediante la integración con dispositivos de control de horarios.
- Atracción, evaluación y contratación de candidatos: las empresas utilizan el software de RR. HH. para publicar ofertas de empleo, programar entrevistas, evaluar currículums y hacer un seguimiento de los candidatos más prometedores a lo largo del proceso de reclutamiento y contratación.
- Automatización de nómina: en lugar de realizar cálculos manuales y emitir cheques de pago, el software de RR. HH. calcula automáticamente salarios y retenciones de impuestos, depositando los fondos directamente en las cuentas bancarias de los empleados.
Por lo general, el software de recursos humanos se divide en dos categorías: “RR. HH. esenciales” y “RR. HH. estratégicos”.
La categoría de RR. HH. esenciales abarca el software de RR. HH. que respalda funciones críticas para cualquier empresa. Esto incluye:
- Sistemas de seguimiento de candidatos: publica ofertas de trabajo, gestiona solicitudes, evalúa opciones de candidatos y realiza el seguimiento de los solicitantes a medida que avanzan en el proceso de reclutamiento.
- Software de incorporación (onboarding): automatiza y gestiona el proceso de transición de los nuevos empleados.
- Software de nómina: ejecuta la nómina, rastrea costos de compensación y genera importantes informes de nómina e impuestos.
- Software de gestión del tiempo: realiza el seguimiento de la asistencia de los empleados, los horarios y las horas facturables de los contratistas.
- Software de administración de prestaciones: da de alta a los empleados en las prestaciones ofrecidas, monitorea su uso y genera informes.
La categoría de RR. HH. estratégicos abarca el software de RR. HH. que ayuda a las empresas a optimizar su fuerza laboral y a mejorar la productividad y el compromiso de los empleados. Esto incluye:
- Software evaluación del desempeño: establece objetivos individuales para los empleados, recopila feedback 360° y realiza evaluaciones de desempeño.
- Plataforma LMS: crea, gestiona y administra módulos de capacitación y desarrollo de habilidades para los empleados.
- Software de motivación para los trabajadores: realiza encuestas a los empleados y diagnostica problemas comunes que causan insatisfacción laboral.
- Software de gestión de compensaciones: optimiza los presupuestos de compensación y habilita el pago basado en el rendimiento.
- Software de planes de sucesión: identifica empleados con alto rendimiento y desarrolla una reserva de liderazgo para el futuro.
- Software de gestión de personal: planifica, realiza el seguimiento y gestiona la asignación y necesidades de recursos laborales.
- Software de análisis para RR. HH.: agrega datos de los empleados y visualiza tendencias a lo largo del tiempo.
Dependiendo de tus necesidades, puedes optar por adquirir un sistema de RR. HH. independiente que cumpla una función específica o una suite integral de gestión de talento con múltiples funciones.
¿Quién utiliza el software de RR. HH.?
Empresas de todos los sectores utilizan el software de RR. HH. para hacer sus procesos de RR. HH. más eficientes o para acceder a funciones esenciales que sus métodos actuales no pueden ofrecer.
Aunque el personal de RR. HH. son los principales usuarios del software de recursos humanos., no son los únicos. Los gerentes también utilizan el software de RR. HH. para administrar evaluaciones de rendimiento, aprobar permisos y dar de alta a nuevos empleados. Los mismos empleados también usan los programas de recursos humanos para actualizar sus datos de contacto, ver recibos de pago, darse de alta en las prestaciones o realizar otras tareas relacionadas con RR. HH.
Las notas de las conversaciones telefónicas de nuestros asesores durante el último año revelan que muchos compradores de software de RR. HH. provienen de pequeñas empresas con entre 1 y 24 empleados y con 5 millones de dólares o menos en ingresos anuales. Uno de los perfiles más comunes que nos consulta sobre software de RR. HH. no pertenece al área de recursos humanos, sino que son propietarios de pequeñas empresas que no cuentan con un departamento de RR. HH. dedicado.
Integraciones más comunes del software de RR. HH.
Después de analizar nuestra extensa base de reseñas, hemos determinado que las tres categorías de software que se integran más frecuentemente con los sistemas de RR. HH. son las de contabilidad, gestión de documentos y CRM.
Los compradores necesitan una integración sólida entre el software de RR. HH. y el de contabilidad para ejecutar la nómina. La integración con el software de gestión de documentos ayuda a gestionar manuales de empleados y descripciones de puestos de trabajo, mientras que la integración con el software CRM puede proporcionar datos precisos de ventas para calcular las comisiones.
Nuestras conversaciones con los compradores de software de RR. HH. durante el último año revelan que las necesidades de integración dependen del tamaño de la empresa. Mientras que las pequeñas empresas con entre 1 y 100 empleados prefirieron ligeramente los productos de RR. HH. independientes (53%), las empresas más grandes, con 101 o más empleados, prefirieron las suites integradas (66%). Este es un patrón común a medida que las empresas crecen: comienzan con unos pocos sistemas independientes para acceder a las funciones esenciales de RR. HH., como la nómina o la gestión de turnos de empleados, para luego saltar a una suite de RR. HH. integrada cuando su departamento de RR. HH. ha madurado.
Cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas. Construir tu infraestructura de software de RR. HH. con una variedad de sistemas independientes te permite elegir el mejor sistema para cada función, pero integrarlos todos puede causar problemas de compatibilidad. Tener una suite de software de RR. HH. todo en uno evita problemas de integración, ya que todas las funciones están en una misma plataforma, pero podría requerir ciertas concesiones en funcionalidad, ya que ninguna suite puede ser la mejor en todo.
Cualquiera que sea la dirección que tomes, es importante planificar de antemano cómo será tu infraestructura de software de RR. HH. Sin una planificación adecuada, podrías implementar sistemas con funciones duplicadas, lo que aumentaría los costos innecesarios, el tiempo de capacitación y las vulnerabilidades de seguridad.
Tendencias recientes del software de RR. HH.
El desarrollo de liderazgo se está convirtiendo en una prioridad principal. Según la encuesta anual de prioridades en RR. HH. de Gartner, el desarrollo de líderes y gerentes es la prioridad número uno para 2024 [6]. El 76% de líderes de RR. HH. afirma que sus directivos se sienten abrumados por el crecimiento de sus responsabilidades laborales. Gartner señala que las empresas en vez de invertir en programas tradicionales de desarrollo de directivos y gerentes, deben evolucionar el propio puesto de trabajo: restablecer las expectativas, reconstruir su cartera de directivos, reajustar los hábitos de los directivos y eliminar obstáculos burocráticos.
La transparencia salarial se está convirtiendo en una práctica común. En 2024, el 40% de los líderes de reclutamiento prevén que sus organizaciones compartirán detalles salariales en las ofertas de trabajo para todas sus ubicaciones, en comparación con el 15% de 2022 [7]. La transparencia salarial se ha vuelto cada vez más importante para atraer a los mejores talentos, por lo que las empresas están aprovechando las plataformas de gestión de nóminas y compensaciones para garantizar que los salarios sean competitivos en su área.
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Fuentes
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Datos de los precios del software de Capterra. En el análisis de precios realizado al momento de elaborar este artículo, solo se incluyen los productos con precios disponibles públicamente y los productos de software calificado que pertenecen a la misma categoría. Lee la metodología completa aquí. La conversión de divisas se basa en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y puede diferir con los tipos de cambio actuales.
-
Market Share Analysis: Human Capital Management Software, Worldwide, 2022, Gartner
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El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo.
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Datos de las reseñas en Capterra. Las reseñas de Capterra proceden de los usuarios verificados de cada uno de los productos de software. Para este informe, analizamos las reseñas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Lee la metodología completa aquí.
-
Notas de las conversaciones telefónicas de los asesores de Capterra. Los hallazgos se basan en datos de conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra mantuvo con el personal de las pequeñas y medianas empresas que buscaban herramientas de RR. HH. Para este informe, hemos analizado las interacciones telefónicas del año anterior a la fecha de elaboración de este artículo. Lee la metodología completa.
-
Where HR Will Focus in 2024, Gartner
-
8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, Gartner